论高校学生档案检索工作完善.docVIP

论高校学生档案检索工作完善 　　我国现有在校大学生二千多万，每年毕业数百万。高校学生档案检索工作不容小视，它不仅直接反映一个学校的管理水平和培育质量，也关系学生今后的发展。因此，客观分析我国高校学生档案检索工作现状，就一些普遍存在的问题提出有针对性的解决思路，是一件颇有意义的事情。 一、高校学生档案检索工作的现状分析 高校学生档案检索分为电子检索和手工检索两种方式。电子档案采取的是电子检索，纸质档案则一般采取手工检索。目前，高校学生档案检索工作虽然整体上是平稳、协调的，基本能满足高校、学生和社会的需要，但也存在诸多不足，主要表现在以下几个方面： 1.电子检索方面。电子 档案多用盘带目录，每个软盘、磁带、光盘都要按库房中排列顺序编号，编写标题简要说明各自存储的内容或年代跨度。盘带标题按序号汇集起来，编成盘带目录。首先，就电子档案硬件而言：电子档案系统服务器无法同时为大量用户服务，档案信息难以适应社会档案信息利用需求[1]。高校学生众多，信息量大，电子档案系统更是面临严峻考验，电脑硬件级别不够，档案检索系统落后，都会制约档案检索的发展，为教务人员带来工作上的不便。其次，就电子档案软件而言：检索工具没有统一编制要求。[2]案卷目录和全引目录随学生档案一并进入高校档案馆，由各高校自己编制。由于没有统一的编制要求，在全引目录上，有的高校写档号，有的写保管期限，特别是当标引不统一时，学生档案查找起来非常困难。而且，在案卷目录上，也存在重复、交叉现象。 2.手工检索方面。随着时间发展，各高校学生纸质档案越来越多，不仅增加了储存面积，而且由于纸质档案易燃、易湿、易丢，档案的安全性也受到威胁。同时，档案数量的逐年增多，导致档案检索越来越麻烦。 二、完善高校学生档案检索工作的基本对策 1.电子检索工作的完善。随着经济全球化、信息化与数字化的发展，越来越多的纸质档案被扫描成电子版本存储在数据库中。电子检索也成为高校学生档案检索的主要发展方向。各高校完善电子检索工作可以从以下几个方面入手： （1）完善硬件设备，制定学生档案存储光盘管理方案。将DVD-ROM/RAM档案存储检索系统引进到高校档案管理中，它是专门用于对各种档案资料进行存储备份、检索查阅的系统。首先，建立电子学生资料库。档案管理员可以对原始数据资料进行扫描备份，刻录成光盘存放于DVD-ROM/RAM光盘库中，用户可利用网络很方便地检索查阅数据资料。此设备光盘库的容量大，换盘速度快，支持跨盘检索，支持网络无缝数据刻录（可同时支持六台刻录机），内部组件模块化设计，内置错误诊断系统，机械手自动加载盘片，自动翻面，可读取双面盘片，是网络时代学生档案检索的理想存储设备。 （2）统一编制学生档案专门检索工具。档案检索工具一般由说明、目录、主体部分、简图或示意图、档案管理特征（档案名称、档案号、密级、保管期限、归档日期、存放点等）的标注和附录等构成。使用方便、实用性强是衡量检索工具编制好坏的标准之一，也是编制档案检索工具的要求之一。检索工具要灵活、全面、准确、方便，它要求项目的设置要实用、文字简明扼要、结构合理、易于操作。全国高校学生众多，院系专业设置繁杂，文理研究方向不同，应根据学生档案的要求以及档案的外部特征，编制一套专门的学生档案检索工具。 （3）重视主题词的提炼。按照检索要求分类，档案检索分为强相关检索和弱相关检索。强相关检索强调检索的准确性，提供高度对口信息检索，弱相关检索强调检索的全面性，提供完善信息检索。不论是何种检索，在信息检索领域中，关键词检索是重中之重，特别是著录的标引主题词。主题词标引不规范、不准确，标引的随意性和主题词缺失等问题的存在，给档案检索带来很大的困难。在高校学生档案中，姓名、入学年级无疑是较为重要的信息点。除此之外，部分学生的特有名词也很重要，这就需要档案工作者认真阅读学生档案，从中挖掘亮点。对此，档案馆可以加强审核与控制，在关键词录入的时候可实行三审制严格把关，同时加强工作人员主题词标引技能的培训，拓宽他们的知识面与专业技能，鼓励他们成为高素质的档案检索人员。[4] （4）完善检索数据库和选项卡，实行“纵横分类法”。横向划分：按专业班级不同（授课教师不同），输入专业班级即可完成查找；按身份不同，各高校学生众多，学生的身份也很多，在档案检索时可以设置不同的选项卡，比如“校级学生干部”、“院级学生干部”、“班级干部”等；按学生地域（省份）不同：东北、华北、西北等；按学生类别不同：毕业生、研究生、在校生等。纵向划分：按入学（毕业）年份、学习成绩排名等。 （5）档案检索打开方式设置为只读，不得随意篡改学生档案。在学生档案打开后，检索人往往会根据自身需要查阅相关资料，有时会因为键盘不注意误删几个字