RFID技术在挡案管理中的应用解决实施方案书.docVIP

RFID技术在档案中心档案管理中的应用 讨论稿V1.0 广州市普程电力科技有限公司 2010.9 目录 1目前档案中心的档案管理现状如下： 3 2 档案管理应用RFID技术的优点 3 3 RFID技术在档案管理中的应用方式 4 3.1 RFID技术在档案管理中的应用系统图 4 3.2快速查找、归档流程 5 3.2.1 快速查找档案流程图 5 3.2.2快速归还档案流程图 5 4 普程针对档案中心档案管理系统的解决方案 5 4.1 档案中心RFID档案管理系统的流程 6 4.2 RFID档案管理系统 7 4.3档案馆员多功能工作站 7 4.4 RFID档案移动点检设备 8 4.5 RFID智能门禁系统 9 附一： RFID 应用的前景及工作原理 10 1目前档案中心的档案管理现状如下： ●档案馆员人数不多，每个人需要手工盘点5到6万份档案，费时费力。 ●借出、归档登记都是通过手工录入，需要手工反复填写代理卡、外借登记册，效率不高。 ●单件录入，不能实现档案快速定位查找批量登记，环节繁琐。 ●档案位置不能确定时将会带来大量的查找工作量。 ●无法方便的查询档案实时状态，给档案的借出归档操作增加了难度。 2 档案管理应用RFID技术的优点 ●快速、准确定位： 在移动点检设备上存储有整个档案室的地理分布图，将会对所查档案做出地理定位指示，实现快速查找及归档操作。 ●轻松盘点： 使用RFID点检设备可以快速的完成档案的盘点、查错、上架等工作，在极大的减轻馆员工作量的同时可以提高档案管理工作效率、降低外借归档时的差错率。 ●档案信息准确记录： 档案经手人、借阅人、借出、归档时间等均为系统自动登记完成的，防止手工差错的同时保证档案管理信息系统原始数据准确 档案中心档案馆已经使用了档案管理系统。芯联开发的RFID档案应用系统可以将RFID硬件产品和现有档案管理系统进行无缝整合，使档案在现有基础上平滑升级到智能化管理状态。RFID档案应用系统除了将RFID硬件设备与档案馆现有管理系统进行整合外，还针对传统手工业务盘点和顺架进行了智能化系统开发，用户可以通过RFID移动点检车以及RFID手持点检仪完成对档案的快速盘点和顺架工作。 4.3档案馆员多功能工作站 档案馆员多功能工作站是档案馆员工作的地方，主要业务流程都在这里完成，如RFID标签粘贴，建档，取代填写档案外借本来进行电子化的档案借还操作。在这里，档案馆员对新建档案进行编目加工，同时将RFID标签粘贴在档案上，将档案放置在工作站档案放置区，系统就可以自动读取RFID信息并将相关档案信息写入到RFID档案标签中去。 4.4 RFID档案移动点检设备 对于档案工作人员来说繁琐的盘点和顺架工作将因为有了档案点检系统而变得简单。在进行顺架工作时，工作人员使用手持点检仪或点检推车，对架上档案进行扫描即可知道是否有错架，对于错架档案，便携式点检仪会自动报警给与提示；在做盘点工作时，只要用RFID手持点检设备沿着需要盘点的档案架扫描档案架上所有档案，即可知道档案架上都有哪些档案，远比以前手工盘点和顺架要效率高很多。移动点检系统配有档案电子地图，对于错架档案应放到哪些档案架上，电子地图会一一标出，一目了然；对于盘点档案这样的工作来说，电子地图上也会显示出已经进行过盘点的档案架。 RFID移动点检设备为人体工程学设计，耗电量低，数据存储容量大，可以完全独立脱机工作，也可以通过无线网联机工作。 4.5 RFID智能门禁系统 智能门禁系统可以针对档案进行防盗工作，RFID产品本身就是将RF防盗与ID信息识别结合在一起的产品。除了防盗之外，RFID门禁还可以进行人员管理，统计进入档案室的工作人员信息，馆员无需在进入档案室前掏出通行证进行刷卡，直接穿过门禁，RFID门禁系统就可以自动记录每一个进出的馆员。对于档案的非法外带，系统将报警提示。 附一： RFID 应用的前景及工作原理 射频识别技术RFID（Radio Frequency Identification Technology）是从八十年代起走向成熟的一种非接触式的自动识别技术，它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据。从概念上来讲，RFID 类似于条码扫描，对于条码技术而言，它是将已编码的条形码附着于目标物并使用专用的扫描读写器利用光电信号将信息由条形磁传送到扫描读写器；而RFID则使用专用的RFID读写器及专门的可附着于目标物的RFID单元，利用RF信号将信息由RFID单元传送至RFID读写器。RFID单元中载有关于目标物的各类相关信息，如：该目标物的名称，目标物运输起始终止地点、中转地点及目标物经过某一地的具体时间等，还可以载入诸如温度等指标。RFID单元，如标签、卡等可灵活附着于从车辆到载货底盘的各类物品。RFID技术所使用的电波频率为5