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关于徐州市房产档案管理数字化建设探析 　　【摘 要】随着房地产市场的不断发展，各类房产交易业务量日渐增长，由此而形成的各类房产档案也是日趋增多，档案管理工作任务更加繁重，工作要求更加具体。本文结合徐州市住房保障和房产管理局对于房产档案管理的数字化建设工作，分析了房产档案数据库与信息管理系统在房产档案管理工作当中的积极作用。 【关键词】房产档案，数字化，管理系统 引言 房产档案是房地产行政管理部门在进行房屋产权登记、产权调查、产权变更及转移房屋权属等管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录[1]。随着房地产市场的不断发展，房屋交易量的不断攀升，房产档案的利用率亦在不断提高，原有的档案管理模式很难适应档案工作发展的需要，实现房产档案数字化是解决以手工处理为主的传统房产档案管理方式工作效率低、信息共享难、差错率高等问题的有效途径。 1、徐州房产档案管理特点 以前，我市房产档案管理采用目录级索引，即只能通过产权人、房屋坐落等查询出档案号，工作人员再去库房按照区、办事处在相应的密集架上查找。工作人员每天接待络绎不绝的来访者，而查询方法仍然是几年前开发的软件，有时因工作人员入库时放错位置或因档案被调出利用完再放回时放错了位置，造成档案无法及时提供，既影响了来访者的使用时限，又给我们的工作带来了很大的不便，这时我们必须抽调专门的人员大面积地查找。我市房产档案馆的档案是按区、办事处存放的，全市共41个办事处，再加上又分私产、单位产、直管产等，找起来非常麻烦，效率极其低下。一旦遇到这种情况，老百姓就会质问我们的档案管理人员，沟通过程中不可避免地产生矛盾，严重影响了正常的工作秩序。 同时，由于使用的软件版本过低，旧有数据录入的量很大，存在工作人员在录入信息时随意性太强，该录入的信息没有逐项录入，如交易费用、家庭成员情况、丢失查封信息等基本不录入，造成信息不全，与现在的利用需求不相适应。而房屋权利记载信息不全、登记信息缺项，既满足不了查询者的需要，又不能全面反映房屋权利受限制情况，就会给建立房产登记信息簿带来很多麻烦。 2、房产档案数字化建设的必要性 2.1 档案数字化是数字房管的重要组成部分 档案管理是房产管理中的重要组成部分，它不仅是房产交易、权属登记、解决房产纠纷的主要依据，对于城市房地产发展的决策者和管理者来说也是至关重要的[2]。首先，房产档案是房管局保管和提供利用档案信息的职能部门，我市房产档案馆有几十万卷档案资料，是我市最有价值的房产档案信息资源库；其次，档案载体的更新换代迫切要求档案数字化，档案由甲骨、金石、简牍发展到缣帛、纸张，直到光、声、点、磁等，显而易见档案载体正逐渐地被新型载体所代替或更替，电子档案的出现给档案管理者提出了一个亟待解决的课题，即房产档案的电子档案的收集、保护和利用，而解决这个问题的途径只有一个，就是实现房产档案数字化。此前，档案馆的保管、利用和利用手段与形势的发展不相适应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的目录级索引利用的水平上，而公众对档案信息的需求不断变化，如：房屋的买卖、交换、赠与、法院办案利用档案，银行贷款确认产权人的房屋情况，城市房屋拆迁等都必须查询房产档案，了解房屋的性质、来源、面积以及抵押、冻结、查封等相关信息这些都必须到我们档案馆查询才能得以知晓，而现在的管理方式很难满足档案利用的需求。 2.2 房产档案数字化是解决库房不足的重要途径 以往档案按办事处存放管理需预留空架，且预留多少很难确定，加之档案数量不断增加，档案的日常鉴定管理工作不能及时开展，就会造成档案内容臃杂，库房载重、容量就成为困扰我们的一个难题。如果房产档案实现了数字化，形成了与现实档案同步的电子复本，形成了一个统一管理、分布应用的房产电子档案数据库，利用先进的电子存储技术存储后，减少了大量的档案，极大地减轻了库房的压力。 房产档案数字化建设一旦完成，将会大大提高业务工作效率，一是在业务受理审批过程中，通过实时调阅档案影像数据，工作效率可以成倍提高；二是在受理客户查阅档案过程中，效率会成倍提高，档案利用直接通过计算机进行电子档案查询，较原先的人工纸质档案查询更为方便、准确、快捷。通过使用影像数据，可以实时查阅打印，有效地保护原始档案，并节约人力物力，同时原始档案进入库房后，无须频繁进出，有利于档案库房的规范管理。 3、徐州房产档案管理数字化建设情况 目前，有许多城市已经在建立电子档案，其出发点主要是基于两方面的考虑：一是为了方便房产档案利用，当业主需要复印原房屋买卖契约或其他资料时，工作人员只需要在电脑中直接打印即可，不需要进库房提档；二是基于房产档案利用安全方面的考虑，凡需查阅房产档案的业主，大都是为了解决产权纠纷、