浅谈秦州区档案查阅利用现状及对策.docVIP

浅谈档案查阅利用工作的现状及对策 秦州区档案局徐玉英 随着我国现代化建设快速发展和人民群众生活水平的不断提高，社会各界、人民群众对档案的认知程度进一步提升，特别是关系到民生方面的档案资料越来越受到重视，查阅利用的范围愈来愈广，查阅人数愈来愈多，这就对档案的查阅利用和档案馆服务社会大众的工作提出了更高的要求。近年来，我馆认真贯彻落实《档案法》和国家的有关规定，在档案的收集、整理、编目、管理等方面进行了很大的改进，给群众查阅利用档案提供了便利条件，得到了社会需求者的认可。但是，在实践过程中，我们感到档案查阅利用方面还存在一些不容忽视的问题，现就档案查阅利用方面的现状及对策谈谈自己的几点看法。 档案查阅利用工作的现状。 我馆自建馆以来，高度重视档案的收集、整理、鉴定、 保管、统计、检索等工作环节，为档案开发利用奠定了坚实的基础，数量上已达到一定规模。近年来，我馆加大了从各乡镇、街道、区直各部门接收进馆各类档案，特别加强了接收民生档案的力度，接收门类向专业档案、电子档案、照片档案、实物档案、名人档案以及民生档案扩展，呈现出很好的发展态势，档案数量达到了一定的规模。至 2011年底，我馆馆藏档案总数为78952卷（册），全宗191个，其中：文书档案48518卷，会计档案13823册，人事档案4143份，婚姻档案1133卷，二轮土地承包、城中村改造档案3565卷，公证档案6433卷，破产企业档案1337卷。以上馆藏，基本能满足群众查阅利用需求。 随着社会的需求和国家的规定，我馆一直坚持认真开展档案查阅利用服务工作，为公民和社会提供咨询、阅览、展览等各种服务，每年都取得了较好的社会效益。例如2010年国家出台了新的社会养老保险政策，对部分区属企业下岗职工、长龄工、五七工等要纳入城镇职工社会养老保险范围，就要求这些附合参保条件的人员提供相关的原始凭证，做为依据证明曾在原来单位工作过，仅就这次我馆为2832人前来查阅档案资料的群众提供全程服务，出具各类证明1504份，并为“长临工”、“家属工”参加城镇职工养老保险提供了原始档案依据。既解决了群众的实际问题，又维护了社会和谐稳定，社会效益较为明显。 为了给社会和公众查阅利用档案更好地服务，我们制定了管理办法规范了查阅利用制度、培训了馆内业务人员，提供了专门的查阅利用场所，全力满足查阅利用档案的需求。虽然我们作了许多工作，但是这些服务都是在原始状态下完成的，只限于阅览、复印、摘录、出具证明等简易办法。电子档案是近几年才开始起步，尚有很多工作要作。群众在查阅利用过程中，也遇到一些矛盾和问题，如公民查阅利用档案的需求和档案有关规定产生的矛盾，档案查阅利用的方式也不尽如人意，档案利用中的发证、复印、摘录也限于有关规定要求，不能满足有关人员的需要等，这些不足和缺失我们在查阅利用过程中也都记录下来，一方面对存在的问题自己研究改进，另一方面向上级业务部门反映和请求，对遇到的矛盾和问题尽快加以解决。 二、档案查阅利用工作中存在的问题 通过对我馆查阅利用档案工作现状的分析，较为明显的问题有以下几方面： （一）馆蔵档案结构单一，门类不全。文书档案馆藏占比重很大，使整个馆藏档案的65%左右，而社会需求较高的司法档案、会计档案、民生档案、建设档案、声像档案等少之又少。按照《国家档案馆接收利用档案范围》的规定要求，收录馆藏的档案门类要齐全，载体要全面，内容要丰富，但从目前“关注民生、以人为本”解决就业、医疗、社会保险、婚姻登记、二轮土地承包、城中村改造、征地拆迁等涉及民生查阅利用档案进馆较少，导致档案查阅利用资源门类不全， （二）馆蔵档案类别较为单一，难以满足利用者的需求。 在群众查阅利用实现资源共享和社会利用效益最大化方面存在很大不容忽视的问题。保存在基层档案室的档案分散在不同部门，不同单位，并且在多头管理单位的那些档案资源，由于管理范围和服务对象不同，信息的公开程度较低，处于较为封闭、闲置的状态，在共享性上与资源利用集中，信息流动、管理理念不相适应，保存在立档单位档案室的涉及民生，群众查阅利用的各类档案，由于时间性，开放性不一致，在档案资源开发利用上受到一定制约。另外，在档案利用工作中查阅编研，甚至不开展编研工作，影响了档案利用的广度和深度。比如，我馆自建馆以来，馆藏档案类别较为单一，导致查阅利用者用档案解决问题的档案甚少，难以满足多层次查阅利用者的需求。 （三）馆藏档案内容单一，载体不全面。纸质档案所占比重过大，声像、电子等载体档案少，实物档案就更少。记载国家机关、社会团体职能活动方面档案多，与群众联系密切的档案内容少，反映宏观管理方面的档案居多，体现地方优势的各类特色档案较少，真正具有查阅利用价值的档案甚少，可为社会公众所利用的档案就更少。民生档案的收集，接收进馆较为困难，特别是基层部门和个别乡镇（村）对民