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公司报销借钱管理规定
员工借款及报销规定
为加强公司的财务管理,规范公司的会计核算工作,特制定借款及费用报销规范:
一、借款的流程:
1、借款人填写借支单,借支单中需标明借款日期、借款金额、借款事由及借款人本人签字。其中借款金额大小写需相符,且单据不得涂改。
2、 借款人将填好的借支单交由所属部门的经理签字审批,部门经理需问明借款缘由,确认用途妥当后方可签字审批。
3、部门经理签字后,再由财务会计审核,会计确认单据填写无误,借款人原借款数据正常符合规定,会计签字审核。最后总经理签字核准后方可到出纳处借款。
4、部门经理借款须由会计审核并总经理签字核准,签批后方可到出纳处借款。
5、借款金额审批规定:部门经理以员工借款额度为标准进行借款签批。
6、借款人应本着“前款不清,后款不借”的原则,会计审核负责把关,如因特殊情况,需公司领导同意。
7、出纳看到签批手续齐全的借支单后方可付款。
二、 费用报销流程:
费用报销人填制费用报销单----部门负责人确认签字(侧重真实、合理性等方面)----出纳复核(核实原始票据正确性,报销填写规范等)----会计审核(侧重单据、数据等方面)----总经理批准----出纳查看审批手续齐全履行付款。出纳看到审批手续齐全的费用报销单方可向报销人付款,涉及报销冲抵借款、还回余款等情况,出纳需给报销人开具收据,标明报销还款及交回余款金额。
三、 费用单据要求:公司一切事项的报销单据必须取得合法、真实的凭证。任何不符合报销规定的单据,各级审核、审批人员均不予签字,同时各级签字人员在不能确定的情况下不能随意签字。
四、 单据整理要求:报销人在报销前必须事先整理好各类单据,将原始票据(正规发票 发票抬头 河北中及源亨农业科技股份有限公司)按照一定的标准清晰、准确的粘贴在费用报销单的后面,费用报销单上需写明报销人、报销日期、报销人所属部门、报销事由、后附单据数量及报销金额,报销金额合计,报销出差费用要列出行程单,报销金额与所附原始单据金额不一致的要说明理由。其中报销金额大小写需相符,且费用报销单表面不得涂抹。单据数量比较繁杂的需列出费用明细清单附在后面。
五、 费用报销要求:
1、公司员工应本着“借一笔清一笔”、合理借款及时报销的原则,在公务完毕后三日内办理完报销手续,并向财务部核销借款。当月借款必须在当月25号至下月10号之前清账报销。若有特殊情况不能及时报销的,需做出书面说明,经总经理签批之后报于财务部,否则当月未清款项将从当事人的工资中扣除。
2、在报销过程中,如遇所属部门负责人不在,不能及时签字报销且事情紧急,可越级由上一级负责人签字报销。
3、每周六为公司费用报销日,遇节假日顺延一天。借款时间视事件情况具体办理。
本规范自公布之日起执行
附表一
员工借款额度
岗位
借款额度
备注
备用金
日常报销
外联
附表二
借款流程
借款人填写借支单并签字
部门负责人审批
财务会计审核
总经理核准
出纳借款
附表三
报销流程
整理粘贴原始单据,如:车票、发票(不要使用钉书机)
填写报销单,并注明附件张数及借款金额、补退款金额、报销人姓名等
审批(部门负责人)
复核(出纳)
审核(财务会计)
批准(总经理)
报 销
附表四
费用报销单填写规范
费用类目划分:
管理费用
招待费用:客户接待,吃住所发生的费用。员工外出公差所发生的餐饮费用。
汽车费用:公司车辆日常使用的油费,维修费,路桥费,高速费等。
差旅费用:公司人员外出公干所发生的车 船 飞机费用,出差期间的住宿费用或出差补助。
通讯费用:办公电话、宽带网络费用,员工手机费用。
办公费用:公司采购办公用品、办公设备零部件(小额)、邮递费等
运输费用:搬运管理部门所用物品 材料发生的费用
房水电费:公司经营正常耗用的房租、水费、电费、物业费等
工资福利:员工工资、奖金及福利物品费用
税费:实际缴纳的印花税等
其他:临时性 特殊发生的费用等
销售费用
招待费用:客户接待,吃住所发生的费用。员工外出公差所发生的餐饮费用。
汽车费用:公司车辆日常使用的油费,维修费,路桥费,高速费等。
差旅费用:公司人员外出公干所发生的车 船 飞机费用,出差期间的住宿费用或出差补助。
通讯费用:办公电话、宽带网络费用,员工手机费用。
办公费用:公司采购办公用品、办公设备零部件(小额)、邮递费等
运输费用:为销售服务发生的运输费用,如产品运输
折扣折让:给客户的折扣、优惠
工资福利:员工工资、奖金及福利物品费用
广告费用:用于宣传 推广等产生的费用
其他:临时性 特殊发生的费用等
填写报销单时 如果有出差时间较长费用多时,需要
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