办公室量化管理制度.doc

办公室量化管理制度 为加强公司管理，确保各项管理标准化、制度化，提高工作效率，维护公司良好形象，特制定本制度。 本规定所指行政事务包括服务管理规范、物资管理、传真使用办法、文件收发、文印管理、车辆管理、档案管理、员工考勤、岗位职责、会议管理、物资采购、保密制度和办公区域管理制度等。 服务管理规范 第一条 公司职员工应仪表整洁、大方。 第二条 在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答。 第三条 在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。 第四条 现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）应保证有人接待。 第五条 接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 第六条 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 第七条 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。 第八条 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。 第九条 各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。 第十条 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以及时解决问题。 第十一条 本制度的检查、监督为公司办公室执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。 二、物资管理制度 第一条 为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。 第二条 物资分类 1.公司办公室物资分为低值易耗品、实物资产。 2.低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水、订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等。 3.实物资产：如：空调、计算机、汽车、摄像机、投影仪、照相机。 第三条 办公用品物资采购 1.公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门报公司领导后再行购买。 2.申购物品应填写物品申购单，经部门主管同意，办公室审核后，总经理审批。 3.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式： （1）定点：公司进行定点采购。 （2）定时：每月定时进行物品采购。 （3）定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。 （4）特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。 第四条 物资领用管理 1.公司根据物资分类，采取不同的领用方法。 2.低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用。 3.实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状。 第五条 公司物资借用 1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可。 2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还。 3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。 第六条 附则 1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。 2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。 3.本办法由办公室解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。 三、传真使用管理办法 第一条 为加强公司传真使用管理，特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司使用传真机的各种情况，范围包括本地、国内、国际传真。 第三条 传真的接收管理 1.传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。 2.传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。 3.公司传真机应随时处地开机接由状态。 第四条 传真的发送管理 1.各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。 2.传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。 3.传真原件留存办公部。 第五条 传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。 四、文件收发制度 第一条 为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。 第二条 董事会和公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。 业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师