(秘书实务)第四章文档及信息管理.ppt

4.1 文档管理 4.1.1档案管理概述 4.1.2档案管理程序 4.1.3档案管理制度和原则 4.1.4档案利用和服务 4.1.1档案管理概述 1.档案的定义 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的所保存的备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。 2.档案的作用 （1）档案是组织机构进行工作的有效工具。 （2）档案是经济建设的重要参考依据。 （3）档案是政治活动的查考依据。 （4）档案是科学研究的必要条件。 3.档案的种类 （1）公务档案与私人档案。 （2）历史档案与现行档案。 （3）文书档案、科技档案与专门档案。 4.存档的目的 妥善保管，以备利用查考。 5.档案存储媒体 （1）纸媒体。（2）磁性媒体。 （3）缩微图像媒体。（4）光盘媒体。 4.1.2档案管理程序 1.档案收集工作 2.档案装订工作 3.档案整理工作 4.档案分类工作 5.档案鉴定工作 6.档案保管工作 4.1.3档案管理制度和原则 1.档案管理制度的制定 2.档案工作的基本原则 统一领导，分级管理； 维护档案完整与安全； 便于社会各方面的利用。 4.1.4档案利用和服务 1.档案的检索工作 2.科学利用档案 3.深层次开发档案资源 4.2 信息管理 4.2.1办公室常用信息概述 4.2.2信息资源管理流程 4.2.3做好办公室信息工作