呈批件的流转管理办法.docVIP

XXXX公司呈批文件 流转管理办法 总则 1.为进一步规范公司文件流转、呈批管理流程，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，结合实际工作需要，有效提高工作效率，权责明确，确保公司各中心、部门流转的有关文件及资料能在规定期限内按要求、准确、快速的得以审核、批示、签发、传送，特制定本管理办法。 2.本管理办法规定了文件流转、呈批的具体流程以及文件流转过程中的主要工作要点。 3.本管理办法编制依据《XXXX集团公司呈批文件流转工作指引》，适用于对本公司、生命文化事业部之间内部的呈批件的流转，报送集团公司各管理中心、部门之间和报送集团公司领导的流转、呈批文件的管理控制。 二、呈批文件分类 呈批文件：所有须公司、事业部、集团领导审批、签发，及部门之间需流转的文件。如：行政公文、合同、制度、报表等。 1.按业务性质：分为财务类、人力资源类、行政办公后勤类、经营管理类； 2.按文件内容：分为行政公文（决定、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要）、制度、报表、合同； 3.按紧急程度：分为一般、紧急； 4.按密级程度：分为一般、秘密、机密、绝密。 三、呈批文件的工作流转分类及阶段界定 呈批文件审批工作流程按审批层级：分为集团公司董事长、总裁审批、事业部总经理审批3种审批流程。 XXX公司 阶段名称 流转过程 责任人 阶段一 文件拟定 经办人文件草拟、修改过程 经办部门负责人 阶段二 文件初审 “一办五中心”涉及负责人审核过程 “一办五中心”负责人 阶段三 文件复审与审批 事业部“行政部”审核与总经理审批过程 事业部总经理 阶段四 文件存档、发送与执行 事业部总经理审批完成至文件存档、执行过程 事业部收文人、事业部职能部门、事业部总经理 集团公司董事长及总裁审批 所处阶段 阶段名称 流转过程 责任人 阶段一 文件拟定 “一办五中心”审核过程 “一办五中心”负责人 阶段二 文件初审 事业部总经理审核过程 事业部总经理 阶段三 文件复审与审批 集团审核与审批过程 集团业务归口中心负责人、集团总裁或董事长 阶段四 文件存档、发送与执行 集团董事长或总裁审批完成至文件存档、执行过程 集团分管部门收文人、分管中心/部门负责人、集团总裁或董事长 四、呈批文件的呈批管理 （一）呈批件拟定 1.拟定请示、报告文件时，应充分收集参与部门意见，文件内容本着5W1H原则，即对某一工作在调查研究的基础上，就其工作内容（What）、责任者（Who）、工作地点和岗位（Where）、工作时间（When）、怎样操作（How）以及为何这样做（Why），进行书面描述，阐述清楚目前存在的问题、分析问题、提出解决问题的建议和措施、请求上级协调和帮助解决的事项和问题，并附带必要的调研、说明和会签文件等。 2.拟定计划、方案文件时，应明确目标内容（经济目标和任务目标）、实施内容、投入的劳动力、时间、成本、资源、关键控制节点、阶段性成果等重要内容。 3.拟定行政公文文件应使用公司公文管理规定格式和公文模版。 呈批文件草拟完毕后，文件经办人须填写相应“文件呈批表”，并将由行政专员进行文件流转工作。 文件登记、编号 各部门及中心完成文件拟定后，进行文件初级审定后，报行政部收文人进行收文登记及文件编号。文件编号规则按：公司名称关键字开头大写字母-业务类编码-年份-四位流水号，例如2014年XXXX公司人资类文件，编号为CSY- HR -2014-0001。 按照业务类编码：行政后勤类（XZ）；人资类（HR）; 财务类（CW）;经营管理类（JG）。 （三）文件呈批会签 文件呈批过程中的会签：指公司各职能部门和主管领导根据各自不同的职能权限和专业对业务或项目文件进行审查，提出专业意见，并签字。会签的方式包括会议审核（事业部总经理级以上有权利提出）和流转审核。对呈批上级主管部门的文件，须附齐会签意见、说明、会议纪要、有关政策依据等相关文件。 文件经办人拟稿完毕，报中心行政专员，各中心行政专员根据会签需要进行相关职能部门之间的审核、会签，会签完毕后交由行政部收文专员进行副总级以上的审核会签，并根据审核意见进行修改、执行。 （四）呈批文件存档、发送与执行 文件审批完成后，统一由事业部收文专员及时取回报批文件，然后进行备案、分类、存档（人资类文件除外，由人资自行存档，每月30日提供文件目录至事业部收文专员处），并通知文件呈送人取件和办理相关业务或项目。在事业部层级审批的文件，事业部收文专员也应及时进行备案、分类、存档，以备集团业务归口中心/部门核查。 业务或项目经办人接到审批文件后，须严格按照审批意见执行。部分特殊呈批文在执行过程中，应定期向主管领导汇报执行情况，并抄送集团业务