信息时代企业科技档案创新思索.docVIP

信息时代企业科技档案创新思索 　　【摘 要】 本文介绍了信息时代的企业科技档案管理中的创新问题的想法和观点。 【关键词】 企业科技档案 创新 在当今知识经济和信息时代，众多企业虽已搭建起了科技信息平台，但距离真正意义上的信息化管理仍差距很大，而距离档案信息化管理的实现，则更遥不可及。目前现状不容乐观，影响了企业科技档案信息资源的开发和利用，难于适应信息化建设的要求。企业科技档案信息存储和处理的数字化，以及传递的网络化，现早已达成大势所趋的共识而势在必行。 1 企业科技档案管理现状 （1）数字化程度偏低：企业科技文件运行依然是纸质与电子文件双轨，科技档案管理归档和整理的基本策略，现仍是按纸质与数字化档案双套制并行。但由于人们考虑到档案安全性和保密性，加之长期养成的纸质阅读习惯，仍还主要依赖于纸质档案。员工若想在企业系统平台上，直接查阅有些文档的全文仍很困难。因许多科技档案数据库主要记录的对象，大都是档案文件的二次文献信息，即文件的著录信息。结构的确定，其实即是将著录卡上的项目，转换为数据表上的字段信息，而具体信息却并未归入信息系统。现行的档案数据库和档案信息系统，只注重依赖信息系统，却忽略了系统内容质量的提高，以及内部信息资源的整合和利用，致使规范标准缺失、逻辑设计混乱、质量低下等问题层出不穷。不同部门使用不同的标准系统，且各部门之间的系统很难实现相互连通，使得企业内部的信息割裂。不同的标准和部门系统就像隐形的屏障，阻碍了信息的快速共享和交流。（2）编研工作滞后：由于普遍存在重文书轻科技档案编研的现象，加之科技档案编研人数较少，业务素质又偏低，专业技术素质则更不尽如人意，使得科技编研材料只注重追求数量和速度，编研工作与现实则相脱节，编研成果率低下，编研材料的内容普遍单一，档次偏低，一次性编研成果多，而适应形势发展的深层次编研成果却很少。（3）复合型人才缺失：由于主客观原因，复合型人才严重匮乏。现有科技档案管理人员普遍专业知识老化，老龄化，未曾接受过系统的专业教育，以及信息化培训更廖若星晨，业务素质难以满足需要。（4）服务方式被动：由于缺乏与外界的沟通和交流，服务的内容、范围和方式都比较单一，服务的对象有局限性，只能为企业内部提供借阅和复制和利用，服务方式被动，坐等上门、按图索骥。（5）科技文件管理较分散：在工程项目完结后，产生的大量科技文件，均还分散在各形成部门，且同一项目的非同类文件又分散在不同部门中，均不能及时归档，致使科技档案的实体分散，整体信息不全。不少企业科技人员将科研成果据为已有，科技文件实体的私有，阻碍了内部人员知识的共享和交流。随着企业人才的调离和流失，使得企业信息资源，产生一定程度的断层和流失。（6）归档率低：众多企业科技文件归档率低，许多重大科技活动、科研项目的档案，往往只保存着有关立项，以及验收工作的部分档案，然而反映项目研究过程的原始记录，以及研究状况等重要数据，却未作保存。甚至连计划项目承担单位的档案部门也未保存。由于信息缺失过多，它们既不能起到借鉴作用，也不能成为共享信息资源。（7）管理模式陈旧：众多企业科技档案管理模式陈旧，尽管电子档案现已大大超过了纸质载体档案的数量，但仍局限于科技档案实体的收集、整理、保管和利用，缺乏完整、统一的流程规范，还普遍存在档案丢失、损坏以及泄密等诸多问题。由于缺乏严谨、周密的推进计划，致使对科技档案的数字化、网络化管理则一直很少涉及，故工作效率偏低，进展缓慢，甚至停滞不前。（8）服务手段落后：由于部分决策者不够重视，软硬件设施投入均不足，致使经费有限、设施陈旧、人手不够等矛盾日益突出，很难购置先进的设备。科技档案管理部门自动化管理水平低，不能运用现代化计算机网络通信技术，进行科技成果转让和信息交流，只能简单地编制科技档案案卷目录、专题目录，或部分全文检索等，基本处于手工操作状态。 2 企业科技档案管理创新 作为企业信息管理重要组成部分的科技档案管理部门，面对新形势、新要求，应与时俱进，积极探索，锐意改革，并勇于实践，提高整体服务效率和质量，以适应信息化管理的要求，实现科技档案管理信息化的创新。 （1）思想观念创新：科技档案部门要转变观念，对科技档案信息化建设要做到有组织、有计划、有安排。通过各种形式，不断广泛宣传，提高各级领导和管理者的认识，从而统一思想，统筹规划，及时协调，在人力、物力、财力方面争取支持和配合。档案管理人员应打破传统的思维定势，学习新知识，把科学技术应用到档案的管理、开发，以及反馈的全过程中来。积极地开发利用科技档案信息资源，不断提升数字化水平。企业应加大软硬件经费的投入，配置各类先进的设施、设备。应将科技档案信息化建设纳入企业档案信息化建设总体规划，纳入有关职能部门的岗位职责，以及员工绩效考核范围。