组织级项目管理的有力工具——项目管理系统.pdfVIP

项目管理技术 2009年3月 ． PROJECTMANAGEMENTTECHNOLOGY 第7卷第3期 组织级项目管理的有力工具 ——项目文档管理系统 姚禾 0001 (中国民航信息网络股份有限公司，北京1 0) 摘要：首先介绍了组织级项目管理的要求和成熟度模型，提出改进管理的工具——项目文档管理系统；然后说明 了该系统的过程控制、知识共享和标准化的三大作用，并讨论了简便易用、快速见效等设计要点，介绍了实施过 程中的录入范围、内容规范和评审记录等注意事项。 关键词：组织级项目管理；文档管理；工具软件；文档模板 1组织级项目管理的需求 的项目管理方法和体系流程固化并自动化，积累管 理经验，进而逐步优化方法，培养提高人员技能，改 随着项目的日益普遍，组织越发意识到项目成 进组织的整体效率。 功的重要性，一个新的管理名词被提出来，这就是 (2)项目文挡管理系统因其知识管理特点往往 “组织级项目管理”。它为个体项目管理提供一个平 是组织级项目管理工具软件的一个模块，但实际上 台，从组织的整体来考虑项目管理的规划、实施、支 它可以发挥更多的作用。 持和控制，更多地强调组织整体的能力建设，保证 组织的整体成功。为此，组织往往成立专门的卓越 2项目文档管理系统的作用 项目管理中心(如项目管理办公室PMO)来负责此 项任务。 项目文档管理系统顾名思义就是对项目过程 在项目管理的规划、实施、支持和控制诸多工 中的各类文档进行管理。组织中往往会有文档管理 作中，从何处开始改进计划呢?首先应评估组织的 软件，一般是办公自动化系统的组成部分。但是通 项目管理能力水平。通用的项目管理成熟度模型 用的文档管理和项目文档管理系统的作用有很大 (PMMM)分为：第一级，通用术语；第二级，结构化 的过程与标准；第三级，组织的标准和制度化的过 方法和过程 程；第四级，管理过程；第五级，优化过程。 (1)大部分组织往往处于第一级和第二级之 间，缺乏明确统一的项目管理方法论。同时，需评估 项目管理办公室的职能和角色，是作为高端的项目 战略规划和实施主导，还是项目成功的支持保证和 监控者?不同的定位应与组织级项目管理首要解决 的关键点相匹配。在定位清晰后，就可以开始改进 组织和 工具和 人员 设备 计划了。如图1所示，管理成功的三要素是：方法一 人一工具。工具，主要指项目管理软件，可以使组织 图1项目管理三要素 63 2009年第7卷第3期 项目管理技术 差异。 则可以放在二期建设。这样除了快速推广的优点 项目文档管理系统的作用主要有以下三方面。 外，管理功能还可以在试用过程中更广泛地征求意 2．1过程控制 见，以符合各方使用者的需求。因为大