城建规划电子文件运动模型研究与应用.pdfVIP

城建规划电子文件运动模型 研究与应用 口郑玲玲 【摘要】何嘉荪等人建立的文件运动理论模型明确而深刻地指出文件在运动过程中，随着阶段的变化而发生形式、 价值以及管理方式的变化，为文件的管理提供了指导作用。但如何将理论运用于实践，并在实践中完善理 论，是当前研究的一个重要内容。本文在档案学相关文件运动的理论基础上结合对东莞市规划局电子文件 运动的研究，提出规划电子文件运动模型，以期对规划电子文件的管理与价值利用作出有益的探索。 【关键词】规划电子文件文件生命周期文件连续体模型 一、背景介绍 结合规划局的实际情况，在“文件运 而反映规划业务中产生的电子文件在 经过多年的建设积累，目前东莞 动理论模型”的基础上。我们开发出 其运动过程中。具体形态、价值、保 市规划局信息化已具有较高水平，部 “城建规划电子文件运动模型”，以 管方式、责任主体等方面的变化。 门内部通过专署网络互连互通。业务 下简称“模型”，作为规划局电子文 办公信息化全面覆盖，信息系统功能 件管理的理论和实践指导，并为东莞 三、研究意义 完善、性能先进，同时积累了丰富的 市规划局的电子文件管理提供完善的 首先，模型将文件生命周期、 信息资源。 解决方案。 文件连续体等档案学经典理论用于指 但问题也随之而来：当前规划局 导东莞市规划局的电子文件管理，从 的档案管理还集中在传统纸质文件方 =、理论基础 实践上证明了本地化的文件生命周期 面，对于已经产生的和正在产生的电 马克思主义方法论指出，理论 理论和文件连续体理论建立的全新运 子文件很少涉及。并且没有正确和有 来源于实践，同时也指导着实践。任 动理论——文件运动理论模型的可行 效的管理方法。部门分工不明。价值 何实践的进行都离不开理论的指导， 性。 认识不清，开发利用更无从谈起。这 模型正是建立在文件生命周期理论、 其次．通过模型在规划局的实际 就导致规划局积累的大量电子文件得 文件连续体理论等档案学基础理论之 应用，可以检验电子文件运动模型的 不到有效的管理和利用。 上．借鉴了来源原则与全宗理论、文 实际效果，有利于在实践的基础上进 为了解决当前东莞市规划局的电 件生命周期理论、文件连续体理论、 一步完善电子文件运动模型，优化电 子文件管理问题，通过对东莞市规划 文件价值理论和文件运动理论模型， 子文件管理流程和管理方式，从而提 局的办文办事流程、档案管理现状， 并结合规划业务自身特点，用轴、 出更加科学的电子文件管理思想和电 以及电子文件管理需求的调研。并 维、域三类元素建立了一个模型。从 子文件标准管理框架。 22锻蓝档受·2011年第6期 万方数据 四、模型 维度：第一维，现行价值形成维(简 员或群体进行的业务办理活动；然后 在实践中，通过对东莞市规划电 称现行维)，在文件现行价值形成的 是职能活动，它既包括以各业务科室 子文件基本管理流程和管理方式的探 同时，文件还具有第一价值和第二价 主体为核心进行的职能活动，又包括 讨分析。得出规划电子文件运动的规 值，此维是文件第一价值的具体体现 由几个处室共同参与的、以特定事项 律，从而总结归纳出模型。 维，因而第一价值占据主导地位；第 为核心的职能活动；最后是具有特定 (一)模型图 二维。第一价值和第二价值此消彼长 目标的社会活动。