对高校后勤物资采购系统建设的一点思考.pdfVIP

科技 探·索争·呜 Sc科ience技Tech视nology界Vision 对高校后勤物资采购系统建设的一点思考 吕 杰 (西北农林科技大学 后勤管理处，陕西 杨凌 712100) 摘【 要】随着社会的发展，传统的物资采购方式显现出了一些问题，本文试图以高校后勤物资采购为研究对象，探讨建设物资采购系统对 消除这些 问题的积极意义。 关【键词】物资采购；系统；模块建设 高校后勤物资采购工作是后勤工作的重要组成部分．也是关系到 部门工作人员需要领料时．通过系统向部门负责人申请．经部门 后勤各项事业健康发展的关键因素．因此如何把这项工作做好做细是 负责人审批．审批结果系统自动转给库管人员，库管人员在系统中点 值得每个从事后勤物资采购工作的同仁认真思考的问题。 击需领用的物资 ．系统自动生成出库单 ，显示该物资的库存，此时，采 购组将收到本系统自动生成的出库通知 1 后勤物资采购工作传统方法存在的问题 (3)库存台帐管理 部分高校后勤物资采购工作方法比较陈旧．主要表现在： 采购组通过该系统能够迅速查询某个部门某项物资在任何时间 (1)申请时间长 纸质版文件申请．时间较长 段内的出入库情况、库存量．能够 自动生成物资在某个时期内的期初 (2)厂家信息匮乏。考察选择范围小，不能确保选择的供货厂家物 数、本期入库数、本期出库数和期末库存，能够定期对库存物资进行盘 美价廉。 点：各部门还可统计本部门在一个时间段内所有物资的出库量、入库 (3)出入库管理混乱。物资采购到位后，缺乏相应的验收程序，直 量 ．以及在本时间段的期初量和期末结余量 接由库管员整理入库．出库时也缺乏相关手续，随意性强。 f4)库存查询功能 (4)数据查询麻烦。做不到有效的出人库管理，在查询某项物资库 采购组可根据部门、物资分类、物资名称查询各部门仓库中某物 存 、或者出入库情况时，面临困难，同时，出入库采取手工记录，查询麻 资当前库存情况，还可根据多种条件 (如部门、物资、采购时间)的不同 烦 ，效率极低。 组合查询各部门仓库中物资在一个时间段内出入库的详细情况．并能 (5)财务报表计算繁琐。在年(季、月)度物资采购工作财务报表 查询所有部门某项物资在某个时问段所有的出入库及库存情况 时，因提供数据不全面、不及时、不准确等问题，导致财务报表参考价 (5)库存报警值设置 值大大降低。 根据各部门年度计划．及物资使用情况给系统设置库存报警值 ． 笔者认为建设物资采购系统是非常必要的．在保持传统优秀经验 报警值设置最大值和最小值．当物资库存高于最大值或低于最小值时 的基础上．充分利用物资采购系统来完成采购工作从申请到财务报账 报警．系统自动将报警信息传到物资使用部门和采购组 的各个环节．同时．该系统能详细记录个人操作行为 2．4 物资需求分析模块 该模块的建设是基于系统对各部门库存数量的计算。根据各部门 2 物资采购系统建设的思路 年 (季、月)度库存情况及年(季 、月)度计划，系统 自动计算某项物资在 笔者根据 自己的工作经验．阐述一下 自己对物资采购系统的建设 某个部门的物资需求 ．超过报警值．系统自动将报警信息传到物资使 的一点思考．已达到抛砖引玉的作用 用部门和采购组。此功能模块具有保证库存不积压、不短缺，保持最优 库存的重要功能 2．1 物资采购系统的工作流程 本系统将建设网络版．拟建九大模块 各部门通过本系统完成物 2．5 考察及合同管理模块 资采购登记备案工