01文件管理程序.docVIP

文件管理程序 发布编号： 1.目的 为规范公司质量管理体系文件的编制、审核、批准、发布、更改和换版，以确保对体系有效运行起重要作用的各个场所都能得到相应文件的有效版本，防止使用失效或作废的文件。 2.适用范围 适用于本公司质量管理体系有关的所有文件(包括外来文件)的控制。 3.职责 3.1管理者代表负责组织编写《质量手册》及《程序文件》； 3.2综合部负责管理性文件的编制；负责公司所有文件的发放、回收和处理； 3.3技术部负责技术性文件的编制； 3.4各部门负责各自部门文件的编制； 3.5各部门分管领导负责批准各自部门的文件,确保文件的充分性和适宜性。 4.工作程序 4.1文件的控制范围 4.1.1 需受控制的文件资料包括： a)《质量手册》和《程序文件》； b)技术性文件（技术规范、作业指导书和图样等）； c)管理性文件（管理规定、程序等）； d)与产品有关的外来文件。 4.1.2外来文件包括： a)工作中使用的国际标准、国家标准、行业标准和地方标准以及需执行的上级和业务主管部门的文件： b)顾客提供的图样、技术要求等文件；c)供方提交的文件。 4.1.3需进行控制的文件形式包括： a)以文件形式构成的文件； b)以实物、图样构成的文件。 4.2 文件的编制、审核及批准 4.2.1管理者代表编写《质量手册》，总经理批准并发布。管理者代表组织有关部门人员编写《程序文件》，管理者代表批准。 4.2.2技术部负责编制技术性文件，分管领导审批。 4.2.3综合部负责编制管理性文件，分管领导审批。 4.2.4各部门负责编制各自工作范围内的文件，部门领导审批。 4.2.5文件和资料在发布前应审批其适用性，本公司授权审批人员如下： 体系文件类别 审核人员 批准人员 质量手册 管理者代表 总经理 程序文件 授权部门经理审核 管理者代表 作业指导/专业性文件 部门主管 各部门经理 注：作业指导/专业性文件涉及相关部门时，由相关部门负责人会签。 4.2.6文件审批时需呈报相关文件和资料。 4.3 文件的标识 4.3.1 文件的编号： a.质量手册 XX – M - □□□□ b.程序文件 XX –P - □□- □□□□ c.部门作业文件及其他管理文件 XX– W - □□ - □□ 部门代码: 综合部: ZH 技术部: JS 生产部：SC 质量部：QC 市场部：SD 采购部：CG 财务部：CW d.技术文件由技术部参照国家相关标准制订《技术文件编号规定》，统一编号。 e.质量记录由文件号和流水号组成 - □□ f.外来文件的编号均采用原文件标识。 4.4文件受控标识 a.受控文件在复印后发放前应加盖红色“受控文件”印章； b.外来引用资料列入受控范围，发放时加盖红色“受控文件”印章； c.受控文件非预期使用情况，盖蓝色“参考文件”印章。 4.5 公司文件的构成： 一级文件 二级文件 三级文件 四级文件 4.6文件常规格式 4.6.1文件层次结构 a.文件按其逻辑结构，一般以条款项划分层次。 b.文件中条款的一般安排顺序是：目的、适用范围、职责、定义、流程图、工作程序、引用文件、质量记录。 c.“定义”和“流程图”根据情况可以没有，“工作程序”可以使用具体工作事项作为标题，没有引用文件和质量记录的文件不设此两项。 4.6.2文件条款项号 文件条款号用阿拉伯数字顺序编号，一般以条款项三级为限，若有更具体的需要，则以小写的英文字母作为区别，见下图示例。 4.6.3文件页面设置 文件统一选用A4纸张，优先竖式排版，一