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第一部分 行政办公管理制度 办公区域管理规定 1．目的：规范办公室的工作秩序，营造良好的办公环境，以提高办公质量与效率。 2．职责/权限：行政部：负责办公室的整体日常监管与处理突发事件；办公室人员及财产安全的监管。 其他部门负责人：所属办公室日常事务的管理，协助处理各种异常情况。 3．工作要求：办公室职员工作纪律： 办公室人员须保持仪容仪表整洁，一律按规定着装。 文明礼貌待人，严禁大声喧哗。 原则上办公室内严禁吸烟，需要吸烟请到吸烟区。 非客户接洽、会议召开、集体讨论，任何人不得私自占用会议室与接待室。 在使用公共场所（会议室、洽淡室等）完毕后，使用人员或公共场所负责人应当恢复原状并做好清洁整理工作。 上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时，在洽谈室或会议室内进行。 下午16：30—17：00，当晚值班人员如不能值班需提前向行政部说明情况，并经行政部调整好休班人员后方可离开。 下班前，办公室人员须各自整理好工作台面。最后下班人员要关闭水、灯、空调、电脑、传真机、复印机、门窗等。 4．具体日常工作管理： 复印管理―― 有复印机部门安排专人负责复印机的维护与保养，任何人必须听从安排，不得有故意损坏机器的行为。 复印机发生故障应立即关机，报由行政部须做好标识注明，并第一时间通知维修公司前来维修，待复印机完全修好后方可作业。 行政部人员负责复印纸张供应及碳粉补充以使复印工作得以顺利进行。 节约用纸，复印完后，注意保持复印区域整洁。 各部门复印用纸由行政部统一申购，复印时行政部要监督复印人员节约。 非公司人员严禁私自使用本公司复印机，禁止帮非公司人员复印文件资料。 行政部人员上下班时应检查复印机的开关情况。 5. 电话管理―― 公司电话是公司与外界、内部部门之间交流信息、联络工作的重要工具。原则上不得打私人电话，特殊情况需用电话要经部门负责人同意后方可使用。 正常工作联络应长话短说，提高效率 电话铃响3声内就要接听电话，且使用文明礼貌语言。 接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容，必要时可礼貌要求对方重复，重要事项要做出书面记录，并及时知会相关人员。 6. 办公室职员接待访客技能与礼仪 行政部负责回答访客的询问，了解来访目的，并引导访客至接待室等待后再通知相关领导前来洽谈。 部门会议及访客接待由部门文员跟进，公司例会接待由行政部负责跟进。 访客接待基本技能：既要机敏，又要有礼貌。要殷勤恳切，只要访客一走进办公室或办公桌前，就该面带笑容地打招呼。要替事先不曾约定的访客着想，仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。如果不能安排当时会见，就表示遗撼，并为他安排以后会见。按顺序请访客进去，可按事先安排次序或以到达先后为次序。要做好访客登记，记上时间、名字、职务、来访目的和业务关系，以及通讯地址等。 访客接待基本礼仪： 4.1客人来访时，应立刻从椅子上站起来，并礼貌性招呼一声“您好”，当对方递过名片来时，应用双手接过来，并念出对方的姓名和公司名称。 4.2引导访客到上司办公室或接待室时，在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好，避免让人看到或遗失。 4.3在走廊、楼梯陪同访客行走时，要配合访客步调，在访客右侧前一公尺处引导。在转弯或上楼梯前应先有所指示动作，让访客明白所往去处。 4.4在到达目的地前，要指明“就在这里”，在打开门之前要先敲门。如果门向外开，应用手按住门，让访客先行进入并指引落座；如果门向内开，应先进入，按住门后再请访客入内。 4.5进入室内后，应请客人坐上位（离入口较远处），并说“请坐，稍候”。退出会客室时，应以正面倒走方式退出，并关上门。 4.6面谈时，应当在适当的时候端饮料（茶、咖啡），饮料应放在盘中端出并放在访客正面的桌面上，并做出请用的手式。面谈时间过长，应当在适当时间入内添加茶水；面谈结束后，应将访客的物品交给对方，若发现访客离开后有遗忘之物，应马上上报处理。 4.7办公室人员在访客走后，要对接待室进行整理，处理善后事务。为了避免新访客到来久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位访客来临有一段时间，应先开窗通风。烟缸里如有前一位访客的烟蒂，应马上清除。总之，无论在何时，或处于何种状态，办公室人员都应以最快捷的速度迎接访客。 7. 办公设施设备管理 办公室设施/设备由各部门领取后，由领取人及部门负责人负责办公室设施及设备的维护和日常管理，因个人原因损坏办公室设施/设备的，一切损失由个人负责。