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关于信息化管理新时期档案人员工作改革几点建议档案事业是经济社会发展的重要组成部分,是学校管理中的重要的工作之在当代这个社会转型、信息化膨胀的新时期，档案工作者不仅拥有了提供了无限发展的空间和机遇，同时在整个社会发展、信息高速传播的过程中也遇到了前所未有的挑战。如何充分利用信息化机遇，突破挑战，改变长期以来存在在高校中的人事档案管理工作相对滞后、档案意识薄弱、信息化和现代化水平不高等问题，是我们新时期档案工作者一直在努力探讨的课题。 一、目前学校档案信息化管理中存在的问题 (一)学校档案管理人员的信息化识薄弱，对信息化管理的重要性认识不够。 长期以来，许多档案人员对信息化档案管理工作认识不足，意识中的档案管理工作仍然局限于纸质档案的建立和保管层面上，认为档案管理就是人员手工裁剪、装订、保管等事务工作，只要纸质材料不丢失、不泄密，能存档，可以应付日常的查档工作就行。没有意识到信息化的重要性。 （二）学校档案管理人员的信息化、现代化水平不高。 目前档案管理主要仍保持实体管理，没有随着科学技术的进步而实现高校档案的电子化管理。档案管理人员也往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训，部分档案管理者自身的电子系统操作水平也十分有限。这些都导致高校档案管理只能在低水平层面上进行。 （三）学校档案管理系统硬件条件的缺失。 档案的信息化管理离不开整套完整、有效的信息管理网络系统，而放眼目前高校的情况，基本的硬件及系统都处于缺失状态。档案室所配备的电脑也大多只限于打印档案目录，无法进行信息的查询和检索，更无法实现信息筛选、排序、分类、汇总等操作，因此导致很多档案管理工作只能靠低现代化的手工操作来完成。 二、学校档案人员在信息管理新时期中工作改革的几点建议 （一）建立完善的档案信息管理网络系统。 当今社会，信息、网络和通讯技术对档案工作者的角色既提出了挑战，又带来了相应的解决方案，依靠现代化科技手段实现档案的现代化管理。利用目前的网络条件及数据库处理技术，选用适合本校档案管理工作的管理软件，实现档案管理的信息化。档案人员应该积极接受并鼓励信息管理网络系统的建立，同时更应该意识到不应局限于已经使用的网络系统及信息操作平台。随着技术发展日新月异，会不断产生新的文件处理和信息传递的方法，档案人员应该与时俱进，不断学习和适应新的系统规则和操作方式。 （二）健全档案管理信息化的各项规章制度。 不断健全并认真贯彻落实档案管理方面的各项规章制度，使档案管理信息化的工作制度化、规范化。在信息化转变的过程中，结合学校档案管理工作的实际，进一步完善各项相关制度，对档案信息的接收、传递、审核、整理、保管、查阅等的收集、审核、整理等环节做出明确而严格的规定。档案工作者必须严格遵守相关制度，不断规范现代化信息管理的过程。 （三）提高档案人员的文化知识和素养。 作为一个能够适应信息管理转变的新时期档案管理工作者，积极介入信息流程的意识，其知识水平和文化素养都需要有相应的提高。档案工作者不仅应具有较高的档案专业知识水平，还要熟悉与档案工作相关的文化与科学技术知识。在新时期中，科技的发展决定了计算机与网络必将成为今后信息传播的主要途径，经济全球化的发展也势必将学校推向多种语言档案管理的先锋行列。学校的档案工作者做为多语言信息的收集者和传播者，必须掌握一定的计算机知识和外语知识。 （四）提升档案人员的信息处理技能。 首先档案工作者在从事档案工作实践活动中需要对信息进行搜集、理解、分析、处理等操作，才能对档案进行一系列处理，使其形成档案信息资源为人所用。因此，档案工作者需要具备信息收集、选择、信息加工的能力。其次，在学校档案管理的过程中，不同群体对档案信息有不同的要求，不同科目有着不同的教研成功档案，师生的需求也就更有不同。对不同类型受众的需求进行分析，分类整合、系统梳理和操作，将有利于提高档案信息的管理和使用的效率。第三，学校作为新一代人才孕育和成长的地方，档案工作者也必须时刻关注外界信息，并学校的实际工作相联系，将一手的信息存档，作为有价值的资料提供给全校师生参考。 （五）培养档案人员的信息安全意识。 信息化管理新时期需要培养工作人员的信息安全意识，即对档案工作信息安全的敏感程度。随着信息化现代化的推进，在网络环境下，档案信息的存档与传递存在很大的风险，数字化信息易被窃取和篡改，这就要求档案人员需具备一定信息安全管理意识，把风险降到最低。 随着时代的进步，全面实现学校档案管理的信息化、现代化，是趋势，也是要求。这就要求档案管理工作人员加强自我的综合能力：除了熟练掌握档案学专业知识，更要迎合时代的发展，不断补充和汲取新知识、新观念。要有与时俱进的意识,要具备较高的文化