会议活动协议模版.doc

会议/活动协议模版 日期 姓名 公司名称 有关：会议/活动名称及日期 尊敬的（姓名）: 您好！感谢您选择XXXX酒店举办XXXXX(会议/活动名称) 。 根据贵方要求，我们拟定了以下意向书，希望得到您的确认。 客房安排 酒店将预留以下房间以满足贵方的会议要求： 房间类型 日期 ( xxxx 年 xx 月 xx日) 7 8 9 10 11 12 13 14 15 豪华房间 10 10 35 200 200 200 200 200 50 豪华阁房间 5 5 15 20 20 20 20 15 5 总数(1230) 15 15 50 220 220 220 220 215 55 房价 房间类型 房价/天 豪华房间 豪华阁房间 单人/双人 RMB RMB -以上房价须另加收百分之XX（XX% ）服务费及政府税 -酒店将实际发生房费收入的百分之十(10%)作为佣金（不包括服务费及政府税），支付给XXXX。 特惠条款 在会议活动期间， 每五十(50)间付费的客房, 酒店将提供 一（1）间免费房, 最多每天五 (5)间。 免费的房间仅限于正式会议/活动期间使用， （如2010年月11-15日）并不可兑换现金或折算成其他费用进行抵押。 酒店将二（2）间豪华房免费升级至豪华阁， 供会议期间的重要客人使用。 为重要客人提供 二（2）次免费往返机场接送。 会议/活动安排 日期 开始时间 结束时间 会议/活动名称 场地 摆台 参加人数 场地租金/餐饮价格 会议/活动场地根据参加人数及摆台要求进行安排。如果与会人数发生变化，在场地允许并征得主办方同意的前提下，酒店将保留为此活动安排其他合适的会议场所的权利。 以上场租费及餐饮报价是在此会议/活动的高峰日， 保证最低XX间客房预订的基础上的优惠价。如果客房使用数低于双方同意的最低标准，酒店有权更改以上场租费及餐饮报价。 会议包价 会议包价为每人每天RMBXXXX++（参加会议人数至少为每次会议XX人）。 其中包括下面的各项费用： 全天会议室使用（上午9点 至 下午5点) 每日两次的会间休息茶点 中式/西式/自助午餐任选一种 免费使用投影机或投影仪， 或彩色幻灯机及10ftX14ft放映屏幕 一个白板/一个挂图板 汽水或饮用水(或软饮料)供选择 会议文具 薄荷糖/水果糖 影音设备及餐饮报价 详见音响设备清单和菜单 服务费及政府税 除非特别说明， 否则上述报价未包含XX%服务费及政府税。 价格保密 除非征得酒店正式书面授权，否则所有价格都不能直接或间接地向外界透露。 （选择1） 目前, 酒店可以满足贵方所需客房和会议/活动场所。但是， 我们还没有为贵方预留房间和会议/活动场所。希望贵方尽快作出决定, 以便我们为贵方及时预留房间及会议场地。接受预订时, 我们将遵循先到先得的原则。 （选择2） 以上房间和会议/活动场地的预订将保留至XX年XX月XX日。如果到此日期仍未能收到贵方签署的此计划书， 酒店有权将预留的房间及场地提供给其他客户。酒店将在收到贵方的确认后, 提供一份具有详细条款的合同。 在贵方未确认之前, 若有其他客户需求同样时间的会议/活动场所，酒店会及时通知贵方，并给贵方在X个工作日的时间作出是否需要确认此计划书的决定。 （选择3） 贵方要求的会议/活动场地目前已预留给了其他客户，我们正在尽力与该客户进行沟通， 将在X个工作日内给予答复。同时，若有其他日期可以选择， 请务必及时通知我们。 XX女士/先生， 期待尽快得到您的反馈。我们真诚希望有机会为您服务， 确保会议/活动的成功举行。需要任何其他信息及帮助， 可随时联系我们。 再次感谢您选择XXXX酒店（酒店名称）。 祝商祺！ （销售经理姓名） （职位） （酒店名称） （电子邮件） （电话） （传真） （网址）