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信息环境下企业档案管理面临的问题和挑战 朱海楠 广东邮电人才服务有限公司 X 关注成功！ 加关注后您将方便地在 我的关注中得到本文献的被引频次变化的通知！ 新浪微博 腾讯微博 人人网 开心网 豆瓣网 网易微博 摘????要： 21世纪是信息化的时代, 计算机信息技术的飞速发展已经深入到了各行各业, 同时借助计算机信息技术也很大程度的提高了人们的工作效率, 方便了日常信息管理。目前我们国家的各个行业的档案管理已经成功的将信息化技术普及, 并取得了一定的效果, 得到了积极的反馈。本文将针对目前信息环境下企业档案管理的现状和所面临的问题进行详细的分析, 并提出改进的方法。 关键词： 信息环境; 档案管理; 计算机技术; 措施; 作者简介：朱海楠 (1985—) , 女, 毕业于云南大学档案学专业, 目前在广东邮电人才服务有限公司从事档案管理工作。 现代社会已经是信息化的社会, 各种信息都呈爆炸式增长, 人们在信息环境下的各种交互也变得频繁。在档案管理行业, 传统的纸质式的管理方式已经不再适用, 难以跟上时代的发展, 且效率比较低, 错误率高。借助信息化的技术开发了档案管理信息系统, 将纸质的档案转换成为电子格式的文件进行存储和统一的管理, 方便档案的借入借出和追踪溯源, 这样的方式一方面提高日常档案管理的工作效率, 另一方面提高了档案管理的准确率。基于信息化技术建设的档案管理信息系统仍然面临着很多问题, 下面将针对信息化技术的发展给档案的管理带来的机遇和挑战进行分析。 一、档案管理的机遇 1. 丰富档案管理的技术手段 信息化的技术为档案的管理带来了更多的技术手段, 改变了传统档案管理的格局, 提供了多元化的档案管理方法。传统的档案管理是以对纸质档案资料的整理、归档、记录、备份等形式完成的, 这种管理形式对人工的消耗比较大, 且效率低下, 容易出现疏漏, 需要档案管理单位投入一定的人力和物力来进行管理。传统的档案管理更多的依靠繁多的规章制度和档案管理人员的个人从业经验, 劳动强度大。引入信息化的技术手段之后, 根据档案管理人员的日常工作内容建设相应的档案信息管理系统, 将所有人员的档案信息都电子化存入档案信息管理系统中, 同时在系统中对档案进行有效的分类和存储, 并设计人性化的检索方式, 方便工作人员对系统中的人员档案信息进行快速检索, 同时也可以将档案信息管理系统和单位内部的其他信息管理系统进行有效的结合, 方便向其他信息管理系统中传输人员的档案信息[1]。 2. 拓展档案服务空间 随着我国社会经济的不断快速向前发展, 各个公司和企事业单位的发展也在逐步的扩张, 人员的数量也在不断的增加。档案的管理不再局限于纸质的形式来进行管理, 而是采用信息化的技术手段来将纸质化的档案扫描成为电子档案, 存储在档案管理信息系统中, 这样可以节约纸质档案的分类存储空间, 同时存储的成本也较低。信息化的档案管理技术可以为档案使用人员提供远程化的服务, 打破了时间和空间上的限制, 最大限度的扩展了档案的服务空间。 3. 提高档案管理的时效性 现代社会档案的类型有很多种, 有很多项目的档案也需要进行存储, 由于一些项目的执行具有较强的时效性, 往往执行的时间非常短, 相应项目的档案信息也需要进行快速的更新存储, 否则项目的档案将会失效。而传统的纸质化的档案管理存在一定的缺陷, 无法满足现代化的档案管理需求, 无法对档案进行动态的跟踪, 不具备较强的时效性。档案信息管理系统可以借助大数据和云服务来提升档案信息管理的效率, 全面提升档案管理的时效性。 二、档案管理的挑战 1. 档案管理模式的变革 传统的档案管理在工作上过多的依赖工作人员的个人经验, 而忽视了档案管理的系统性和科学性。在档案管理过程中引入信息化的技术手段建设档案信息管理系统以后, 需要建立标准化的档案管理流程和模式, 同时要求档案管理人员进行计算机培训, 以便能够快速的适应档案管理工作。信息化技术手段对目前档案管理的模式进行了变革, 淘汰了传统的档案管理方式, 建立了信息化的档案管理系统和当年管理流程。 2. 档案管理难度有所增加 档案在信息化的管理系统中是作为一种信息来进行存储的, 和传统的档案存储不同的是, 信息化的档案存储是存储在物理介质上的, 而不同存储在库房中的。而信息的存储和日后的保存需要对其安全性进行保障, 由于网络中的数据信息容易被窃取和篡改, 需要对档案信息管理系统部署一定的网络安全设备, 并对需要访问档案信息管理系统的用户身份和权限进行严格的限制。并对档案的所有信息进行及时有效的备份, 防止档案的遗失[2]。 3. 档案信息管理意识落后 建设好档案信息管理系统之后需要对所有工作人员的档案管理意识和计算机管理知识进行培训, 建设一整套的档案信息管理系