第02章 秘书部门与办公室管理.pptVIP

一、大中型机关、企事业单位机构设置 大中型机关、企事业单位机构，一般都由三种类型的部门组成：决策层、职能部门、秘书部门 一、大中型机关、企事业单位机构设置 三种类型部门的职能： 由主要领导人组成（如省、市、县委常委）。负责全局的决策、组织、指挥、管理工作。 它是分工专管单位内部某一方面的具体业务性工作而设立的各种机构或部门，每一职能部门担负着整个单位职能的一部分，如财务部、销售部、财务部、人力资源部等 它不承担任何具体业务工作，而在全局范围为决策层进行宏观管理处理信息、参谋咨询、综合协调、督促检查以及办文、办会、办事等等多项服务。这种综合性部门，一个组织内在同一级部门中只有一个，是典型的秘书机构——办公室（厅）。 二、秘书部门的涵义 秘书部门：一个单位内部设置的机构，是秘书日常办公的场所，即“办公室”。问：老师、院长、市长、总经理……有无“办公室”？它们是“秘书部门”吗？ 三、秘书部门与办公室的关系 什么是办公室？ 《现代汉语词典》对“办公”的解释：办理公事。“办公室”：（1）办公的屋子；（2）单位内部办理行政性事务的部门。规模大的叫办公厅。 行政：单位内部的管理工作，即行使权力的工作 结论：办公室（2）＝秘书部门：具有行政管理职能的综合性办事机构、服务部门。 秘书部门与办公室有何区别？ 狭义的秘书部门 秘书部门：具有行政管理职能的综合性办公室。 秘书部门与办公室的关系—— 四、机关、企事业内部机构相互关系 办公室从来都不是单独起作用的，它的存在与组织内其他部门是密不可分的。不管是企业办公室，还是党政机关、事业单位的办公室。 单位内部各部门、各个单位之间之间存在着“隶属关系”和“非隶属关系”。 隶属关系：有领导与被领导的关系，即上下级关系、垂直关系——行文（写、发公文）上，行下行文、上行文：决定、决议、通报、通告、通知等；报告、请示、意见等。 非隶属关系：无领导与被领导的关系，即平行或平级关系——行文上，行平行文：函、意见、议案。 单位内部各个部门之间的相互关系示意图 单位内部各个部门之 间的相互关系示意图 一个国家、地区机构设置及相互关系示意图 国务院 办公厅 职能部门 省政府 办公厅 职能部门 市政府 办公室 职能部门 县政府 办公室 职能部门 乡（镇）政府 办公室 职能部门 村委会 党中央 办公厅 职能部门 省 委 办公厅 职能部门 市 委 秘书处 职能部门 县 委 秘书科 职能部门 乡（镇）党委 办公室 职能部门 村党（总）支部 秘书部门在单位内部各个部门中处于何种地位？ 秘书部门在单位内部各个部门中处于何种地位？ 1、秘书部门处于从属地位 领导机构的职能是决策和组织指挥，业务部门（职能、主管）的职能是具体贯彻、执行领导部门的决议，而秘书部门的主要职能是上传下达、左右沟通、内外联络、综合平衡协调，从而推动整个机构的正常运转。 因此，与其他业务部门一样，秘书部门不是独立于领导部门、决策层以外的部门，它总是从属于、服从于的领导部门、决策层。但任何单位必不可少。 但是，秘书部门与其他业务部门相比较，这种从属性、服从性更突出，与决策层的联系更紧密。因为，业务部门在自己的职责范围内有独立决策权，而秘书部门则没有。因为，秘书部门的工作，大部分情况下是涉及全局性的工作，常常是领导人或领导部门授意或交办的，常常代领导部门立言行事，是协助决策层进行宏观管理的核心部门，其管理职能更宏观，全局性更强。 2、秘书部门具有全局意义 秘书部门在单位内部属于一个核心部门、领头部门、要害部门，已超越了各个职能部门业务职责范围而具有全局意义。它在全局范围内给领导提供帮助和服务，重点办理别的部门不能办、带有综合意义、涉及单位全局的事情；它虽然不承担任何具体业务工作，但它要从组织系统的整体利益出发，上下沟通联络，左右平衡协调。 3、秘书部门具有“关口”、“窗口”、“门面”作用 秘书部门从组织系