论基于BPI的数字档案登记备份工作流程优化研究.pdfVIP

．．J1害繁l学术论坛 论基于BPI的数字档案 登记备份工作流程优化 On the process optimization ofdigitalarchiveS registration and backup work basedon BPI 周耀林 ，李姗姗 (武汉大学信息资源研究中心，湖北 武汉 430072) 摘 要：数字档案登记备份工作 已经引起 了档案部 门的关注，有的地方 已经出台相关政 策性文件。该文在借鉴BPI思想的基础上，从优化数字档案登记备份工作流程 的角度入手， 探讨优化数字档案登记备份的方案。 ’ 关键词：BPI；数字档案；登记备份；流程优化 中图分类号：G272 文献标识码 ：C 文章编号：1001-5264(2011)03—026—04 数字档案登记备份工作 已经 引起了档案部门的关 运而生。BPI主张 以缓和渐进 的方式从局部领域开始逐 注，有的地方已经出台相关政策性文件对实施方法予以 级对流程绩效进行优化 ，其核心思想是 “协调工作量 ， 规定。例如 ，浙江省的 《全省电子文件和数字档案登记 减少非增值活动 ，减少重复工作 ，从而提高业务流程效 备份工作实施方案》将数字档案登记备份工作的程序规 率”。这种思想对于数字档案登记备份工作流程的优化 定为填写材料 、生成备份载体 、报送和移交 、受理 审 同样具有重要的作用。 核 、反馈五个步骤 ，这对于数字档案登记备份工作具有 二、在数字档案登记备份工作中应用 BPI的指导思 现实的指导意义。但是 ，如何以提升绩效为 目的、以优 想 化流程为中心，仍然需要一定的理论进行指导 。为此 ， 运用 BPI对数字档案登记备份工作流程进行优化是 笔 者 借 鉴 业 务 流 程 优 化 (BPI，BusinessProcess 一 项颇为复杂的工作，应用前务必做好统筹规划工作， Improvement)思想 ，提出运用 BPI对数字档案登记备份 合理制定应用方案 。本文在借鉴 1950年美国质量管理 工作流程进行优化的思路 ，以期为当前的数字档案登记 专家戴明提出的 “PDCA循环法”的基础上 ，将 BPI在 备份工作提供参考。 数字档案登记备份工作流程优化中的应用过程分为计划 一 、 BPI(BusinessProcessImprovement) (Plan)、执行 (Do)、检查 (Check)、处理 (Action)四个 BPI是在 BPR (BusinessProcessReengineering)基础 环环相扣、周而复始的步骤 ，如图 1所示。 上提出的一种对企业流程进行持续改进的现代管理理念 1．P (计划)：计划环节的内容主要保护建立电子业 和方法 。1990年 ，美 国哈佛大学博士 MichaelHammer 务数据登记备份工作流程优化工作小组 ，分析和表达用 提出 “对企业的业务流程作根本性的思考和彻底性重 BPI进 行优 化 的 目的 (Why)、对 象 (What)、地 点 建，其 目的是在成本 、质量 、服务和速度等方面取得显 (Wh ere)、时 间 (When)、人员 (Wh o)、措施 (How)， 著性的改善，使得企业能最大限度地适应以顾客 、竞争 制定此次优化的思路 。例如，出现数据异构的原因是技 (Competition)、变化 (Change)为特征的现代企业经营 术规范化和标准化程度低 、优化的对象是技术使用的规 环境”。该思想暂时迎合了当时急于寻求突破和变革的 范和标准 、优化的地点某省档案局、时间是 201O年 7月 社会需求 ，但应用成功率并不高 ， CSC Index公司于 1日、措施是在有工作规范和标准的基础上制定一系列 1994年对 100个 BPR项 目进行调查发现 ：67％的企业认 统一数字档案登记备份技术的标准和规范。 为效果甚微或失败。为此 ，一种名