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河北邮电通信工程建设 作业文件 监理有限公司 档案管理办法 HEBYD—QZ4.2.3—08 一.总则 二.公司档案范围 公司建档范围确立为： (一)综合部 1、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 2、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 3、上级来文； 4、劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料； 5、经营管理方面的文件材料； 6、安全生产方面的文件材料； 7、教育培训方面的文件材料； 8、信息、情报方面的文件材料； 9、党群（工、青、妇）组织方面的文件材料； 10、其他具有利用和保存价值的文件材料。 版号：A 修改状态：0 第1页共7页 河北邮电通信工程建设 作业文件 监理有限公司 档案管理办法 HEBYD—QZ4.2.3—08 （二）工程管理部 1、工程文件：有关工程项目建议书，可行性研究报告，初步设计，施工图设计，设计修改通知，工程有关图纸和技术指标； 2、工程监理有关文件：合同文本，监理规划，监理实施细则，监理日志，工程周报，监理通知，备忘录，事故调查分析报告，开工报告，开（停）工令，工程延期审批报告，监理总结，工程初步验收，竣工验收有关文件等。 （三）财务部 1、会计凭证； 2、现金日记帐； 3、银行日记帐； 4、明细帐； 5、总帐； 6、财务报表。 （四）市场部 1、招投标文件、合同、合同评审； 版号：A 修改状态：0 第2页共7页 河北邮电通信工程建设 作业文件 监理有限公司 档案管理办法 HEBYD—QZ4.2.3—08 2、用户信息、用户满意程度测试。 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结等。 三.公司档案管理体制 四.档案管理 (一).档案的归档、立卷与管理。 3、对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全。 4、依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序进行分类。 5、归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 版号：A 修改状态：0 第3页共7页 河北邮电通信工程建设 作业文件 监理有限公司 档案管理办法 HEBYD—QZ4.2.3—08 6、案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。 7、整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。 8、对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。 9、每年对档案进行一次清理： （1）清除不必要保存的材料； （2）对破损和褪色的材料进行修补和复制。 (二).档案的保管： 3、做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。 版号：A 修改状态：0 第4页共7页 河北邮电通信工程建设 作业文件 监理有限公司 档案管理办法 HEBYD—QZ4.2.3—08 (三).档案的鉴定： 2、确定各类档案的保管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。 (四).档案的销毁： 2、办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁； 3、销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字； 4、公司终止、解散时，档案应移交控股股东； 5、公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。 (五).档案借阅、利用工作 A 修改状态：0 第5页共7页 河北邮电通信工程建设 作业文件 监理有限公司 档案管理办法 HEBYD—QZ4.2.3—08 1、凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅 2、案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。 3、档案资料借阅期限不超过十天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。 4、借阅档案者