05 广告物料管理规定.docVIP

目的 对广告物料申请、订购、发放及使用的全过程进行控制，保证广告物料质量，避免广告物料浪费，降低成本、提高运作效率。 适用范围： 适用于广告物料控制的全过程。 定义 广告物料：指由市场部直接控制和管理的，为宣传公司形象、品牌、产品以及为促进销售而设计和制作的物资，包括：画册、单张、海报、折页、吊旗、促销品、礼品、展板、展柜、展架、水晶字、菲林、喷画以及其他宣传物资。 生产物料（如产品零配件）、生产辅料（如工具、产品包装、说明书、产品标贴等）、辅助物料（如办公用品等），非以宣传为目的而制作的物资，由采购部负责采购，不受本规定控制。 职责： 销售服务部负责提出广告物料需求和建议，广告物料申请的审批和发放控制，统计广告物料发放和使用情况，并于每月5日前向市场部提供。 市场部负责广告物料的需求制订、设计、采购、检验，以及广告物料供方的选择、控制和考核；并监控广告物料的库存和投放情况； 物资部负责广告物料的进、出、存管理； 控制程序 订购 5.1.1 市场部根据销售服务部的广告物料需求和建议，结合市场情况和公司广告传播政策确定广告物料制作的品类、时间、数量，联系供应商进行打样并初步确定价格。参与比价供应商不得低于三家，选择性价比最高者作为合作对象，具体执行遵循附件一：《供应商报价审批流程》。 5.1.2 数量、价格初步确定后，市场部拟订采购合同，合同经市场总监签批后方可安排供应商进行生产；每批排产数量超过营销分权手册规定的部门权限外必须经总经理批准后方可排产。 5.1.3 市场部应跟催供应商以确保按时、按质、按量交货； 5.1.4 为降低库存，节约成本，广告物料订购量一般不超过两个月的用量，大宗物料应尽量采用分批送货方式。 库存管理 5.2.1 物料进仓，由市场部对其质量进行检验，检验合格签字确认，未经市场部签字确认不得安排进仓；物资部负责物料数量的查验，数量不实或单据不齐物资部有权不予进仓； 5.2.2 物料进仓后，市场部以电话或电子邮件方式通知销售服务部相关客服人员； 5.2.3 物料存放物资部期间的管理按《产品防护控制程序》进行；物资部有责任保证物料的数量完整、品质完好； 5.2.4 特殊情况需要进行后期处理的物料，由市场部协调处理； 5.2.5 市场部应定期或不定期检查物料库存状况，发现呆料应及时通知销售服务部安排发放；销售服务部应及时做出安排，并将处理情况反馈市场部； 5.2.6 因市场情况和销售政策发生变动（如价格变动）或其它原因导致物料不能或不需再利用的，市场部列出清单通知物资部申请报废，物料报废按公司《废品管理规定》进行。 发放 5.3.1 销售服务部根据市场情况及投放计划及时安排物料的发放，并以物料发放通知单形式传达至物资部； 5.3.2 物资部按销售服务部提供的物料发放通知单进行备货，确保货物的按时发出； 5.3.3 物料发运过程中发生数量短缺或造成毁损，销售服务部应在7个工作日内查明原因，追究相关责任人或运输单位责任并采取补救措施；处理情况应通报市场部。 相关文件 6.1 《产品防护控制程序》 6.2 《废品管理规定》 6.3 《供应商报价审批流程》 相关记录 7.1 《广告物料订购合同》 7.2 《供应商报价审批表》 流程图——《广告物料管理流程》 附件一：《供应商报价审批流程》 序号/文件名称: TITLE 05、广告物料管理规定 版本—修订： ISS—REV A 文件状态： DOC.STATUS 文件编号: SOP-QH-005 DOC.REF 页码： 第 4 页 共 4 页