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报告 联络 商议 一、报告 二、联络 三、商议 第一章 总结“报告” 要点： ※别等上司要求才“报告”，“报告”应该自动自发地实施。 ※不单只报告工作结果，在工作的各个阶段报告也极为重要。 ※不能认为“没什么大不了的事，没必要报告”，相反的，要有“求稳妥，先报告”的态度。 “报告”的内容如果未经整理，那不但未能向上司正确传达要点，恐怕还会招致误解。所以，必须事先整理笔记，再根据下列顺序报告要点。别把客观事实和自己的意见混为一谈。这些是“报告”时需要注意的。 要点： ※事先利用笔记或报告书整理要点。 ※报告时，把客观事实和自己的意见分开陈述。 ※报告时，要认为上司想尽早知道正确的情报。 第三部分 实践“报告” 的要点 “报告”时最重要的，是把事实原原本本地传达给上司。假如害怕遭上司责骂而隐瞒自己的过失，那上司就无法掌握正确的情报，恐怕会因此而错下判断。有时，还会导致更严重的问题。 第四部分 善于“报告” 你的上司要尽早得到正确的情报。为了满足这个需要， 你要能够自动自发的提出报告，同时办事要快，工作 素质要好。 第二章 总结“联络” “联络”是沟通方式之一，在机构里做事不可或缺。不同的“联络”的方式，可对同事、下属、相关部门，甚至客户产生重大的影响。比如，紧急时刻如因未能及时联络而对相关人士造成麻烦，那就会导致各种浪费及不信任。 要点： 第二部分 “联络”的基本要点 “联络”必须能同对方传达正确的情报。事先可把内容整理得简洁，并确认通融妥当地传达给对方。如果能对这些要点加以留意，那就能妥当地办好事，处理好工作的基本要求。 ※事先整理好要点 ※确认要联络的内容是否已经正确传达 ※联络时，确保明确传达了5W3H，如什么时候答复。 第三部分 实践“联络”的要点 “联络”的方式有多种，其中最易发生问题的是电话“转述”。正因为无法与对方面对面交谈，所以更要做好笔记，并重复对方说过的话以便确认。同时，如果事情紧急而负责人不在现场，那就必须代他回应。如果能够妥善地随机应变，那负责人或客户就会感谢你了。 ※如果事情紧急而负责人不在现场，那就必须代他回应。（如：向上司说明情况，寻求指示；联络其他部门或相关人士以进行调整；打电话向客户报告结果；事后向当时不在场的负责人报告） 第四部分 善于“联络” 所谓联络，除了进行必要的业务联络之外，也包括传达对接受方有用的情报及接受方想要知道的情报。这样的话，就必须了解接受方所处的状况及立场，并不失时机地联络。 第三章 总结“商议” 当你无法独立解决某事时，把事情化成你和相关人士的共同问题，一起想办法解决，这就是“商议”。商议可防范问题于未然，并有助于解决问题，因此非常重要。 要点： * * 教育课 2008年7月5日 第一部分 “报告”为何重要 在进行工作时，“报告”极为关键。譬如，由于下属没自动自发地“报告”，上司未能预见问题，结果不能及时采取应对措施。就这一点而言，说“报告”是工作的基本要求中的基本也不为过。 “报告”的定义 所谓“报告”，就是向上司说明某项工作的进程或结果。 第二部分 “报告”基本要点 报告的顺序 先陈述结论 接着说明理由、背景及状况 再提出自己的意见 要点： ※越是坏消息，越要早点报告。 ※别把过失或麻烦当成自己个人的问题。 ※养成随时做笔记的习惯，可避免遗漏要点或犯错。 ※如果无法判断是否应该报告，那就报告吧。 ※为了确认或肯定某事，必须自行要求对方让自己报告或联络 要点： ※即使上司工作忙碌，也不用客气，应该报告的就要报告。 ※自动自发地向上司报告自己工作的情况，这样，上司就能安心地把工作交给你。 ※养成勤于报告的习惯。 ※可按情况选择电话、传真或电邮进行报告。 第一部分 “联络”为何重要？ “联络”的定义 “联络”指的是考虑谁应该知道现有的情报，并向有关人士传达情报。 ※紧急时的联络工作应优先于日常业务。 （如：先利用传真通知、给出差的地方打电话或要别人帮忙调整等） ※如果是联络工作做得马虎，就会导致巨大的浪费（浪费费用、劳力及时间） 联络的顺序 先陈述结论 说明理由、背景及情况 再度确认已经正确传达 5W3H的联络方式 Who : 谁做了什么；向谁传达 What :什么事（事情） Where:在哪里（地点） When :什么时候（交付日期、日程等） Why :为什么（理由、原因） How :怎么进行（方法） How many:多少（数目） How much:多贵（价格） 要点： 接受留言的窍门 ●一定要做笔记 ●把留言的内容重复说一遍给对方确认 ●最后要报上自己的名字 要点： ※每个工作的关键处都是联络的绝好时机 ※在进行联络时，也容易顺便传达别的事情 ※可按情况选择电话、传真或电邮，以顺畅地进行联络。 要点： 第一部分 “