行政秘书培训-会议组织与管理（PPT 78页）.ppt

前 言 会议概论 第一节 会议的特点作用与种类 四、会议的要素 １、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 第二节 会议秘书工作的基本任务 第三节 会务工作的 具体内容 第四节 常用会议的组织程序 第五节 会见与会谈 4、通知对方 会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。 了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。 如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。 5、场所的布置及座位安排 （1）场所的布置 会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。 会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。 （2）会见与会谈的座次安排 ①会见的座次安排 会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示： 记录 译员 主客 主人 客方人员 主方人员 译员 主客 主人 客方人员 主方人员 ②会谈的座次安排 双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图(一)，或进门后的左侧如图(二)，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。 桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。如图所示。 多边会谈的座位可摆成圆形或方形。 正门 客方 主方 1 3 5 7 6 4 2 1 2 4 6 7 5 3 {译员} 主宾 {译员} 主人 （一） （二） 课堂讨论 一天下午，天地公司要与外地某企业举行会谈，会上欲就双方技术合作事项达成协议。初萌作为该公司的秘书事前做了大量准备工作。但就在这天临近中午时，初萌发现有关质量监督管理方面的资料没有准备。她急忙通过各种方式查找这类资料。资料终于找到了，可会谈也开始了，初萌只好提心吊胆地等待会谈结果。会谈开始后，双方就事先准备好的协议草案展开了充分的讨论。最后，外地某企业代表提出了质量监督管理方面的问题，因为这对于合作项目的成功有着重大的意义。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，无法给对方以满意的答复，会议没有做出任何决定，只得暂时休会。 为什么会谈没有取得结果？秘书能否采取一些应急措施？ 相关知识 会见 会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。 会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。 相关知识 会谈 会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。 会谈的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。 相关知识 会见、会谈的区别 1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。 2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。 会见与会谈的基本程序 迎接 致辞、赠礼、合影 会见或会谈 记录 结束 合影图 5 4 4 4 5 5 4 4 4 4 4 5 5 4 4 4 2 1 3 4 4 4 5 6 1---主人 2---主宾 3---第二主宾 4---客方人员（或主客插排）5---主方人员 6---摄影师 技能训练 【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。 一、案例分析 案例1： 一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无，线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训