提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略.docVIP

精品论文 参考文献 提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略 广西河百高速公路有限公司 547500 摘要：办公室文秘在企事业单位负责处理内外各项事宜，是单位管理方式和处理结构上的主要人员，主要工作内容就是负责上传下达，进行相关工作的协调。提高办公室文秘的实际工作质量和水平，能够确保相关部门的工作质量和办事效率，笔者针对办公室文秘的情况提出了相关提高文秘工作质量的建议。 关键词：办公室；文秘；质量；水平；建议 办公室是企事业单位的核心部门，工作内容繁琐复杂，一方面需要将上级领导的指示传达给相关部门，另一方面又需要及时向领导反馈基层工作部门的工作情况，协调内部的各项事情，对外还涉及到与其他单位人员的沟通。作为办公室重要工作人员，文秘工作水平和质量直接影响着各个环节的办事效率及整个单位的长远发展。 一、提高办公室文秘工作质量、水平的重要性和原则 办公室作为企事业单位的行政和管理部门的核心，主要负责行政工作，文秘的工作细致而复杂，比较繁琐，有较大的工作量且很注重细节的完善。一方面，文秘要协调企事业单位内部各项行政工作，和单位员工做好沟通，另一方面还要负责外部信息的搜集和相关的往来工作。因此，文秘应该不断提高自身的工作水平，还要遵守必要的工作原则。首先，遵守文秘行业的职业道德规范，用严谨、耐心的工作态度规范自己的行为，遵守企事业单位各项规章制度。其次，不断提高自己的职业素养和办事效率，处理好办公室的各项工作，提高工作效率。第三，听从上级的安排和指挥，做好上下级沟通的桥梁，为企事业单位有序高效运转提供决策依据。 二、办公室文秘应从自身出发，不断提高专业素养 （一）提高办事效率。 由于文秘工作的复杂性，可以大到企事业单位的重大决策小到日常工作的杂事，都需要耐心对待，注意运用科学的方法，尽量达到事半功倍的效果。 首先，文秘办事应该预先做好计划。所谓的计划性要求文秘意识要超前，根据自身单位的工作经验，提前考虑可能出现的问题，应该完成的工作。面对每天可能出现的新任务，甚至经常会有临时任务，每项任务都不允许疏漏。文秘应该增强速记能力，避免工作重复，每项任务之间要预留出空档以避免突发情况。任何任务都有轻重缓急之分，文秘应该有所分类，从大局出发，紧急重大的事情应该优先处理，避免捡芝麻丢西瓜的情况出现，做到条理清楚，提前计划。 其次，提高自身的沟通能力。上传下达是文秘工作的关键，同时，需要文秘有良好的沟通能力，在听从领导指令时，切忌讨价还价，虽然强调要有自己的主见，但是思维要活跃，面对领导决策的失误，应该及时沟通，有效解决问题。在向基层传达指示时，要条理清楚，将落实内容讲明白，确保基层人员理解接受。 （二）提高自身的办事效能。 效率只是工作在速度上的要求，办事的效果关键看办事的效能。尽管工作量很大，也做了很多事情，但是如果没有达到效果，那么也是没有效能和质量的。 首先，文秘应该不断学习新知识，拓宽思维。新思潮的不断发展，要求文秘要紧跟时代步伐，关心本行业发展的动向，工作之余接受相关的技能培训，此外，还要学习自动化办公，只有掌握较多的信息才能拓宽解决问题的思路。 其次，对工作保持热情。积极工作，态度端正必然能够提高办事效率，在工作中应该保持热情，尽力做事，在枯燥的工作中寻找乐趣。 （三）从大局利益出发，具备奉献精神。 办公室文秘应该从大局利益出发，避免贪图小便宜。面对较大的工作压力，应该注意自身协调，受得了委屈，避免假公济私。此外，办公室文秘实际上是服务人员，既要给领导做好后续的服务工作，又要为基层员工服务，兼具辅助和反映职责，在工作量如此之大的情况下，文秘应该提高奉献精神，任劳任怨，进一步提高自身的责任感。 三、从企事业单位的角度提高办公室文秘的工作水平 （一）定期对文秘进行理论和技能培训。 首先，加强办公室文秘人员的理论学习，用正确的理论指导实践工作。组织文秘学习国家相关的法律政策，熟悉国家发展的态势，树立正确的价值观，学习所在企事业单位的新政策，进行企业文化培训，熟悉单位的核心理念，此外，加强文秘学习文秘工作的相关专业知识，提高专业服务水平，考取文秘相关的资格证。单位应该在培训方面加大投入，让文秘工作人员的理论和技能水平得到不断提高，打牢硬件基础，确保工作质量和效能。 （二）完善办公室文秘人员考核制度。 企事业单位建立完善的工作考核制度能够有效激发其工作的热情和积极性，激发他们的竞争意识，定期的考核升职加薪是很有效的