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电子政务系统中的档案管理存在的问题与思考 柳斐 陕西宝汉高速公路建设管理有限公司 X 关注成功！ 加关注后您将方便地在 我的关注中得到本文献的被引频次变化的通知！ 新浪微博 腾讯微博 人人网 开心网 豆瓣网 网易微博 摘????要： 现代社会对互联网的依赖程度越来越高, 伴随着计算机应用技术的普及同时也出现了很多关于电子文档方面的问题。电子文档的使用在方便了行政事务的同时, 由于互联网的解放, 对使用人员没有要求, 所以很多电子文档在传递、阅读的过程中导致了泄漏、丢失、损坏、中毒等一系列的问题, 导致了不可预知的风险。本文主要探讨电子政务系统当今形势下的状况和存在的问题, 并基于问题提出有针对性的、操作性的电子档案管理措施。 关键词： 电子政务系统; 电子档案; 档案管理; 问题分析; 解决措施; 电子政务也被称为政府信息化管理、电子政府、网络政府, 它是政府应用现代网络和通信技术, 把档案管理和服务工作通过网络的方式进行优化重组, 不局限于时间与空间, 面向公民、社会以及政府的其它部门, 为它们提供优质的政务信息与公共服务的一个过程。电子政务系统的应用, 不仅提高了政府工作效率, 还降低了行政事务的成本, 使得行政工作更加透明公正、高效廉洁。所以, 为了适应当下网络政府的发展需求, 目前迫切需要解决的问题是如何有针对性、有操作性的把电子政务系统的档案管理工作做到位。 一、电子政务系统中档案管理目前的状况 21世纪初期, 国家质检部针对电子政务系统中的档案管理问题颁布了“电子文件归档与管理规定”, 其中对电子文档有了非常明确的定义, 它是在数字设备中生成的, 以计算机盘片、光盘、磁带磁盘等为载体, 在通过计算机等一些数字设备进行处理、浏览, 最后可以在计算机网络上传输的文件就是电子文档。国务院2015年3月份发布的国务院办公厅“关于开展第一次全国政府网站普查”的通知中有指出, 必须不断的完善电子政务系统中每个工作环节的制度规定, 进一步促进电子政务工作, 来为社会经济的发展和人民群众的生活带来更便利、更优质的服务。正是这一规定的提出使电子政务系统中的档案管理工作面临新的挑战, 除了要加强电子政府的内部建造之外, 还需要坚持不懈的探索, 寻找到一条更适合电子政务档案管理系统的道路, 从而才能更好的服务于人民群众。 电子政务系统中的档案管理和传统的文档资料管理相比较, 它一般具有两个不同的特征。一是电子政务系统中的档案管理具有自立性, 鉴于电子档案都是通过网络的方式进行传递的, 所以每个档案都会有固定的储存位置, 而且档案储存环境可以利用载体随时进行更换, 在这种情况下依然能够保持档案内容和信息状态不变。二是能够充分利用计算机的相关设备, 同时也存在一定的安全祸患, 电子政务的档案管理离不开计算机, 它对计算机依赖性比较强, 但是计算机的登录是没有限制的, 容易被复制, 修改, 这些问题都不容忽视, 以及计算机的硬件设备、操作系统是否损坏直接影响电子档案的存储问题, 一旦电脑出现故障, 涉及到电子档案能否正常存储以及是否丢失。 二、电子政务系统中档案管理存在的问题 (一) 技术障碍导致的文件归档问题 业务系统需要具备低冗余并且高效率的特点, 但档案管理需要保证长时间的安全性, 需要比较高度的冗余。业务部门在针对数据的管理权限上面比档案部门更加的全面, 不过有的时候档案部门可能不能第一时间找到所需的档案, 会影响工作的进度。比如在清除积存数据的时候变动了链接。 (二) 对安全性的保障还存在着缺陷 其实目前的电子档案遇到的问题还是挺多的, 有人工操作失误的, 比如分工不明确, 不按规范去操作等等, 这些是属于人为因素。不可控制的因素像自然灾害——地震、火灾以及其他方面的因素, 也能导致档案场地出现问题。还有经常会出现的应该是系统自身的技术问题。系统安全性不够, 容易遭到黑客攻击, 以及像软件和硬件方面的漏洞等等。像上面提到的问题, 都威胁到了电子档案的安全性。 (三) 在移交过程中存在的问题 任何工作完成了都有个传递的过程, 即移交给另一个部门或个人, 在这个过程中也是非常容易产生问题的。一般移交可能是移交部分档案, 不会一整套档案一起, 这样就容易导致档案之间很难关联起来。而且人都有惰性, 也许在移交档案的时候粗心大意造成某些数据丢失。并且大部分档案移交一般是纸质与电子档案同时移交的, 这就很容易因为时间差而降低工作效率, 加大了人力成本和时间成本。 (四) 现实中全程管理与前端控制产生的问题 一个是监管, 一个是执行, 这两者存在着问题是必然的。全程管理和前端控制都属于档案部门的位置, 但两者的存在却在现实中有很多的矛盾之处, 虽然它们都是为了电子档案能够更好的管理。问题如下:如果电子档案将全程管理作为重