流程化合同信息管理系统的研究与应用研究.pdfVIP

|舅垦舅舅舅曼舅曼曼曼曼!垦l鬯隧 雠塑堇垄』塑里曼垒堕垄丝堡星丝垒叁鲨垄篡 流程化合同信息管理系统的研究与应用 徐媛林杨牛明珠柳广宇王婧婧 大连供电公司 【摘要】随着信息时代和知识经济时代的到来，以及电力事业的蓬勃发展，用户涉及的电力业 务不断增加，这对于各级供电企业的工作效率和服务质量都提出了越来越高的要求。 面临这样的巨大压力，流程化合同信息管理系统成为供电企业提高工作效率和服务质 量强有力工具，为公司带来了社会与经济双重的效益。 本文简要介绍了大连供电公司流程化合同信息管理系统的研究与应用，希望大连供电公 司的经验能为其他行业的合同管理工作提供一定的借鉴． 【关键词】供电企业合同管理办公自动化应用系统 1．引言 随着电力系统体制改革的深入推进，涉及到与用户签订的电力合同、协议等内容的管理工作，理 所当然成为广大用户评价电力企业服务质量的焦点问题。同时，对公司签订的电力合同的管理工作也 是直接关系到电力企业自身的正常良好运行的重要因素。 流程化合同信息管理系统的开发应用，不但提高了工作效率，也大大节约了办公成本，进一步提 高公司了服务管理质量，规范了合同管理工作，防范了经营风险，减少了因合同管理不当造成的损失， 为公司带来了社会与经济双重的效益。 2．系统的设计 Domino／Notes 本系统是基于Lotus no 2000 2000Profes— R5、Windows Server(SP2以上)服务器，客户端环境是NotesR5客户端Windows sional(SP2以上)。 数据库的连接方式 流程化合同信息管理系统数据库基于公司内部的Lotus Notes平台，无缝嵌入此平台做为单独的功 能模块，独立于其他的模块，只在系统原有的noJne．nsf数据库中寻找唯一标识，并与邮件系统相集 成，通过邮件达到合同办理过程中发生的消息传递，在网上实现了进行合同办理流转、归档，各单位、 各部l-J快速、高效的收发合同办理信息邮件等多种功能，并和办公自动化系统进行统一的管理维护。 3．流程化合同管理系统的结构 合同管理是实现本公司合同的信息化管理，通过工作流完成合同起草、办理与管理，有效地提高 工作效率、节省办公时间。其数据库系统的体系结构如下： 971 2005皋辔力i；亍业信患化皋会论文集／软弹开发技术 现有Oa系统 合同管理系统 系统工作流程的实现 完成需要审批流程的合同的办理，实现从起草、拟办、核稿、审定、批示、归档等办理过程，办 理完成的合同自动归档到相应档案查询系统中。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重 复劳动，提高办公效率。 系统工作流灵活机动，文件办理过程的安全机制十分完善，每个办公人员能编辑文档中的某个授权 编辑的栏目，而不能编辑其他栏目。系统中流程允许用户自设置，使系统可以适应各种公文流程需求。 系统支持word、Excel、WPS等文件附件，更加方便办公。系统采用了完善的流程跟踪和控制。系统对文 件办理的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的过程和批示意见以及办理结果。 4．1流程的设置 承办人员可以提前设置流程简要表，填写流程的每一步骤及相关办理人员；并且当业务流向有变 动时可以修改流程简要表。 4．2流程的监控 承办人由始至终可以监控到合同的办理状态，可以查阅合同办理情况。 承办单位领导及归口部门相关人员在合同经手后可以查阅该合同的办理情况以及合同正文。 4．3流程的审批 相关办理人员在审批时可以在意见填写对话框中填写办理意见。所有办理意见在合同批阅意见栏 中记录，相关人员可以查阅。 承办人员如发现某一办理步骤迟缓或要求紧急办理时