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信息化环境下教材管理的流程优化研究 王成杰 范冰 常州纺织服装职业技术学院教务处 X 关注成功！ 加关注后您将方便地在 我的关注中得到本文献的被引频次变化的通知！ 新浪微博 腾讯微博 人人网 开心网 豆瓣网 网易微博 摘????要： 教材日常管理是一件繁琐、谨慎的工作, 涉及到的部门多, 流程多, 需要信息化管理手段, 需要管理人员执行力。文中通过分析学校的传统具体的业务流程, 对其进行去冗优化, 达到增值服务效果。 关键词： 教材管理; 业务流程重整; 财务结算; 作者简介：王成杰 (1979-) , 男, 汉族, 硕士, 常州纺织服装职业技术学院, 副研究员, 研究方向为计算机应用及教学管理; 作者简介：范冰, 副研究员, 研究方向教学管理。 1、教材管理中的现状与难点 1.1 教材日常管理的内涵 教材日常管理, 包括诸多业务流程, 如教材前期招投标、教材征订、教材分发、教材结算、教材库存管理等环节。是一项业务流程繁复, 需要多方衔接与沟通的管理工作。依赖于信息技术、依赖管理人员的水平。 如果假定教材管理部门在中间位置, 那么书商就是其上游的供应客户, 下游有等待拿书的学生客户。左边是各系部秘书与辅导员客户, 右边是财务处的结算客户。五个要素相互联系, 相互作用, 教材管理部门就在星型连接的中心位置, 需要起到核心服务的管理职责。 1.2 教材管理中难点和漏洞 主要表现为 (1) 优先选用优秀的教材的指导思想, 难以落到实处; (2) 招投标后书商与教材管理部门服务理念、工作方法需要磨合; (3) 老师提供征订信息有误差, 需要回告; (4) 学生人数难于精准确定; (5) 春节年关, 少数书籍供货难; (6) 教材征订单信息不能实时更新, 难于同步; (7) 发放环节学生清点书目种类和数量时有误差; (8) 零星教材补货周期长; (9) 教材结算到人对帐、核算工作量大。 其中 (1) 、 (7) 是两个漏洞, 比较主观, 可加大制度建设、加强监管来改进, 达到规避风险的目的; (2) 、 (5) 、 (8) 是三个难点, 比较客观, 需要工作人员诚心去沟通和服务; (3) 、 (4) (6) 、 (9) 四个难点, 为本文讨论的重点, 从系统化角度出发, 改进业务流程, 借助信息化手段来建立教材管理系统, 提供效率。 1.3 学校现行的教材管理业务流程 我校教材征订、发放、结算、付款一个完整的流程需要3个学期, 从流程图中 (见图1) 不难看出其业务繁复, 以发放2016-2017-2学期教材为例, 具体表述如下: (1) 教材征订表发放阶段。2016-2017-1学期第3个月下旬左右, 就下发教材征订表, 第4个月下旬收上来汇总, 然后切分成3家订单。 (2) 书商联系回告阶段。关键是确定书的品种及数量, 回告不再印刷的书, 直到老师换书确认新书。然后进入寒假书商订书期。 (3) 订书阶段。在订书的过程中, 多数书籍都能直接到位, 极少数的书籍出版会因印刷厂最后一个环节的原因, 可能未能及时到货, 出版社会反馈给书商, 书商反馈给教材管理人员, 教材管理人员再反馈老师, 老师根据下学期课表决定是否换书。流程需要反复进行。 (4) 开学书商送书阶段。开学前, 书商送货, 因为换书, 修正一下少量的发书单, 发放学生领书单、通知领书公告。组织领书。 (5) 教材发放阶段。2016-2017-2学期开学第1天就要下发所有的教材和讲义。关键是品种和数量的清点与核对要仔细, 督促学生, 不断提醒不要出错。学生拿凭单去领书教室, 先清点教材, 正确后在书商发放表上签字, 然后全领回去再发书到人。 (6) 零星教材征订阶段。因专业调整, 学籍异常等情况需要进入零星教材征订工作。 (7) 结算阶段。结算到每个人, 仔细核对。 (8) 付款阶段。2017-2018-1学期期初付款给书商。 图1 各客户之间的业务流联系 ??下载原图 纵观上述 (1) 到 (8) 之流程, 有些流程存在冗余, 可以通过改造提高效率。 2、业务流程优化 2.1 业务流程重整优化的原则 业务流程重整的总的原则[1][2]是基于系统化的分析, 利用信息技术去改造。提高业务流程的服务效率和效果, 达到增值服务的目的。 整改中, 要认真分析, 逐一理顺各个流程的走向, 去除冗余的流程环节, 将流程中能用电脑替代人工的流程, 全部以信息化方式替代, 不能被替代的人工部分, 需通过制度建设、过程控制来加强监管, 借助运行结果, 利用反馈机制来实现评价、评级, 促服务质量提高。 2.2 用信息化整改四个教材管理环节 针对“1.2节描述的 (3) 、 (4) (6) 、 (9) 四个教材管理环节”中冗余的流程, 借助信息化手段, 开发教材管理系统,