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远东宏信有限公司 办公电脑配备管理规范 修订记录 版 本 编 号 版 本 日 期 修 订 者 说 明 A/0 2014-05-15 杨国彪 本规范基于远东租赁平台下原有的《办公电脑配备管理规范》进行了修订，并在远东宏信平台重新发布； 为展现企业统一形象，公司全体员工统一配备高端品牌电脑，取消原有的档次区分； 笔记本电脑正常更换周期由原有的3年延长为5年，同时取消员工回购处置政策； 明确电脑配备或专项维修所产生的费用将分摊到电脑使用部门； 在员工进行资产领用时，需随资产领用单签署《服务承诺书》，明确办公电脑中的数据信息归公司所有，不得私自拷贝；电脑资产回收后所存储的数据将做清除处理。 目的 为促进公司电脑设备资源的合理配置，提高使用效率，降低维护成本，保证公司日常运营的需要，特制定本规范。 范围 本规范适用于远东宏信有限公司，独立经营的各下属平台可参照执行，并可在基本原则与本规范保持一致的前提下，根据自身实际情况制定管理细则。 管理规范中所指的电脑设备包括：笔记本电脑、台式机电脑、液晶显示器、移动终端、以及其他各类电脑辅助设备等。 职责 信息管理部 信息管理部负责配备管理制度的制定与优化、设备预算的汇总申报、设备需求的评估控制、配备计划的制定执行、设备的日常维护和批量更换。 总裁办公室 总裁办公室负责电脑设备实物资产管理及配备计划的协同制定。 财务部 财务部负责IT类固定资产的预算审批及使用控制、入账管理及费用分摊，同时负责资产处置的协同处理。 管理机制 预算管理和费用摊销 预算管理 公司总部标准配备的电脑设备预算由信息管理部根据HR提供的人员增长计划及存量电脑更换计划，进行统一申报；标准配备以外的电脑设备（如宽屏显示器、特殊型号配置的电脑等）预算，由各需求部门单独提出，经信息管理部汇总后集中申报。独立运营的各下属平台电脑设备预算由各平台根据自身需求独立申报，预算批复结果报备信息管理部。 费用摊销 电脑设备配备所产生的费用将根据实际需求情况分摊到各使用部门。下属平台的办公电脑配备费用原则上由下属平台自行支付。 配备、领用及更换机制 电脑设备配备机制 公司正式员工统一配备笔记本电脑；实习生、劳务人员及特殊需求岗位人员，可配备台式机电脑。原则上，每个员工在同一时点只配备一套办公电脑设备。 为展现公司统一形象，原则上全公司范围内统一配备高端品牌笔记本电脑。为保证维护服务工作效率，全公司范围内所采购设备的品牌、型号需要在信息管理部指定的范围内选择。 对于标准配备以外的电脑设备，在确认有预算可协调的情况下，需求人员通过《IT资产申请》电子流程进行申请，经需求部门等相关审批通过后，由信息管理部进行配备，相关费用将分摊到需求部门。 电脑设备领用 入职新员工的办公电脑由信息管理部根据人力资源部发布的新员工入职流程进行配备；老员工的电脑更换由信息管理部根据电脑使用期限定期发布更换通知。领用电脑时需由领用者本人至固定资产管理人员处签署资产领用相关单据及《服务承诺书》，明确办公电脑中的数据信息归公司所有。 电脑设备更换 办公笔记本电脑正常使用周期为5年，5年使用期满后可更换新电脑。如果笔记本电脑在不足5年更换期限之内即出现严重损毁或性能严重降低并影响正常工作且无法修复时，可由使用者提交更换申请，经所在部门审批和IT部门检测确认后，由信息管理部协同资产管理部门提供电脑更换服务，更换电脑所产生的费用摊销到申请部门。 台式机电脑使用时间超过折旧期后，信息管理部根据电脑当前的性能状况决定是否需要进行更换。宽屏显示器等特殊设备，不随设备折旧期进行同步更换，直至设备结束使用寿命为止。笔记本电脑电池续航能力不足时，经过信息管理部现场检测确认续航能力低于30分钟的情况下，可更换新电池，电脑整机在2个月内即将更换的，电脑电池不再支持更换。随电脑配备的鼠标和键盘如出现损坏，员工需凭损坏的附件设备进行更换；如出现遗失或损坏无法提供残骸，员工需要自行配备。 电脑设备归还 员工归还电脑设备，需至固定资产管理人员处签署资产归还确认单据，否则视作设备未归还。员工离职时，离职员工所在部门需负责协调员工归还所有领用的电脑设备后方可办理离职手续。 电脑设备的处置 正常使用期满电脑的处置 正常使用期满的电脑，将由固定资产管理部门进行回收，经检测处理后根据实际情况进行报废处置或转由宏信基金进行捐赠处理。 员工遗失电脑的处置 如员工在使用期间出现电脑遗失的情况，应在遗失第一时间向遗失电脑所在地公安部门报案，取得公安机关出具的报案回执，并填写《IT类固定资产遗失申报单》将遗失情况通知信息管理部、总裁办公室和财务部，报案回执提交总裁办公室部和财务部备案。 电脑遗失，员工可自主选择如下两种方案进行处理：1、按该资产在遗失时点公司固定资产折旧余值进行财务赔偿，办理赔偿手续后，信息管理部为其