第1章--文秘人员工作概述.pptVIP

第1章 文秘人员工作概述 本章目标 了解秘书人员的岗位概述 了解从事秘书岗位应具备的条件 掌握秘书的工作方法及特点 掌握从事文秘岗位必会的工作 1.1 文秘人员岗位概述 1.1.1　秘书每天都在做些什么 1.1.2　秘书在公司起什么作用 1.1.3 秘书到底是什么 1.1.4 如何划分秘书的职责范围 1.1.1 秘书每天都在做些什么 1.1.1 秘书每天都在做些什么(续) 10:30 接待客人，给客人沏茶等 11:40 上司外出，将上司交代的文件打完 12:00 午休 13:00 回到办公桌前，上网查资料，接听电话等等 13:10 上司回到公司，给上司冲咖啡，报告电话留言，领回上司上次出差时的单据，核算出差费用 14:00 根据总经理办公室主任的指示，复印并打印文件 14:30 招待客人，给沏茶 15:25 回到办公桌前继续起草报告（计划明天写完） 15:30 为公司司务会准备咖啡 1.1.1 秘书每天都在做些什么(续) 16:00 帮总经理办公室主任写信写好之后，写好信封，并通知快递公司将信取走；公司司务会结束后清理会场，打印出第一二天上司的工作日程表，交给上司 17:30 上司出门办事，整理未完成的文件 18:00 下班 1.1.2 秘书在公司起什么作用 秘书在公司运行过程中起着一种中枢神经的作用，在许多企业里，公司内外的各种信息，大多是通过秘书转到上司那里，而从上司那里发出来的指令也几乎都是通过秘书发出去的。因此，如果没有秘书的存在，公司运转的效率有可能下降甚至处于瘫痪。如果秘书在这个过程中出现失误的话，就有可能造成整个公司运行的混乱。比如，秘书为了个人目的晚传“圣旨”甚至假传“圣旨”，就有可能损害整个公司的利益。 1.1.3 秘书到底是什么 秘书就是为了给上司创造最佳决策环境的人 作为公司的秘书主要有两项工作： 一是协助上司收集决策所需的信息。 二是帮上司排除在他决策过程中的各种干扰。 1.1.4 如何划分秘书的职责范围 上司的工作主要是决策。决策需要一个良好的环境。决策环境分“硬”环境和“软”环境。 所谓良好的“硬环境”，就是指上司办公室要做到整洁与舒适，上司在决策时不受外界的影响和干扰，能保持一个良好的决策心态； 所谓良好的“软环境”，是指上司在决策过程中，有充分和正确无误的决策信息，因而能做出正确而又及时的决策。 因此，从这个角度出发， 秘书的职责范围可以划分为这几类： 整理办公室 ：包括了从整理文书档案一直到与各部门联系的工作，即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。 收集信息：秘书为了给他决策提供可靠的信息，要随时与承担这些工作的业务部门及有关公司联系，收集各种信息。 1.2 上司需要什么样的秘书 1.2.1　上司用什么标准选择秘书 1.2.2　秘书要具备哪些基本素质 1.2.3 秘书人员应具备的职业道德 1.2.4 秘书人员应具备良好的基础知识 1.2.4 文秘人员要求 1.2.1 上司用什么标准选择秘书 看起来舒心 带在身边放心 用起来省心 第一条就是经验丰富 第二条就是心身健康 1.2.2 秘书要具备哪些基本素质 认真 诚实 谦逊 忍耐 开朗 自信 1.2.3 秘书人员应具备的职业道德 忠于职守 严守机密 讲求效率 善于合作 恪守信用 文明礼貌 1.2.4 秘书人员应具备良好的基础知识 文书基础知识 办公自动化知识 速记基础知识 法律与法规知识 企业管理基础知识 1.2.5 文秘人员要求 文秘岗位将文秘人员分成三个等级，分别是初级、中级和高级，以衡量文秘人员的从业水准。 1.3 秘书的工作方法及特点 1.3.1　秘书工作的四大特征 1.3.2　如何提高工作效率 1.3.3 怎样区分工作的轻重缓急 1.3.4 如何创造性地工作 1.3.1 秘书工作的四大特征 需要当机立断处理的事情多 工作的内容变化快 一心几用的时候多 忙闲不一的情况多 1.3.2 如何提高工作效率 工作程序化 出现差错的时候 当机立断 从容不迫 有条不紊 1.3.3 怎样区分工作的轻重缓急 不管秘书的工作有多忙多杂，它们基本上可以分为三类： 第一类是N-Now，即你现在必须马上处理的工作 第二类是T-Today，即你应该今天完成的工作 第三类是L-Later，即使明天完成也可以的工作 这种日常工作分类法又叫NTL分类法 1.3.4 如何创造性地工作 不安于现状 在创造中提高 及时建议 沉着细心 1.4 从事文秘工作必会的工作 1.4.1　商务谈判