谈企业档案的信息化管理研究.pdfVIP

信息化篇 ·691· 定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法 保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移 过程。 网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果 不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数 据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所 以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国 的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论 的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素 的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信 息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设 网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业 务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的 模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模 式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是 物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文 件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量 堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整 体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点 尤为重要。 谈企业档案的信息t-t管理 胜利油田档案馆徐莺 信息化是现代社会的特征之一，档案信息化工作是国家信息化 建设的重要组成部分，是档案事业适应时代和社会发展的必然趋势， 是加速档案管理现代化可持续发展的客观要求，是提高档案服务水 平的必由之路。企业档案信息化重在建设，通过档案信息资源的有 序整理、档案信息数据库建设、档案信息网络建设、档案信息资源开 发利用、档案信息化人才队伍建设以及促进档案信息资源开发利用 ·692· 齐鲁档案论坛 政策法规与标准制定，实现档案数字化，管理自动化，传输网络化，利 用档案信息的高度共享，为企业各项生产建设提供更加快捷、高效的 信息服务。 一、档案管理系统是建立档案信息化的基础 档案管理系统的目的就是以网络技术为手段，构建并优化和扩 展档案工作业务模式、档案管理模式和档案服务方式，更好的为企业 服务。 1、档案管理系统应符合国家档案管理标准规范，对档案信息和 档案实体进行辅助管理的计算机应用软件系统。档案管理系统应具 有标准与规范性、灵活性、可扩展性、安全性、稳定性、开放性、兼容 性、先进性、实用性等特性。 2、档案管理系统是将各单位档案数据进行聚集，通过网络集中 控制，在数据库中进行统一的管理。档案数据通过不同的方式进行 聚集，企业文书部门可以随时将形成的有查考价值的文件资料及原 文归档存储在服务器上；在办公自动化环境下，将文件工作和档案工 作的需求同时嵌人文件管理系统中，实现前端控制，通过局域网将电 子文件传输到档案管理系统中，也可将企业其他生产、经营系统通过 与档案系统的连接，将数据存储到服务器上。数据库管理系统可采 用标准的B／S结构，档案管理人员可以通过浏览器，经过系统身份 验证后，在本地或者远程对档案数据库中的档案数据进行维护。 3、要实现档案的网络检索，就要建立档案信息数据库，包括案卷 目录数据库、全文数据库等，同时集成一套成熟、稳定的全文检索工 具来提高档案信息数据的查询效率，当用户通过身份确定后，就可以 在企业局域网的任何终端检索、浏览到所需要的档案信息及其全文， 不必再到档案馆来查询。只有灵活的数据库管理系统，才能充分挖 掘出档案信息资源的潜力，满足不同档案类型的需要。 4、实现档案业务管理的自动化。对各种档案信息进行有序整 合、编目加工、数据维护；对档案信息数据进行多种途径的查询，目录 数据库实现全字段检索查询，电子文件库实现全文、图文声像一体化 检索查询；对档案信息的保管期限和密级进行鉴定、销毁；对录入系 统的档案库内的各种数据进行统计；对档案信息进行编研，建立起有 信息化篇 ·693· 效的、方便的文件索引目录和参考文献，提供摘要式、汇编式和著作 式的编研成果，提