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试论文档一体化计算机管理在档案现代化管理中的作用 　　摘 要：任何企业或事业单位都离不开档案管理，而文档管理的一体化是带来很多方便的。文件档案管理现代化是改变原来的管理模式，改变手写、档案类管理模式的现代化管理模式，是由计算机编译，将相关文件扫描成计算机，整体规划布置，使用方便，更加减少占用空间，最重要的是为企业发展提供一个非常方便的支持服务。文档一体化计算机管理在促进档案现代化管理中的作用不容忽视。 　　关键词：文档一体化；计算机管理；现代化管理 　　1 企业档案管理现代化的重要性 　　1.1 档案管理的概念 　　档案管理是一个非常复杂的工作，分为多个步骤和层次，首先要按类别对文件进行分类，然后对每一个类别的文件的重要性进行调整，然后对档案的基本信息进行整理和总结，最后把档案归档到各个区域，定期检查档案的完整性。所以档案管理工作是一项管理性的工作。虽然研究档案馆部门、编辑等活动，但目标是使企业更好地适应社会发展的需要，具有一定的服务性。文件的形成、传递、处理、管理和档案的收集、整理、标识、保管和使用环节，统筹按照统一标准、统一管理。这就需要建立统一的文档管理机制，使档案管理与档案管理有机结合，整合管理。还需要将公文这一文档实体从生成、流转，归档到?N毁或永久保存的整个过程进行全面一体化管理。文件整合理论的形成经历了一个漫长的过程。 　　1.2 文档一体化计算机管理的现状 　　档案管理体制逐步完善，形成统一领导、分级管理体系；但是，档案管理工作还是很难满足社会的需求，差距主要表现在以下几个方面： 　　（1）基层档案管理不平衡。文件管理系统不完善。管理机制不好行使职权。档案管理部门没有专业书籍，没有文件规范操作，没有专业人员。一是缺乏档案管理意识。对档案重要性认识不足，认识不够。在人们的心目中，档案部门是一个无足轻重的单位，不重要。有领导认为，只要经济建设就行，档案工作质量没关系。由于缺乏领导支持，档案管理工作没有得到很大的发展。 　　（2）管理模式陈旧。随着科学技术的发展，高新技术产业的发展，新事物层出不穷，记录形式和内容纷繁复杂，档案范围进一步扩大。然而，大多数单位跟不上档案管理的发展。文件管理部门不能用计算机和网络技术进行档案管理服务，但一直采用传统的操作模式。 　　（3）机关档案管理存在问题。一般权限仅限于纸质文件的管理，电子信息统一集中，无需录入，无需电子处理。档案信息的影响，档案信息资源不能共享优势。 　　（4）企业档案管理存在问题。企业档案工作反映了生产、经营和科研的重大活动，但由于缺乏计算机化，许多企业的内部档案资源无法共享。影响了企业内部各部门之间的信息互用。 　　2 文档一体化计算机管理现代化的必要性 　　1.时代发展的要求。新世纪、新时代，电子信息技术的发展要求必须努力实现档案管理工作的现代化。计算机网络等三次科技革命带来了新技术和新方法，在社会生活各个领域和各部门得到了广泛的应用。 　　2.文件保护和利用要求。档案的保护和有效利用也要求企业早日实现档案管理现代化。由于许多文件存放时间长，除档案保护措施不充分外，造成了纸质档案中一些因长期缺乏保护而出现脱落和模糊现象。同时，它不能同时掌握相关档案，降低档案信息的使用效率，不利于实现工作的有效性和灵活性。现代档案管理将带来许多好处，最初，要保存档案完整性的内容，但经常性发生文件被打破或丢失的现象，引进现代管理之后，这种情况将大大改善；其次，文件可以更精细分割，不再需要手工记录文件，而且更多的人不需要整理文件，既降低了工作强度，又提高了工作效率。 　　3 我国现阶段的文档一体化计算机管理现代化发展中存在的问题 　　3.1 档案管理工作的规范性较差 　　企业档案管理的一个重要因素是档案管理的规范化和规范化。然而，由于中国的经济仍处于发展的转型期，许多行业都在发生变化，许多行业的标准化和标准化程度不高。当然，这个问题也反映在国内企业档案管理问题上。现阶段，在中国很多企业档案管理工作的责任分工是极其混乱的保密规定，内部管理秩序管理不到位，文件管理和分类不明确，文件没有规定的现象。因此没有规范的档案管理工作的档案管理工作不仅给企业本身带来了一些问题，阻碍了企业档案管理的现代化，同时也给其他部门在企业工作中造成了一定的障碍，不利于企业的良性发展。 　　3.2 档案管理资金投入不足 　　很多公司重视档案管理部门不高，只要文件可以保存，我不知道，这样一个粗略的工作，会带来很多隐患；越来越多的企业档案管理进入了一个资金严重短缺，许多档案管理部门保存文件柜文件已经损坏，许多文件已经发霉。这些都直接关系到档案管理部门的基本情况，而且档案管理部门对资金投入的成果也较少；现代管理模式要求较高的资金投入，这也是企业规划面临资金短缺的问题。 　　不协