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浅淡办公室人员应具备的素质和技能
目 录
摘要 2
关键词 2
引言 2
一、办公室人员应具备的素质与修养 2
(一)政治思想素养 2
(二)作风素养 3
(三)业务素养 3
(四)良好的心理素养 3
(五)要全面提高个人综合素质 3
二、办公室工作人员应具备的技能 4
(一)办公技能 4
(二)接待技能 4
(三)坐车位置安排技能 5
(四)会议座位位置安排技能 6
(五)就餐位置 6
(六)解决问题时的逆向思维能力 6
(七)考虑问题时的换位思考能力 6
(八)强于他人的总结能力 6
(九)简洁的文书编写能力 7
(十)信息资料收集能力 7
(十一)解决问题的方案制定能力 7
(十二)目标调整能力 7
(十三)超强的自我安慰能力 8
(十四)书面沟通能力 8
(十五)企业文化的适应能力 8
(十六)岗位变化的承受能力 8
(十七)客观对待忠诚 8
(十八)积极寻求培训和实践的机会 9
三、结论 9
致谢 9
参考文献 9
浅淡办公室人员应具备的素质和技能
摘要:
办公室是一个单位的综合办事机构,起着承上启下,左右沟通、上下协调、方方面面联系的重要作用。它上要服务于单位领导,下要服务于单位职工及到单位来办事的群众,哪一个方面做的不好,都会带来负面效应。办公室人员素质的高低,个人修养好坏,工作能力的强弱,直接关系到单位整体形象,关系到全局工作能否顺利地开展。同时,办公室工作还具有很大的保密性和实效性。因此,对办公室人员应有与其他业务股室不同的特殊要求。
关键词:办公室人员 素质 技能
引言
现代企业制度的改革对企事业单位的管理部门在精简、精干的要求下赋予了办公室更多的职能和更高的要求,既要当好领导的参谋,沟通上下,出谋献策.又要做好领导的助手,联系左右,搞好服务。这就对办公室工作人员应具备的素质和技能提出了较高的要求。
一、办公室人员应具备的素质与修养
(一)政治思想素养
必须具有较强的政策水平和思想水平,要认真学习和掌握党和国家的各项方针政策,吃透上级精神,同时又要下请上达,为领导决策供提依据,提供建议,善于延伸领导者的智慧。
(二)作风素养
首先,实事求是、忠诚可靠是办公室工作人员必备的品德,是任何事都必须遵循的准则;其次,是要具有实干的精神,要严肃认真,扎扎实实地工作,要思想敏锐,敢于创新,要辨证地看待问题;第三,办公室工作人员要时刻记着自己是领导的参谋和助手,而不是决策者。另外还必须谦虚谨慎,平等待人,遵守纪律等。
(三)业务素养
第一要熟悉党和国家的总方针和总政策,而且要熟悉一些重要的具体工作的方针、政策和规定;第二,要有广博的知识和合理的知识结构;第三 要有调查研究和综合分析的能力;第四、要有出谋献策的能力;第五、具备出色的文字表达和口头表达能力;
科学办事的能力也不容忽视,现代管理的重要特征之一是科学化,科学办事最讲究时间管理和工作效率,还要有使用现代化办公用具的能力。
(四)良好的心理素养
(1)高度的注意力;(2)情绪稳定;(3)要有较强的意志;(4)良好的职业性格。
(五)要全面提高个人综合素质
(1)强责任严要求,按时完成工作。办公室人员必须热爱自己的工作,忠实于自己的职责,不能有丝毫的懈怠。领导交办的任务忘记了,或能够想方设法完成的工作敷衍塞责,推脱了事,都不是政治责任感强的表现。
(2)善待人亲接物,工作要主动。作为办公室人员,无论对领导,对职工,都应热情周到的服务。工作要主动,态度要和气,办事要尽心。特别是遇有职工来开取证明,了解情况,办公室人员更应放下手头工作,热情接待,尽快办理,绝不能不理不问,听之任之,让职工留下办公室“门难进,脸难看,事难办”的坏印象,给单位的形象抹黑,给领导的脸面抹黑。
(3)1)文字水平(包括外语水平);
(2)OA系统(即办自动化)的能力;
(3)接待水平;
(4)公关能力
(二)接待技能
(1)迎接准备:接待人员在见到客人的第一时间,应站起来微笑着注视着对方,即接待中的“3S”(stand up,smile,see)
(2)礼貌迎:不管对方是否预约,都应向客人问好,然后听取客人的自我介绍。如果对方不是初次来访,秘书认识对方要准确称呼对方。
(3)根据对方是否预约进行接待处理
对方已经预约的:首先确认对方身份,其次让对方明确所去的地点。
对方未预约的:首先问明对方姓名和来意,其次需要拒绝接见的客人要委婉拒绝。
(4)规范地引领来访者:引领客人时要明确告诉客人将去什么地方、会见何人。引领者要走在客人左前侧1米左右,与客人步伐一致。
(5)进入会客室:引领人员在引领客人进入会客室前应敲门,确认无人后再领客人进去。引领人员应事先安排好会客室,不要让客人站在门外等候。会客室的门有外开的也有内开的,需记住“内开门己先入,外开门客先入”。
(6)请客人就座:进门后要请客人坐上座,明确示意,并告知客人领导
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