物业公司日常办公流程.docVIP

租赁意向书（电子版文件及纸质版文件按分类存放） 租赁周期即将合同期满的租户 在租户们租赁周期终止前的三个月内，中心起草租赁意向书交由租户们自行决定是否需要续签合同。 中心在起草意向书前三个月内将经由经理及主管等进行周边市场调查提供依据，经过公司会议讨论通过新的租赁周期内租赁场地的具体金额标准等指标做成文件经由领导及管理处领导签字同意，使租赁金额及标准有依有据。 我们在起草的意向书内列明租赁场地、租赁面积、每平方租金标准、每平方管理费标准、租赁周期、于某年月日前回复是否续签合同等主要金额及标准。 自行浏览确认内容，然后交由办公室复核后再移交给经理盖上中心章（部门章）分发给租户。 统一收回后按照租户的反馈报告公司领导。 原则上要续签的租户要准备租赁合同、安全管理责任书、保证金单据等事宜，不需要续签的租户要准备租赁合同终止协议明确场地接收、与财务核对缴费情况后对租户进行催缴及在最后办理场地保证金清退等事宜。 租赁合同（电子版文件及纸质版文件按分类存放） 经由领导及管理处领导签字同意后的租赁周期、每平方租金、每平方管理费等主要租赁金额及标准。公司将参照上述标准执行签订租赁合同之用。 有新租户需进场租赁场地，由中心经理提出租户名字、需租赁的场地、是否提供免租期、免租期多久等的主要参数，并给予租户的身份证与电话号码存档（若是以公司名义租赁，需对方提供法人身份证复印件、营业执照、组织机构代码证）。 打印公司公文呈批表、填妥框格内相应的内容。与包含上述主要租赁金额及标准的《租赁合同》一式四份（办公室存档、中心存档、财务存档、租户存档），同时起草该租户的《安全管理责任书》一式四份（办公室存档、中心存档、经理中心办公室存档、租户存档），保证金单据一式两份（保证金除协定金额外，一般按照对应租户两个月的租金及管理费的标准暂收）（财务存档、租户存档）。 《租赁合同》及《安全管理责任书》自行浏览确认后交由办公室复核，办公室复核无误后请办公室复核人员在公文呈批表上签上意见，交由经理在公文呈批表上签上意见并经由经理下发给租户在《租赁合同》上签字并盖章或按上手印（缺一不可）。 租户同意《租赁合同》所述内容，签字并盖章或按上手印后，将会由经理或主管交还给中心。确认经理已在公文呈批表上签上意见、合同数量及租户在《租赁合同》内签字并盖章或按上手印的情况后，统一收集交由总经理签上意见。 租户同意《安全管理责任书》所述内容并签字确认后，全部四份交由经理盖上部门章。中心办公室保存第一份，第二份由经理下发给租户存档。 两份保证金单据此时也一并交由经理盖上部门章，第一份保证金单据经由经理下发给租户进行缴费事宜，第二份保证金单据先暂存。 租赁周期、租赁面积与租赁金额较大的《租赁合同》在总经理签上意见后，还需交由后勤管理处处长签上意见（这一步骤若公司领导或会议上提出需交给后勤管理处处长签上意见便必须执行，若领导不提出便可跳过该步骤）。 公司领导签上意见后，公文呈批表及四份《租赁合同》交由办公室主任盖章。每份《租赁合同》统一于尾页公司一栏上盖上公司合同章、法人章。并在所有《租赁合同》右侧页上用公司合同章盖上骑缝。同时需要在主任的盖章记录表上签上办理盖章内容、办理盖章分类数、办理盖章时间并签字确认。 确认每份《租赁合同》骑缝、尾页合同章与法人章都齐备后。公文呈批表复印一份，公文呈批表原件连同第一份《租赁合同》及第三份《安全管理责任书》交由办公室主任存档，即公司办公室存档。 公文呈批表复印件连同第二份《租赁合同》及第四份《安全管理责任书》存放于档案盒内，即中心存档。 更新相应档案盒存放内容的电子版文件。 更新《服务公司租赁物业列表》内相应租赁场地的内容。 更新租户缴费单上对应租户的《租赁合同》自生效之日起的缴费周期、缴费金额、明细等。 第三份《租赁合同》在填妥文件收发登记薄内相应框格内容后，与第二份保证金单据一起交由财务签收（保证金单据不需要记录在文件收发登记薄内交由财务进行签收）。即财务存档。 第四份《租赁合同》交由经理下发给租户，即租户存档。 补充协议（电子版文件及纸质版文件按分类存放） 当《租赁合同》内其中一方作出书面申请增加或减少租赁周期、面积与金额、条款等主要条款，经由另一方书面同意，制定《补充协议》供双方执行。 多数情况下，由租户提出书面申请，经经理及主管接收知悉后，交由我们进行后续处理并制定《补充协议》供双方执行。少数情况下，由公司根据中心整体租赁环境作出条款调整，做成文件汇报给上级部门，经领导及后勤管理处签字同意后，下发通知给租户，租户同意后制定《补充协议》供双方执行。 多数情况下，将租户的书面申请连同档案盒内调出的相关《租赁合同》（如有《补充协议》、《三方协议》等亦一并附后），交给总经理了解情况并由他作出批示。如总经理同意该申请，便请总经理在该租户的书面申