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5.5 报表中的排序和分组 1 记录排序 2 记录分组 5.5.1 记录排序 5.5 报表中的排序和分组 报表中的记录是按照数据输入的先后顺序进行显示的。但在具体应用中，经常要求输出的记录要按照某个指定的顺序来排列。 设置记录排序，可以在“报表向导”或“设计视图”中进行。在“报表向导”中最多只能设置4个排序字段，并且排序只能是字段，不能是表达式。在“设计视图”中，最多可以设置10个字段或字段表达式。 5.5.1 记录排序 5.5 报表中的排序和分组 例5-7 设计“学生成绩”表报表，按“分数”由高到低进行排序。 ⑴. 在“设计视图”中打开“学生成绩表”报表。 ⑵.执行“视图/排序与分组”命令，或单击工具栏上的“排序与分组”按钮 ，打开“排序与分组”对话框 ⑶. 在“排序与分组”对话框中，指定排序字段和排序次序。选择“学号”为第一排序宇段，“排序次序”选择为“升序”；选择“分数’为第二排序字段，“排序次序”选择为“降序”。 5.5.2 记录分组 5.5 报表中的排序和分组 记录分组是把报表中的记录信息按某个或某几个字段值是否相等将记录分成不同的组。 报表通过分组可以实现同组数据的汇总和显示输出，增强了报表的可读性和信息的利用。一个报表中最多可以对10个字段或表达式进行分组。 5.5.2 记录分组 5.5 报表中的排序和分组 例5-8 对“学生情况表01”报表，先按“班级名称”分组，再按“政治面貌”分组。 在设计视图中打开“学生情况表01”报表。 单击工具栏上的“排序与分组”按钮，或者单击“视图”菜单，选择“排序与分组”命令，打开“排序与分组”对话框。 在“字段／表达式”列中，可以依次选择排序字段。“排序次序”列可以选择“升序”或“降序”，系统默认为 “升序”。这里选择“班级名称”升序作为第一字段，“政治面貌”降序作为第二字段。 4.在 “排序与分组”对话框下部设置分组属性 5.从字段列表中将“班级名称”字段拖动到“班级名称页眉”节中，将“政治面貌”字段拖动到“政治面貌页眉”节中，并调整各控件位置。 5.5.2 记录分组 5.5 报表中的排序和分组 5.6 报表中的计算 在设计报表时，除了由系统自动为字段生成的文本框绑定控件显示字段数据外，有时还需要通过已有字段计算出其它结果数据，并在报表中显示出来。。 2 报表统计计算 1 报表添加计算控件 5.6.1 报表添加计算控件 计算控件的控件源是计算表达式，当表达式的值发生变化时，会重新计算结果并输出显示。 文本框控件是报表中最常用的计算控件。 5.6 报表中的计算 5.6.1 报表添加计算控件 例5-9 以“学生信息”表为数据源，使用“自动创建报表：表格式”创建“学生”报表。在“学生”报表中使用汉字“河南”、“非河南”显示籍贯字段的值。 5.6 报表中的计算 1．以“学生信息”表为数据源，使用“自动创建报表：表格式”创建“学生”报表，并在设计视图中打开“学生”报表。 2．删除主体节中的文本框内容，在文本框中输入“=iif(籍贯]= 河南,河南,非河南)”。 3．保存报表。 5.6.2 报表统计计算 报表设计中，可以根据需要进行各种类型统计计算并输出显示，操作方法就是使用计算控件设置其控件源为合适的统计计算表达式。 在Access中利用计算控件进行统计计算并输出结果操作主要有两种形式： 1.在主体节内添加计算控件 在主体节内添加计算控件，对每条记录的若干字段值进行求和或求平均计算时，只要设置计算控件的控件源为不同字段的计算表达式即可。 5.6 报表中的计算 5.6.2 报表统计计算 2.在组页眉/页脚或报表页眉/页脚节内添加计算控件 在组页眉/页脚内或报表页眉/页脚内添加计算控件用于汇总记录数据。 例如对某些字段的一组记录或所有记录进行求和或求平均，这种形式的统计计算一般是对报表字段列的纵向记录数据进行统计。 在列向统计时，可以使用Access的内置统计函数来完成相应计算操作。 5.6 报表中的计算 例5-10 求出“学生成绩”表中每个学生的平均分。 5.6.2 报表统计计算 5.6 报表中的计算 打开已建立的“学生成绩”表报表。 单击工具栏上的“排序与分组”按钮，或者单击