浅淡办公室人员应具备的素质和技能.doc

目 录 摘要 2 关键词 2 引言 2 一、办公室人员应具备的素质与修养 2 (一)政治思想素养 2 (二)作风素养 3 (三)业务素养 3 (四)良好的心理素养 3 （五）要全面提高个人综合素质 3 二、办公室工作人员应具备的技能 4 （一）办公技能 4 （二）接待技能 4 (三)坐车位置安排技能 5 (四)会议座位位置安排技能 6 (五)就餐位置 6 （六）解决问题时的逆向思维能力 6 （七）考虑问题时的换位思考能力 6 （八）强于他人的总结能力 6 （九）简洁的文书编写能力 7 （十）信息资料收集能力 7 （十一）解决问题的方案制定能力 7 （十二）目标调整能力 7 （十三）超强的自我安慰能力 8 （十四）书面沟通能力 8 （十五）企业文化的适应能力 8 （十六）岗位变化的承受能力 8 （十七）客观对待忠诚 8 （十八）积极寻求培训和实践的机会 9 三、结论 9 致谢 9 参考文献 9 浅淡办公室人员应具备的素质和技能 摘要： 办公室是一个单位的综合办事机构，起着承上启下，左右沟通、上下协调、方方面面联系的重要作用。它上要服务于单位领导，下要服务于单位职工及到单位来办事的群众，哪一个方面做的不好，都会带来负面效应。办公室人员素质的高低，个人修养好坏，工作能力的强弱，直接关系到单位整体形象，关系到全局工作能否顺利地开展。同时，办公室工作还具有很大的保密性和实效性。因此，对办公室人员应有与其他业务股室不同的特殊要求。 关键词：办公室人员 素质 技能 引言 现代企业制度的改革对企事业单位的管理部门在精简、精干的要求下赋予了办公室更多的职能和更高的要求，既要当好领导的参谋，沟通上下，出谋献策．又要做好领导的助手，联系左右，搞好服务。这就对办公室工作人员应具备的素质和技能提出了较高的要求。 一、办公室人员应具备的素质与修养 (一)政治思想素养 必须具有较强的政策水平和思想水平，要认真学习和掌握党和国家的各项方针政策，吃透上级精神，同时又要下请上达，为领导决策供提依据，提供建议，善于延伸领导者的智慧。 (二)作风素养 首先，实事求是、忠诚可靠是办公室工作人员必备的品德，是任何事都必须遵循的准则；其次，是要具有实干的精神，要严肃认真，扎扎实实地工作，要思想敏锐，敢于创新，要辨证地看待问题；第三，办公室工作人员要时刻记着自己是领导的参谋和助手，而不是决策者。另外还必须谦虚谨慎，平等待人，遵守纪律等。 (三)业务素养 第一要熟悉党和国家的总方针和总政策，而且要熟悉一些重要的具体工作的方针、政策和规定；第二,要有广博的知识和合理的知识结构；第三 要有调查研究和综合分析的能力；第四、要有出谋献策的能力；第五、具备出色的文字表达和口头表达能力； 科学办事的能力也不容忽视，现代管理的重要特征之一是科学化，科学办事最讲究时间管理和工作效率，还要有使用现代化办公用具的能力。 (四)良好的心理素养 (1)高度的注意力；(2)情绪稳定；(3)要有较强的意志；(4)良好的职业性格。 （五）要全面提高个人综合素质 （1）强责任严要求，按时完成工作。办公室人员必须热爱自己的工作，忠实于自己的职责，不能有丝毫的懈怠。领导交办的任务忘记了，或能够想方设法完成的工作敷衍塞责，推脱了事，都不是政治责任感强的表现。 （2）善待人亲接物，工作要主动。作为办公室人员，无论对领导，对职工，都应热情周到的服务。工作要主动，态度要和气，办事要尽心。特别是遇有职工来开取证明，了解情况，办公室人员更应放下手头工作，热情接待，尽快办理，绝不能不理不问，听之任之，让职工留下办公室“门难进，脸难看，事难办”的坏印象，给单位的形象抹黑，给领导的脸面抹黑。 （3）1)文字水平(包括外语水平)； (2)OA系统(即办自动化)的能力； (3)接待水平； (4)公关能力 （二）接待技能 （1）迎接准备：接待人员在见到客人的第一时间，应站起来微笑着注视着对方，即接待中的“3S”（stand up,smile,see） (2)礼貌迎：不管对方是否预约，都应向客人问好，然后听取客人的自我介绍。如果对方不是初次来访，秘书认识对方要准确称呼对方。 （3）根据对方是否预约进行接待处理 对方已经预约的：首先确认对方身份，其次让对方明确所去的地点。 对方未预约的：首先问明对方姓名和来意，其次需要拒绝接见的客人要委婉拒绝。 （4）规范地引领来访者：引领客人时要明确告诉客人将去什么地方、会见何人。引领者要走在客人左前侧1米左右，与客人步伐一致。 （5）进入会客室：引领人员在引领客人进入会客室前应敲门，确认无人后再领客人进去。引领人员应事先安排好会客室，不要让客人站在门外等候。会客室的门有外开的也有内开的，需记住“内开门己先入，外开门客先入”。 （6）请客人就座：进门后要请客人坐上座，明确示意，并告知客人领导