谈网络管理机制中档案信息资源的收集与保存研究.pdfVIP

·712· 齐鲁档案论坛 题在决策前得到充分论证，应设立专家咨询小组，这为提高行政决策 水平建立了制度保证。 谈网络管理机制中档案信息资源的 收集与保存 菏泽市劳鉴办安慧娟 档案信息资源是网络信息资源的重要组成部分，具有重要的凭 证价值、情报价值和历史文化价值。网络技术应用奠定了档案系统 整体功能的物质技术基础，但在信息网络环境下，档案部门如何利用 信息网络技术发展档案事业，其管理机制还有待于进一步提高。 一、档案信息网络管理的背景 通信设备和通信线路是根据不同地理位置和具有独立性能连接 的。在实现资源共享的系统网络中，档案信息本身也将由静态的文 件保管基地逐渐变成“虚拟档案馆”，成为一个便于提供利用的、多 种信息的中心，不需要集中统一保管，转而追求快速可靠的信息传输 渠道组成的网络信息中心，使不同地点、不同内容的档案信息按照人 们的需求快速传递和利用。 现在档案信息大多采用传统手段管理档案，信息的处理手段仍 处于手工阶段。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加 档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原 件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会 的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使我们更注重信 息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信 息。因此，被动的、手工式的档案服务方式所代替。网络信息要求更 新、快速、准确。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。这种情况 使档案与社会的联系更为广泛，档案工作的影响也会随之扩大。 二、信息网络环境会带来档案管理的变化 l、走向电子档案馆或虚拟档案馆并非一个典藏档案的实体，而 是以用户为中心组织档案住处的虚拟电子信息系统，是以数字形式 信息化篇 ·713· 存储和处理档案信息的档案馆。因此，现在以保管为基础的实态档 案库，将成为虚拟档案的联结点。电子档案馆将不再用收集、保管和 提供利用的传统办法管理，而是用控制有关文件信息及其利用的方 法来保证它们的安全存放和利用。我们电子档案馆不可能完全代替 传统档案馆。 2、档案管理内容、管理体制发生变化 档案管理的几个环境将随着电子档案的产生而变得模糊或不复 存在。如电子档案的立卷将不再是过去意义的以内容联系而排列的 实体案卷，而是以数据为单元进行随机存储的“虚拟案卷”，因此，电 子档案管理不是以案卷为单位管理，而是以每份文件为单位管理。 档案的编目、整理也将有全新的内容；档案管理体制将不再强调集中 统一管理，档案也不必集中在一地，而是强凋档案信息在网上的建立 和快速传递。 3、档案利用与服务方式的变革 随着现代化设备在档案部门的广泛应用，用户自己可以利用设 备进行自我服务，档案部门为用户服务的重点将从档案“物的传递” 转变为“知识的传递”和“信息的传递”。档案人员要做的就是对档 案信息进行整理，帮助用户以快捷、简单的途径获取自己需要的信 息。 三、信息网络管理及档案数据库建设 1、系统设计的完善及档案信息录入的规范化 所谓档案信息化管理，主要包括电子文件归档和电子档案管理， 具体做法是将纸质档案通过扫描，将档案以数字图像形式存储和显 示，或者通过微缩设备将纸质档案转换成微缩胶卷，或者进行档案数 据录入，保证数据的质量，这些都要求认真校对，严格审核，同时重视 已输入计算机档案和数据的校对审核工作，减少失误，保证数据的质 量，从而实现档案信息资源由传统向现代转化。 2、档案数据库的建设 数据库是否符合档案著录范围，是否设计了转人、转出接口，接 口是不是标准化。这是将来档案信息共享，档案管理软件升级的保 障，在制定数据库结构时，应由懂计算机业务、熟悉档案整理编目、著 ·714· 齐鲁档案论坛 录、标引的人员共同协商完成，以满足利用者的各种检索要求，在数 据管理方面应建立健全数据库质量管理体系，把好质量关，根据实际 情况，制定严格的数据质量考核指标，责任到人，定期检查。 3、档案信息的安全性 保证档案信息的安全，首先要具有档案信