加强社区基建工程档案管理的思考研究.pdfVIP

科学管理篇 ·463· 城建档案馆作为科学技术事业单位，无论是在保存和保护条件 上，还是科学管理水平上都比基层档案室优越得多，例如，城建档案 馆备有专用的库房对档案进行保管，并采取防火、防光、防盗、防虫、 防鼠、防震、防潮等措施，确保库房恒温、恒湿，除此之外，还拥有空 调、除湿机、杀虫柜、档案柜等大批先进的库房设备；管理人员大多都 受过档案专业培训或教育，具有一定的科学管理水平，由城建档案馆 保存档案原件，能够最大限度地延长城建档案的寿命，维护城建档案 的完整、准确与安全，能够更好地发挥城建档案的作用，为子孙后代 造福。 城建档案馆是整个城市永久保存城建档案的基地和信息中心， 是城建档案资料的咨询服务中心，是为城市规划、建设管理部门服 务，也为整个城市服务。从城建档案馆的性质和它所承担的任务来 说，由于城建档案馆是保存城市重要城建档案的基地，它接收和保管 本地城市重要的需永久和长期保存的城建档案，是城建档案资料储 存、利用、咨询、交流和服务中心，它具有权威性、严肃性、准确性、系 统性、全面性的特点，所以，建筑工程竣工档案原件更应该由城建档 案馆来保管。 根据以上的认识，我认为基层档案室可以保存档案的复印件，在 短时期内供本单位工作应用，而城建档案馆就应该永久和长期保存 档案的原件，为将来城市建设服务。 加强社区基建工程档案管理的思考 胜利石油管理局胜中社区管理中心 于笑萍 基本建设档案是指项目建设管理过程中形成的，具有保存价值 的各种形式的历史记录。包括建设项目立项、审批、招投标、设计、施 工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的文件 等。 在现今社区工作中，基本建设档案是社区档案的财富和重要组 成部分。建立、收集、保存、利用好各种有价值的工程建设项目特别 ·464· 齐鲁档案论坛 是重点工程建设项目的档案资料，为项目投产后的运行、维修、管理、 改扩建和技改等工作提供重要的事实依据，是社区基建档案工作的 重要任务，也是档案工作服务社区经济建设的一项重要基础工作。 伴随社区服务内容的日益复杂化、社会功能日益多元化，如何在社会 法制环境日益完善的新形势下，做好基本建设档案的管理工作，是每 一个社区基建档案工作者必须思考的问题。经深入的调查研究，比 照各项档案法规，结合工作实际，胜中社区基建档案工作主要存在问 题如下： 一、标准不统一。制度落实不到位。重点不突出，基建档案不能集 中统一管理 胜中社区方圆三十平方公里，辖区内单位关系复杂，建筑物毗邻 节次，建设形式多种多样。这种复杂性，致使旧的基建档案管理制度 不健全、管理标准滞后，不能及时满足现状的要求，基建档案的管理 处于无章可循的自由状态。据调查，基建档案的管理主要存在着以 下几种形式：一是社区机关权属范围内的相关科室执行新旧标准不 一，上交资料不规范、不全面、不标准；二是三级以下或自主经营的实 体单位所定制度不落实、不执行，没有明确档案交接规定，责任者不 明确；三是辖区内各种类型的重点工程项目未按基建档案室的规定 采取逐级上报登记备案制度。经统计：有十分之三的单位基建档案 没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制 度，但措施不到位、落实不够，缺乏有效的保障措施。基建档案管理 严重滞后于档案工作的整体发展水平，现实要求我们必须采取有效 措施，加强基建工程档案特别是重点建设项目档案的管理工作。 二、档案专业人员少，基建专业知识匮缺 某些三级单位领导对档案工作的重视不够，忽略了对基建档案 方面专职专业人才培养。胜中社区所属三级及以下单位，现设有基 建档案室的11个，共有专、兼基建档案员近12名，学历具有大专以 上的占66％，中专以上的占24％；与此相反，档案专业与基建技术专 业毕业的人员仅各占总人数8％。管理水平落后，管理人员一人多 岗，一岗多能，使得基建档案工作很难做到及时、到位、完整。经过几 年的努力，管理人员队伍和文化水平虽普遍有所增加和提高，但档案 科学管理篇 ·465· 专业人员却极其贫乏，基建专业知识更是知之甚少，很难将基建档案 工作继续深化、服务更加细化。其专业化程度还难于适应新时期