贸易部管理制度.doc

贸易部管理制度 第一章 总 则 第一条、贸易部承担着公司产品销售、客户服务、协助生产的任务，为规范贸易部的工作，保证各项工作顺利进行，特制订如下管理制度。 第二条、本制度主要是规范公司的销售行为、销售人员行为，为订单的落实、货款的及时回笼，防范汇率风险作出严格规定。 第二章、贸易部工作职责 第三条、发挥销售的龙头作用，以销定产，带动生产。 第四条、坚持重点客户、重要市场优先的原则，通过销售占领市场，使市场占有率不断提高。 第五条、根据市场状况、客户情况、生产难易程度、价格因素等控制调节订单数量，掌握生产节奏，做到均衡生产。 第六条、与客户建立良好的贸易关系，采取有效的方式，实现订单的落实，为公司制订的目标服务。 第七条、发挥桥梁作用，保持与客户、生产之间的联系，协助解决生产、质量管理、成品装运、新产品开发过程中遇到的问题。 第八条、进行市场分析和预测，为公司决策提供依据。 第九条、加强内部管理，形成良好的机制和程序，保证各项工作准确、高效运转。 第十条、严格遵守公司的保密制度，维护公司的利益。 第三章、人员管理办法 第十一条、出勤管理。销售人员应按照公司《员工出勤管理办法》，办理各种出勤手续。 1.人员外出要向部门主管请假。除非特殊原因，任何人不得代他人请假。 2.准时上下班，并按照规定自行打卡。 3.上班时间不得使用办公或私人电脑或其他电器上网聊天、玩游戏。 4.值班人员不得擅离职守。 第十二条、主管工作职责 1、按照公司工作目标，进行市场分析、制订销售计划，运用各种营销手段，落实订单保证生产所需。 2、围绕生产、品质、销售协调部门之间关系，解决销售过程遇到的各种问题。 3、建立健全管理制度，使各项工作有章可循。 4、督促所属人员积极努力，优质高效完成各项工作任务。 5、随时检查各小组、人员的报表、单证、制度落实情况。 6、完成公司交给的其他工作。 第十三条、跟单员工作职责 1、负责订单跟踪，处理订单涉及的生产安排、交货等问题。 2、熟知客户、产品、价格，了解生产工艺流程、品质，成为一个合格的跟单员。 3、进行客户管理，分析了解市场，促进销售的进行。 4、一丝不苟、勤恳努力，按时按质按量完成工作任务。 5、提高服务意识，与客户保持良好关系。 第十四条、单证员工作职责 1、认真执行单证管理制度，完成销售单据的编制，保存包括发票、装箱单、关单、提单、订单或合同、函电在内的销售单据。 2、协助跟单员做好销售数据的核对、统计工作。 3、编制各种报表，做到报表规范、整洁，数据清楚、准确。 4、完成公司交给的其他工作任务。 第四章、业务管理制度 第十五条、展览会管理 1、根据公司的营销策略，制订参加展览会、交易会的计划。 2、制订展览财务计划交公司审批。 3、安排人员落实参展样品制作准备、运输方式、展台布置、展品资料、赴展人员签证等工作。 4、展览结束写出总结报告，汇报交易金额、成交量、市场动态等情况。 5、跟单员按照与客户达成的协议，落实样品、订单等事宜。 第十六条、接待与贸易洽谈 1、按照客户接待制度，安排接待的规格和人员。做到有礼有节，为洽谈业务创造良好的氛围。 2、认真准备资料，确定访谈内容。重要客户来访时，访谈内容事前必须征得公司的同意。 3、洽谈结束，及时向公司汇报并与相关部门沟通，认真落实谈判的各项内容。 4、跟单员如陪同公司领导接待客户，要负责现场翻译和记录，并在会后将洽谈记录整理交领导审阅。 5、所有洽谈记录留档备存。 第十七条、样品跟踪 1、样品制作不管件数多少，一律实行作业单制度。 2、样品作业单由跟单员填写、主管审批，除样品的规格、型号、客户名称外，还要明确规定完成的时间。 3、样品完成交寄客户前，登记样品的详细数据资料。同时，跟踪客户对样品的反映，及时反馈给有关部门，以指导下一步的工作。 4、客户确认的样品，跟单员必须至少留存一件摆放在样品间，以做生产参照之用。任何人未经部门同意，不得外借。 第十八条、订单确认 1、跟单员接到客户订单，必须与客户进行确认，明确价格、付款条件、交货日期，计算订单数量是否符合公司要求，并交公司审批。 2、订单内容必须符合公司与客户之间的协议或约定，任何的修改或要约的变动，必须经过双方认可。 3、按照公司规定，货款支付只采用T/T或信用证方式。 4、对于不熟悉、第一次交易的客户，确认订单后，双方还要签订合同。 5、原则上，凡与公司开展业务的客户，必须接受公司《产品贸易标准》、《国际贸易合同》的相关规定，否则其订单不接。同时，资信记录不良的客户订单不接。 第十九条、下单 1、各贸易小组在下单前，要先下发生产预测单，确认生产日期、材料到位日期，再正式下达生产指令单。 2、订单下发部门：生产部、采购部、物资供应部、成批货运部。 3、一张指令单，只安排一个客户的1-3个型号产品。