[管理学]时间管理培训.ppt

Buffer 緩衝區 並不是每件事情都那麼的急 如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信我們會變得神經兮兮的 所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要能提醒我們 如何處理情緒低潮 每天至少完成一件事情 完成事情的定義 完整的 相關的 善後的 記錄的文件 通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情 時 間 管 理 * 請閉目一分鐘思考這個問題 如果您的餘生只剩下三天, 您會做那三件事情? 時間管理是什麼? 時間管理不是什麼? 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間 時間管理是什麼? 時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃 時間管理的架構 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 輕 4 th 緩 請排出正確的行事優先順序 ? ? ? ? A B C D 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 輕 4 th 緩 正確的行事優先順序 陷阱一:時間的配置不對 Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是預防 預防勝於處理 明智的時間配置 I II 1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能” 陷阱二: 拖延 除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 1 st 2 nd 不重要的事 3 rd 4 th 克服2.思維習慣的改變 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務 完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 一般 陷阱四: 有求必應 受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請託的原因 接納請託比拒絕請託容易 擔心觸怒請託者 想要做廣受愛戴之好人 不知如何拒絕他人之請託 每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當地拒絕. 1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待 1.怡情養性 2.輕鬆一下 Conclusions: 時間管理架構 1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻 1.決勝於廟堂 之上 均 衡 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事 如何提高工作效率 如何提高工作效率 1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之. 2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質. 3.保持良好的體力; 養成運動的習慣 4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好 1.工作時段分配法則 早上 中午 13:00~15:00 下午 晚上 活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱 (Do) 思考遲頓, 適合散心, 放鬆 (Check) 冷靜, 溝通 (Action, Plan) Relax, 人文, Thinking 1.電話敲定事情/ 做事情 2.給 Leader 方向/ 畫架構 3.執行進行中專案 1.面對面 Follow Up 2.Go Around 3.溝通與協調 1.思考問題 2.寫計劃/ Update Follow up進度 (1hr) 3.Update/Modify 進行中專案 1.花 1 小時寫作 2.每週工作性質分配法則 禮拜一二 禮拜三四五 禮拜六日 備註 活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱 (Do) 思考遲頓, 放鬆, 溝通 (Check) 冷靜, 思考 (Action, Plan) 1.大型專案丟球 2.組內專案丟球 3.給予組員做事方向/做事重點 4.創造議題 1.Follow Up 一二所丟的球 2.調整, Update 計劃 3.議題收尾 4.傾聽溝通 1.想想目的是什麼? 意義何在? 2.有沒有辦法提昇自己的價值? 3.計劃/ 規劃 如何展開你的計劃 一日之計在昨天下班前 一週之計在於週日 一月之計在於月底 1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待 1.怡情養性 2.輕鬆一下 良好的時間管理來自於計劃 1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻 1.決勝於廟堂 之上 均 衡 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事 P A D C 不 好 好 耗用時間 花時間在計劃上才是最節省時間的作法 耗用時間 80/20原理意示圖 80% 時間 20% 時間 80% 成效 20% 成