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新形势下公路工程档案信息化管理存在的问题分析 魏文安 齐鲁交通发展集团有限公司莱芜分公司 X 关注成功！ 加关注后您将方便地在 我的关注中得到本文献的被引频次变化的通知！ 新浪微博 腾讯微博 人人网 开心网 豆瓣网 网易微博 摘????要： 在新形势背景的影响下, 做好公路工程档案管理工作, 理应明确发展方向, 推动档案管理步入信息化与高效化, 全面创新档案管理方式与管理理念, 充分发挥档案资源的价值和作用。但是, 当前公路工程档案管理过程中依然存在一些问题, 如档案管理工作人员的计算机操作能力偏低, 管理技术落后, 缺乏对档案信息化建设的认识等, 本文将浅析这些问题的基础上探索解决措施, 并提出个人建议。 关键词： 新形势; 公路工程; 档案管理工作; 存在问题; 1引言 目前, 传统公路工程档案管理体制已经不能满足新形势的需求, 必须转变档案发展方向, 推进档案管理工作步入信息化。但是, 当前档案管理工作中尚且存在档案管理人员的工作素养不足, 管理技术不符合信息化的要求以及档案管理模式不完整等必须解决的问题, 本文将在简析这些问题的基础上探索档案管理发展方向。 2新形势下公路工程档案管理存在的问题 2.1 档案管理人员的工作素养不足 档案管理人员的工作素养不足主要是指公路工程档案管理工作人员的计算机操作能力偏低, 不能熟练操作档案管理信息系统, 难以做好电子档案保密工作, 很容易泄露档案机密。另外, 档案管理人员没有全面推广与宣传有价值的档案资源, 档案开发工作效率低下, 不利于提升档案利用率。 2.2 管理技术不符合信息化的要求 目前, 档案管理技术较为落后, 部分公路工程档案管理机构还倾向于人工管理模式, 信息化管理水平较低, 给档案调阅、更新工作带来了一定的难度, 不能满足档案信息化管理的标准要求, 很难提高档案管理工作效率。 2.3 档案管理模式不完整 档案管理模式不完善体现在三个方面, 第一, 基层档案管理工作发展缓慢, 档案资料内容存在各种残缺, 信息的真实度无法保证;第二, 档案管理体系较为分散, 很难发挥统一而高效的管理职能;第三, 不少档案管理机构只重视档案管理工作所带来的经济效益, 而忽视了档案资源的内在价值, 没有认真研究档案内容, 不能有效开展信息时代背景下的档案管理工作。 3解决对策 3.1 提高档案管理人员的工作素养 转变档案发展方向, 推动档案管理工作步入信息化与高效化, 档案管理机构首先要重视提高档案管理人员的工作素养, 做好他们的专业培训工作, 改变他们的故有观点, 提高他们的计算机运用能力、主动学习和创新的精神, 引导他们熟练操作电子档案管理技术, 做好电子档案保密工作, 恪守职业公德, 正确认知本职工作, 对有价值的档案信息予以全面地推广与宣传, 使档案管理人员步入职业化与专业化。 3.2 提升档案管理技术 提高档案管理技术须全面加强档案资源的信息化建设, 运用计算机数字技术将文书型档案转化为电子档案, 并组建完善、便捷、高效的电子档案系统, 为该系统设置密码与防毒软件, 结合数字技术对分类项目进行数字命名, 例如档案目录中的分类项目应包括字段名FLH、类型CHAR、字节30、允许空NULL;密级项字段名MJ、保管期限字段名BGQX、文种WZ、规格字段名ZTGG、数量字段名ZTSL等。档案的数据保存形式是DBF或TXT, 其中使用TXT格式的文件的每个字段占一行, 记录为一行, 列与列之间使用分隔符TAB隔开;在进行档案文件的再次压缩和重组时要同时移交相应的解压缩、合并方法;档案号应严格采用“全宗号—年号—目录号—案卷号—页号”的格式;缩微号由画副号和盘号组成;文件的编号由机关代字、年度、顺序号组成;对于档案的秘密级别来说, 主要分为内部级NB、秘密级MM、机密级JM、绝密级UM。而且, 要促进档案资源数据与档案信息之间的准确无误和无缝对接, 确保数字档案的完整性。这样能够防止电子档案信息泄密, 节省档案管理成本, 提高档案调阅效率, 推动档案管理工作的更新。 其次, 公路工程档案信息化建设包含的工作量较多, 要注意抓住其中的关键关节, 做好信息的录入工作, 把各类施工资料进行数字化处理, 将其用网络资料的形式保存下来。 另外, 软件系统是公路工程档案管理的重要基础, 它能够为档案的系统分类与保存提供支撑。然而, 目前的档案信息化建设软件还较为落后, 虽然传统的单板机计算机档案管理方式为工作提供了便利, 可以做到数字化信息的记录、整合与检索。但是在目前的发展状态下, 单板机的技术含量较低, 已经不适用新形势的系统, 单板机中的兼容性问题也逐渐暴露了出来, 因此必须马上对软件进行升级和维护。 3.3 优化档案管理模式 完善档案管理模式理应创新档案管理体制, 扩大