分公司自采物资框架-订单采购模式的业务说明V1.0.docVIP

分公司自采物资框架+订单采购模式业务说明 （V1.0） 上线范围：分公司签署框架合同的未执行完成、已结束还未结算、合同未到期，框架协议上限还未达到的自采工程物资、服务框架合同。 上线要求：框架合同即将到期、框架已结算还未结算等建议通过“自采工程物资采购”功能快速补录结算订单结算，框架有效期较长，需持续执行结算的，通过框架协议产品库上线，入产品库的模式进行管理。 自采工程物资采购流程 根据快速补单结算要求，自采工程物资采购功能总体流程如下： 流程说明： 编号 任务名 责任部门 任务说明 1 申请创建 分公司/物资需求部门 物资需求部门根据工程项目施工进度，提交采购申请，必须先选择工程项目，选择已有框架合同后导入对应的物料编码、数量、单价后提交审核 2 申请审批 分公司/物资需求部门主管 需求部门核算主管审核需求是否合理 3 申请审批 分公司/物资需求部门经理 需求部门核算主管审核需求是否合理 4 申请审批 分公司/综合服务中心 分公司综合服务中心审核所选框架是否超出框架协议采购或结算上限 5 申请审批 分公司/综合服务中心 分公司综合服务中心经理根据采购金额选择审批层级，授权范围内直接审批通过下发征询函，可选择提交分管领导审批下发征询函，也可选择经分管领导、公司总经理审批后下发征询函 6 申请审批 分管管理层 分公司分管副总经理审批采购申请 7 申请审批 分公司总经理 分公司总经理审批采购申请 8 下发征询函 系统 分公司综合服务中心采购员确认后自动下发征询函 9 订单同步ERP 系统 自动同步订单至ERP，ERP审批通过后自动下发供应商确认订单 10 采购订单确认 供应商 供应商确认正式订单后打印订单，送交综合服务中心签章 11 创建送货单 供应商 供应商填写发货时间、预计到货时间、运输商等信息后提交送货单 12 接收确认 物流管理员 分公司物流管理员根据需求部门到货单做系统接收确认，如果是直发现场的，需求部门确认后自动接收 13 接收同步ERP 系统 系统每天自动同步已接收订单信息至ERP，形成资本开支 14 申领单创建 需求人员 需求人员如需领取入库设备，需提交工程物资申领单 15 申领出库 物流管理员 根据申领单发放设备给需求部门 16 出库同步 系统 系统根据发放记录自动同步出库记录至ERP 17 起草结算单 供应商 供应商根据到货订单起草结算单，不能讲零资项目的订单和其他项目订单汇总一起结算 18 审核结算单 采购部合同管理员 审核结算单 19 导入合同系统 系统 系统将审核通过的结算单导入合同系统 20 起草报账单 供应商 供应商根据审核通过结算单提交付款申请 21 审核报账单 采购部付款管理员 付款管理员审核报账单 22 报账单同步 采购部付款管理员 同步报账平台生成其他类报账单，手工在报账平台起草“资产存货类”报账单审批后报账付款。 补单要求 框架合同上报：根据采购部通知，分公司已上报需要结算的框架合同清单，系统将导入此部分框架合同做补单使用，如有漏报、误报，请及时通过协配经主管领导审核后上报采购部调整。 结算管理 目前工程施工等大量结算业务在需求部门管理，无法再段时间收齐到综合服务中心统一管理，补单框架结算，还由供应商提交业务部门主管、经理进行审核结算。 按施工进度结算 为保证施工进度与财务支付进度一致，采购部将提供施工安全生产费、施工款、验收款、维保款4个物料编码，分公司依据框架合同和施工进度，逐步核算提交对应的施工订单。如部门分公司施工管理达不到按进度支付条件，可后续直接下施工款订单统一结算，不按实际进度下发订单。 按施工进度付款材料模板 付款说明 付款通知书 工程量统计清单 验收证书 工程结算审定表 审计意见书 审计明细表