“文件”之我见.pdf

文‘‘件”之我见 ■苏州大学社会学院 张红博 摘 要：文件生命周期理论是档案学研究中的主要理论 众所周知，文件生命周期理论历来被认为是档案学理论 之一，文件又是文件生命周期理论的研究客体，因此，只有从 体系的基础之一。我国档案人员长期以来普遍认为档案是由 文件的源流、概念、类别等方面对文件进行分析，才能真正理 文件转化而来的，“今天”的档案就是 “昨天”的文件，“今天”的 解文件生命周期理论，并以此不断推动档案学理论的发展和 文件很有可能就是 “明天”的档案。那么，到底什么样的文件才 完善 。 是真正的文件，文件的概念究竟是怎样的，文件的种类又有哪 关键词：文件 概念 分类 分析 些?本文试对以上问题作初步的分析。 一 、 对文件源流的认识 与义务，利用所需的档案信息，为档案室与档案信息利用者之 信息资源和利用者之间的桥梁和纽带。要达到这一 目标，必须 间形成互动式的发展关系奠定基础。 重视对档案人员素质的培养，要培养一批不仅精通档案管理 通过宣传，努力改变档案室在人们心 目中的传统印象，变 业务，而且也熟知计算机硬件、网络、安全防范等技术的多面 基层档案室是档案的 “暂时存放库”为 “服务中转站”。努力拓 手，能够参与档案信息化建设的全过程，能够了解和把握运行 展 自身的职能，提升 自身的服务质量，在用户之间树立 良好的 过程中可能出现的各种技术问题，为信息化进程储备好高素 口碑。口碑是最大的肯定，也是推动服务型保密档案室发展的 质的人才。 重要动力。 提升档案部门的服务意识 ，这也是赢得档案事业进步的 3．在室藏 内容上下功夫 重要举措。这是档案室的一个门面，不要 “衙门”不大，但是门 芷所谓 “巧妇难为无米之炊”，档案室室藏内容的建设才 难进，脸难看 ，话不好听，这就增加了大家利用档案的难度，挫 是建设服务型保密档案室的关键所在，是提供服务的大前提。 伤了大家对利用档案的积极性 ，是建设服务型档案馆的一只 对于档案室自身内容的建设主要表现在两个方面。一是加大 拦路虎。提供优质高效的服务是对档案室的一种无形的宣传。 对本机关单位现有档案的收集力度，优化室藏档案的内容结 6．建立有效的评估测评机制 构。二是加大现有档案成果的转化。档案中蕴藏着大量的有 在档案室提供利用服务的过程中，为了客观地了解档案 价值的信息，然而如何对保密档案室的档案资源进行整合，使 室档案利用服务工作的现状，正确的认识档案利用服务工作 这些死的信息转化为活的成果，提供利用者满意的信息服务， 的实际，有必要开展档案利用服务测评方面的工作，以便于对 也是建设服务型保密室的关键所在。 各类档案利用的效益、利用工作的效能进行科学的测量与评 4．提供主动式服务 定，为改进档案利用服务工作、加强档案管理决策的科学性提 传统的单纯的查阅利用方式也是形成档案利用者对档案 供依据。同时，建立评估测评机制，也是档案室进行 自我反省 室看法思维定势的重要原因。建设服务型保密档案室应该努 的重要举措，它能使档案部门做到心中有数，为下一步工作的 力打破这种思维定势，立足于档案室的实际情况，实现服务方 改进指明方向，提供动力。 式的有效转变：一是将被动式服务转变为主动服务，树立超前 服务意识，多渠道、多形式的开发档案信息，按需提供；二是打 参考文献： 破 “养在深闺人不识”的封闭局面，将封闭式服务变为开放式