电子信息化在现代档案管理中的应用研究.pdfVIP

电 子 信 息 化 在 现 代 档 案 管 理 中 的 应 用 研 究 孙莉莉 （黑河市爱辉历史陈列馆 黑龙江 黑河 ������） [摘 要]随着网络时代的到来，计算机的推广和普及，不仅给传统的档案管理提出新的挑战，也带来了难得的机遇，赋予 了新的生命力，档案管理随之进入到社会信息网络的新天地。电子信息化在现代档案管理中的独特优势做为一个新的课题， 摆在我们档案管理人员的面前。在这一新的网络环境下，档案人员除了继续做好档案信息资源的收集和保管，更要利用 电子 信息手段提高档案管理水平和服务质量。 [关键词] 电子信息化；档案管理；应用研究 一、电子信息化在现代档案管理中的独特优势 被破坏。同时，由于电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。这些 电子技术的高速发展使档案工作 由传统管理模式向信息化管 材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应，与纸质档案载体相 比， 理模式推进，计算机普 及和使用，为档案的信息化 管理提供可能， 电子文件载体材料的寿命要短。 信息技术给当前档案工作带来了前所未有发展机遇，使档案工作 二是标准化、规范化管理水平较低。档案管理电子信息化的前 由传统管理信息向信息化管理迈进。而档案管理信息化，是我们 提是基础工作的规范化和标准化。但 由于历史原因，档案业务基础 档案管理发展的新趋势和新 目标，实现档案管理信息化不仅有利 工作不足，案卷质量不高，特别是各类 档案的录入相容性 不强，系 于改善档案工作管理水平，提高管理效率；更是提高档案服务社 统软件也不能满足需要；档案自动化工作 尚无统一标准，无法全面 会，服务未来的必然要求。 实施。 一是电脑 的普及为档案的信息化 管理奠 定了坚 实的物 质基 三、推广 电子信息化档案管理的新举措 础。随着现代科学技术的蓬勃发展，信息技术做为现代科学技术 随着信息化时代的到来，办 公 自动化、无纸化等事物的 出现， 重要分枝更是突飞猛进，成熟的计算信息管理技术已普及到各行 使档案 的生 成方 式 发生 很 大变 化，例如 ，文件 的起 草 、签 发、催 各业、各个领域。信息技术在档案管理领域中应用也是发展的必 办、归档 等运 作 过程 在计 算机和 网络 中进行 ，这样 档案 的前 身 然。目前，档案管理部门基本上都配备有计算机，拥有熟练的操作 必须 以电子 文件 为主要形态，那么档案也 自然 以电子形式存在。 人员，使档案管理部门 以更快捷、更生动、更形象的方式为各级党 由此看来，档案管理电子信息化是档案管理工作未来发展的必然 委、政府和广大人民群 众提供优质服务，确保服务 工作的有效性， 趋势。为了更好的推进档案管理电子信息化的程度，我们应该开展 提高档案服务的质量。 以下工作。 二是信息化管理档案，提高档案工作管理水平。随着我国社 一是建立和完善 电子信息化档案管理的规章制度。根据纸质 会，经济改革不断深化，给档案 管理水平提出更高 的要求，这就要 文件和 电子文件各 自的特点，建立 电子文件和纸 质文件“双保险” 求档案工作者积极探索档案管理工作的新方法、新路子，改变传统 制度，将两 者进行同步归档，既对纸质 文件照常整理归档 ，又对 电 落后的手工管理方式，建立起与现代经济体制相适应的档案管理 子文件中的有关数据录入存档，使其起到资源共享，共 同互补作 方式方法，而 电子信息化与档案管理有机结合，不仅为提高档案管 用。同时要建立 电子信息化档案管理的网络安全制度。由于在 电子 理水平提供了可能，更是未来档案管理水平发展的一个新的趋势。 信息化环境中，档案资料信息更容易被复制、更改，很容易泄密，而 利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案材料整理输入 且 电子介质之间复制 更简单、快捷，并且不容易被人发现，所 以安 电脑，这就为