我国档案信息化发展历程及展望.docVIP

我国档案信息化发展历程及展望信息化技术在我国档案管理中的应用始于20世纪80年代，发展至今可以归纳为三个阶段：计算机辅助档案管理阶段、双套制下的档案信息管理阶段和电子文件管理阶段。从技术层面看，相对应的是单机管理，局域网管理和融信息处理、知识管理和辅助决策于一体的电子文件管理三个不同的阶段。目前正在向高度集成化的云计算网络管理阶段进发。无论是哪个阶段的发展，都离不开基于计算机技术的管理系统的开发与建设，和数据库的开发与进步。因而我国的档案信息化管理，必将随着信息化管理系统和数据库技术的进步而日新月异。 计算机辅助档案管理阶段 20世纪八九十年代初，我国档案管理部门开始探索并使用计算机这一新生事物对日常档案工作中的各方面事务进行辅助管理。这是档案管理自动化的一个起点，其出发点在于使用档案管理软件来代替手工管理档案。由于这一时期计算机技术尚处于起步阶段，自动化水平较低，只能实现初级的档案目录级管理。这一时期引入计算机技术对档案管理起到锦上添花的作用，增强了档案利用中检索服务能力，为当时档案开放利用起到推动作用。 我国档案管理应用计算机技术虽然起步较晚，但发展较快。1983年仅有个别档案部门利用微型计算机开展档案自动编目、检索试验。至1989年年底，全国档案部门开始扩大范围，省级以上单位的档案档案部门普遍配备了微机。档案部门开始因地制宜研制各自档案编目和档案检索系统，建立了大小不等、功能不同的档案目录数据库，可以初步实现档案目录的计算机输入、贮存、处理、检索、输出等功能，实现了档案自动编目和检索，以及对档案存储环境进行监测和控制。 双套制下的档案信息管理 20世纪90年代以来，随着办公自动化技术的发展，计算机在办公部门的应用和普及，档案部门也开始进入对办公自动化条件下产生的电子文件管理的研究。这一段的管理仍维持传统的文档分离管理模式，以传统文件（档案）为主，电子文件（档案）为辅，实行二者并存的双套制管理措施。这一阶段的技术特征可以概括为单机下非结构化档案信息管理，主要是进行档案目录计算机管理与电子文件脱机备份相结合的管理方式。 单机非结构化档案信息管理的对象主要是当时在文档部门应用微机中流行的WPS和Microsoft Office文档软件所形成的电子文档信息，和单机版档案管理系统对纸质版和电子版档案所进行的目录级信息的管理。 WPS和Microsoft Officc文档软件形成的文档信息处于自在状态，缺乏规范的制度和标准的管理，因而文档信息是割裂的，文档面临多种风险，诸如易修改、丢失、便于复制、易被病毒感染等，完全不具备档案的原始性、真实性、长期可读性的要求，只起到对纸质文件的一种备份作用。这个阶段对计算机应用出现的问题和形成的认识对以后档案信息化进程造成很大的不良影响，直到现在仍有不少人认为电子文件是不安全的，难以代替纸质档案。再加上当时电子文档脱机备份的软盘、硬盘或光盘，由于存储介质质量参差不齐，没有统一管理规范，保存的信息很多都达不到长期读取的要求，如一度流行的软盘随着实践的检验也被淘汰了。这客观上延长了人们双套制管理的依赖时问。 单机版档案管理系统和办公自动化管理软件是基于关系型数据库所开发和应用的。文档管理系统的应用使文档的制作和管理有了专门的系统，系统中设置了一定的使用权限和日志等安全和维护功能，文档安全有了一定的保障。但单机软件进行文档管理，其缺点是通用性差，运行平台单一，数据库的性能也较为低下，检索速度慢，数据库稳定性差，功能也比较简单，加上办公软件和档案管理系统是各自开发的，没有互联通用的接口，因而电子文件不能直接归档到档案管理系统中，档案管理仍处在目录级管理。 电子文件管理系统阶段 20世纪90年代后期至21世纪初的几年，我国档案信息化进入网络化阶段。从这个时期开始，档案管理系统全面转为网络化管理系统，从最初的单位内部的局域网互连，发展为后来的互联网协同办公系统。网络化的电子档案管理系统为电子文件为主的文档一体化管理奠定了基础。 1.C/S技术开发的局域网环境下电子文件管理系统 C/S又称Client/Server或客户/服务器模式。优点是能充分发挥客户端PC的处理能力，很多工作可以在客户端处理后再提交给服务器，客户端响应速度快。局域网计算机可以在Windows操作系统下方便互连，这样使单位内部的数据共享和用户权限控制得到实现，为机关办公事务、日程安排、会议管理、公文管理、政务管理和商务应用方面提供了便利。缺点是客户端需要安装专用的客户端软件，互联互通的电脑中任何一台电脑出问题，如病毒、硬件损坏，都需要进行安装或维护。早期的C/S结构电子文档系统大多是由单机系统加入联机功能拓展而来，因此许多档案管理软件不约而同地出现了同一种做法，就是兼有单机和网络功能，由于没有成