高校档案信息化建设探讨.PDFVIP

第23卷第 1期 武汉冶金管理干部学院学报 Vo1．23No．1 2013年 3月 JOURNALOFWUHANMETALLURGICALMANAGER’SINSTITUTE Mar．2013 高校档案信息化建设探讨 余淑芬 (武汉科技大学 人事处，湖北 武汉 430081) 摘 要：档案管理工作是学校的重要基础工作之一。高校的档案管理错综复杂，传统的收收发发的 管理模式已经不能满足现代化发展的要求。高校档案应实行信息化管理，以信息化为基础，不断加强档 案的编研和信息化服务 ，实现档案的公益性、互动性及增值性 ，不断推动档案事业的持续快速发展。 关键词 ：高校；档案管理；信息化 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009—1890(2013)01—0022—04 自20世纪90年代以来，信息化 日益成为全 一 、 高校档案信息化建设的必要性 球经济社会发展的显著特征。1997年召开的首 1．高校档案信息化建设是形势发展的需求 届全国信息化工作会议，对信息化定义为：“信息 传统型的档案是建立在手工管理的基础上， 化是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生 其档案信息服务也是以手工服务为主要手段，这 产力并使之造福于社会的历史过程。”信息化的触 种管理方式及检索利用水平，使得绝大部分电子 角亦延伸到档案事业中，引起了档案工作的信息 档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电 化进程。所谓档案信息化，就是在国家档案行政 子档案已经被清洗、丢失，这种传统的档案管理模 管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动 式严重滞后于人们对档案信息的现实需求，为此， 中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行 高校档案工作必须走信息化建设道路。在 2000 处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理 年 l2月召开的全国档案工作会议上，国家档案局 现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案 正式提出了大力加强档案信息化建设的任务。随 管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重 后，教育部办公厅转发国家档案局 《全国档案事业 心转变的过程。这一发展过程利用数据库传输技 发展 “十五”规划》，明确要求高校档案部门积极做 术、高速扫描技术、数据压缩等技术，将纸质文件、 好档案工作信息化的建设。2002年实施的 全《国 声像文件和已经归档的电子门类档案，组织成系 档案信息化建设实施纲要》。标志着我国档案信 统的信息库。在这一过程中，要不断地采用现代 息化建设的全面启动，档案信息化建设在高校档 信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管 案馆 (室)中蓬勃开展起来。2011年 1月 14日，国 理和利用的现代化水平。 家档案局中央档案馆印发的 《全国档案事业发展 高校档案部门为适应时代发展的需要。要充 “十二五”规划》中明确将加快数字档案馆及电子 分运用信息技术，整合校内信息资源，开展网上档 文件(档案)备份中心列入主要 目标，将 “档案信息 案信息服务，满足学校各部门和社会信息资源共 化工作”列入主要任务。随着我国教育和科研网 享的需求。信息化为高校档案事业带来难得的发 的建立，使得高校过去形成档案的文件、通知、规 展机遇，顺应新形势，对高校档案信息化建设中展 章制定等主要材料，现在都是用电子文件的形式 开探