会议管理制度-YD09-XZ-016.docVIP

会议管理办法 1．目的 本办法明确了韵动体系各公司会议的种类、会议的组织、会务的管理等工作相关内容，确保会议召开的质量和效率。 2．适用范围 本办法适用于韵动体系各公司召开的各项会议的组织与管理。 3．名词定义 3.1 会议：会议是指三个或三个以上的人员集合于一定的场所，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通，并努力达成某些共通的结论的管理工具。 3.2 会议议题：是会议要解决的问题。 3.3 会议议程：是会议的议事时间顺序，会前要对议题进行排序。 4．职责 4.1 韵动体系各公司人力资源部(或行政部)协助领导确定公司会议的种类、组织会议、主持会议、参加会议以及会务管理相关制度的制定、发布和推广。 4.2 会议主办人员负责各项会议的会议通知、会议组织、会议记录及会议决议催办落实完成工作。 5．内容和要求 5.1 会议的种类 5.1.1 韵动体系各公司举行的会议依周期分为以下二类： （1）定期会议：也称例会，指公司各级部门按照规定定期召开的会议。如：周例会、月度总结会议、年度工作会议等。 （2）不定期会议：召开时间没有特别规定，根据实际需要可随时召开的会议,如：主管会等。 5.1.2 韵动体系各公司举行的会议依涉及面分为以下二类： （1）横向会议：也称各中心、各部门间之间的会议。 （2）纵向会议：也称跨中心，及对外会议。 （3）会议人员应根据不同类型的会议，来进行会议组织。 5.2 会议的提出 5.2.1 各项定期会议由韵动体系及各公司的分管负责人根据公司组织和总体经营发展的需要规定提出，各部门须按照事先规定的会议时间、与会人员、会议报告内容等做充分准备参会。如因特殊情况需对规定事项进行修改，另行说明。 5.2.2 与上级沟通的不定期会议召开，由会议主办负责人或部门根据工作需要和会议内容，向上一级单位提出，提报《会议申请单》（附件1）。经上级审批，如批准开会，会前准备相关事宜由会议主办负责人或部门负责，同时参照本程序执行。 5.2.3 与平级沟通的不定期会议召开，由会议发起负责人或部门提出并参照本程序执行。 5.2.4 各专业系统的纵向沟通的不定期会议召开，由相关部门提出并参照本程序执行。 5.3 会前准备 5.3.1 明确是否要召开会议：在自己职权范围内或是利用电话、公文书信、个别与上级约谈就可解决的问题，就不需要再召开会议；但必须得到更广泛的协助事项，则会前也应对会议召开的必要性进行评估并考虑事前与上司或相关领导商量取得协调后再决定是否有必要召开会议。 5.4.2 设定会议目标，会议目标是会议应达成的结果。会议依其类型的不同，会议目标的确定应切合实际、具体可以衡量、并能够达成。会议目标以书面列明，有助于目标内涵清晰、 不容易被遗忘。 5.4.3 合理安排会议议题 （1） 会议议题由会议发起单位确定。 （2） 秘书或行政人员负责收集与议题有关的资料和文件，提供可参考意见或建议，并负责对议题进行分类、排序。 （3） 议题是应在会议的职权范围内，会议有权作出决定和能够解决的问题。 （4）要清楚明了表述议题，避免含糊或产生歧义；提交与会议议题有关的材料应准备充分，供会议讨论和决策时参考。 （5） 安排的议题经主办人员确认后提前印发与会相关人员，每一个议题应预估所需的处理时间并明白的标示出来，使与会人员有充分的心理准备和资料准备。 （6）会议议题在安排时应按议题的轻重缓急安排顺序，紧要的事项应排在议程的前端处理；同一性质的议题集中排列在一起，其相互连续性便于集中讨论；适当准备备用议题，视会议的进展情况在必要和方便的时候予以讨论将保密性较强的议题安排在最后，以便无关人员届时退席。 5.4.4 拟订会议议程：会议议程由会议主持人确定，秘书或行政人员负责根据议程拟出具体的日程、时间顺序，可随会议通知事先派发与会人员。 5.4.5 确定会议时间、地点、与会人员 （1） 选择与会者：助理人员负责提名与会者，报请会议负责人确定。与会者的选择应考虑周到全面，从有利于工作和保密原则出发，依会议的主题选择对达成会议目标有潜在贡献的、可以从会议中得到益处的人参与会议。一般会议人数不超过12人为最优，以节约会议成本、便于与会者的积极参与和相互沟通。大型会议人数不做要求。 （2） 会议时间：会议时间宜安排在上午8时至12时，下午2时至6时，同时方便与适合会议主持和与会者的时间以利于会议目标的达成。会议时间必须包括起讫时间，以不超过 8小时为宜。 （3） 会议场地：会议场地的选择必须有空间可供使用，便于容纳视听器材、桌椅等；场地位置必须让主持和与会者均感方便，使每个人都能看、听、讲的清楚；会场必须拥有充足的照明及通风设备；场地应能免于电话、访客、噪音干扰；场地的成本必须合理。 （4） 会议场地的布置：会议场地的布置可根据会议的性质和与会人数的多少来调