秘书实训商务活动.ppt

第二章 商务活动 会见与会谈 签字仪式 庆典剪彩活动 开放参观活动 新闻发布会 宴请活动 会见与会谈的准备工作 （一）收集对方相关资料 1.对方求见目的 2.对方求见对象 3.对方相关社会背景 4.对方参加会见的人数、姓名、职务 5.主要求见人的详细资料 （二）确定会见与会谈的时间、地点和双方参加人员的名单 （三）通知主客双方 参加会见与会谈的人员 主要包括：接见人、会谈人、陪同人员、翻译人员、其他相关人员。 （四）会场布置及座次安排 会见的座次安排 原则：主左客右 记录人员和翻译人员坐在主人和主宾后面。 五、基本程序 （一）迎接 主方人员应提前到达在门口迎接，主动上前行礼、引导客人入座。 （二）会面介绍、握手 先介绍主人，后介绍客人。若客人是贵宾或众人皆知，则只需介绍主人。 （三）致辞、赠礼、合影 （四）会谈过程 主请客先落座或同时落座，主人不能先落座。 秘书根据客人习惯和季节提前准备相应的茶水饮料。 （五）会谈记录 （六）道别 主人送客人至车前或门口，握手送别。目送客人离开后再返回。 六、会见与会谈的礼节 1.称呼礼仪 2.问候礼仪 3.介绍礼仪 4.握手礼仪 1.称呼礼仪 在商务交往中，称呼要求庄重、正式和规范。在称呼他人时应使用尊敬的衔称，一般是“就高不就低”。 通用的称呼： 使用（行政）职务的称呼：李局长、张经理，马主任、刘科长等； 使用学位头衔、技术职称的称呼：博士、律师、教授、工程师、会计师等含金量较高的职称或学位； 使用行业称呼：警官、老师、医生、司机等； 使用泛尊称（按性别不同）：先生、女士、小姐、夫人等； 直呼姓名：一般限于同事、熟人之间。 商务交往中失敬的称呼 不用无称呼：没有称呼是失礼的，是没修养的标志。 不用替代性称呼：如用号码代替客人，一号、二号 不用非正式称呼（庸俗称呼）：哥儿们、兄弟… 不用非正式的简称：黄局、李处、倪董…… 不用地方性称呼:伙计、师傅、大妈、大叔、大哥、大姐（内地与北方） …… 不使用错误称呼：常见的是生僻姓氏的误读，如：单、解、卜、任、尉迟等。 2.问候礼仪 问候的基本规矩（顺序）： 地位低者应先向地位高者问候； 男士应先向女士问候； 晚辈应先向长辈问候； 主人应先向客人问候。 问候的方式：语言问候和动作问候 语言问候： 你好！ 早上好——上午10点以前 晚上好——太阳落山之后 语言问候总的原则：越简单越好 3.介绍礼仪 介绍是商务交往中经常使用的方式，是商务活动开始的标志。 介绍分：自我介绍、他人介绍和集体介绍 在许多社交场合，为了结交一些朋友，需主动介绍自己，这就是自我介绍。 介绍自己前问候对方 明朗、爽快、速度稍慢、流畅而不可以炫耀 自我介绍顺序：地位低的人先向地位高的人作自我介绍。 单位——部门——职务——姓名 例如：您好！我是康佳集团上海分公司的公关部经理，我叫陈洁。（很高兴认识您，请多关照！） 他人介绍 为他人作介绍就是介绍不认识的人相互认识，或是把某人引见给其他人。 为他人作介绍时（即你给别人作介绍），不仅要熟悉双方的情况，而且要特别注意介绍的礼仪顺序和介绍时的姿态。 为他人作介绍 1、谁当介绍人，争得双方同意 （家里来客人，女主人做介绍）2、注意前后顺序，先介绍主人，客人有先 知情权，先绍男士后介绍女士，先介绍晚辈后介绍长辈，先介绍位低再位高者。 介绍的语言：宜简不宜繁。 较正规的介绍，使用敬辞，如:“XX 小姐,请允许我向您介绍，这位是.. ..。” 较随便的介绍:如”XX先生,我来介绍一下,这位是.. ...” 介绍内容:一般介绍双方的姓名/单位/部门/职务. 不论是自我介绍还是给别人作介绍,被介绍双方态度都应友好、大方，切忌傲慢无理或畏畏缩缩. 集体介绍 大型报告会，或演讲会等，通常由主持人向与会者介绍报告人或演讲人的情况。 由许多单位参加的会议，主持人要向与会者介绍主席台上就座的人员，以及主要的来宾、参加会议的单位。 当新加入集体的成员初次与集体其他成员见面时，负责人要先将其介绍给集体，再向其介绍集体的主要领导人。 在宴会或晚会上，一般由主人介绍主要来宾，然后再一一介绍其他来宾。也可以按座位顺序来介绍。 邀请多人聚会，邀请人可以把大家招呼一起，说几句热情扬溢的话，然后说：让我们互相认识一下，再按身份或年龄或顺序介绍。 4.握手礼仪 在当今商务交往中,握手是最常使用的一种见面礼. 握手的方式: 双方各自伸出右手,彼此间保持一步左右的距离,手掌略向前下方伸直,右手四指并拢,拇指自然 向上,掌心向左，握住对方, 面带微笑地注视对方. 握手时应注意的事项 不用双手或左手握手; 不戴墨镜、帽子、手套握手; 握手时不要三心二意,双眼要注视对方； 握手时间不宜过长(一般在3秒至5秒左右); 握手时不要拍对方的臂膀;