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某集团展会工作纲要 一、确定会展目标 具体目标 基本目标：在有限的时间，有限的空间内尽可能的让参观者发现、注意、了解和接受，并力争这一展示效果在更大的范围，更长的时间内得以实现。 达成目标的途径： 展位静态设计 展示设计气势宏大、造型、材料、用色新颖，独特—方便发现注意。 展台内部的构造，产品陈列和内容介绍的科学性—方便了解，参观、洽谈 展位的动态设计 招揽性质的各类表演——方便发现论点。 各类有利益活动诱惑的礼品赠予,有奖活动——方便论点，了解。 演示、演讲活动——方便了解、接受。 展场外部设计 在展会规定的各类广告中，寻找最能显示企业品牌的广告形式和位置——方便场外人流的发现和论点，为参展人员提供前期品牌指引。 在展馆周边寻找广告机会，营造整体品牌氛围——避开竟争对手，制造更强大的参展声势。 舆论传播设计 围绕企业、产品参展本身，或围绕展出形式等，营造可供媒体采访、报道和公众传播的话题——实现大范围，长时间的传播。 二、参赛步骤 抓住主要环节，安排合理日程进度，这是展览经理参展成功的基本特征。以下的步骤，按时间顺序提醒你注意每个关键环节。 决定需要多大的参展面积。 决定如何装饰并与展览主办方联系。 如何是特殊展位，选择展架承建商。 计划展览预算。 预定特殊的室内和室外展览。 展架承建商拿出设计方案并将此方案提交主办者审查。 向客户邮寄宣传材料（针对原有非品牌分销商）发邀请函。 预定饭店宾馆，预付参展展位费和其他相关服务的费用。 准备文件和所有需要散发的宣传材料。 运输资料和所有展品、展架。 预约展览所在地的客户并安排出见面时间表。 准备差旅费、展览会上必需的款项。 将所有文件资料复印一份放在你随身的手提箱中。 到达目的地登记办理入住饭店手续。 到展览馆现场检查展馆和展位状况。 将你的货运单据提供给提货负责人。 联系现场服务人员，确认你预定的展位和展具。 到主办者办公室报到，告诉他们如何找到你。 确认展位的布置完成，展品和资料如期到达，你预定的各式设备和供应都已就绪。 开幕式当天提前到达展馆，带着微笑迎接参观者。 三、参展准备日程表 1、4个月前 （1）设计展览结构； （2）取得展览管理公司的设计批准； （3）选择并准备参展产品； （4）与潜在客户及目前顾客联络； （5）制作展会宣传册。 2、3个月前 （1）以各种形式进行推广活动； （2）确定会务计划； （3）复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等； （3）安排展览期间翻译员； （4）向展览组织单位定购广告促销。 3、2个月前 （1）继续追踪产品推广活动； （2）最后确定参展样品、并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签，赠送索取样品的客商； （3）将展位结构设计作最后的决定； （4）计划访客回应处理程序； （5）训练参展员工； （6）排定展览期间的约谈； （7）安排展览现场式场外的招待会。 4、四天前 （1）将运货文件，展览说明书及传单等额外影印本放入公文包； （2）乘车至目的地。 5、 三天前 （1）抵达饭店登记 （2）视察展览厅及场地 （3）咨询运输商，确定所有运送物品的抵达 （4）指示运输商将物品送至会场 （5）连络所有现场服务承包商，确定一切准备就绪 （6）与展览组织代表联络，告知通讯方法 （7）访问当地顾客 6、二天前 （1）确定所有物品运送完成 （2）查看所有物品及所有用品的可行性及功能 （3）布置展位 （4）将所有活动节目做最后的决定 7、一天前 （1）将摊位架构、设备及用品做最后的检查 （2）将促销用品发送直接分配中心 （3）与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报 8、展览期间 1、尽早到会场 （2）展览第一天，将新闻移到会场的记者通讯厅 （3）详细记录每一个到访客的情况及要求，不要凭后记忆 （4）对于没有把握的产品需求，不要当场承诺，及时回报总部作出合理答复 （5）每日员工进行简报 （6）每天将潜在商机顾客资料送交有关人员或公司，以便及时处理 （7）视情况实地观察后尽早预约明年场地 9、展览结束 （1）监督摊位拆除 （2）处理商机 （3）寄出答谢卡