[管理学]第6讲会议沟通.pptVIP

第六 讲 会议沟通 /ptv/vplay/967045.html 经常困惑人们的会议沟通问题 6.1会议目的与类型 一、会议的定义 群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。 6.2 会议的组织 会前准备 会议过程控制 会后工作 一、会前准备 明确会议的必要性 确定会议的目标 准备会议文件 确定会议主持人 确定与会人员 预定会议场所 不开会的原则 如果已经有每周的例会 如果会议的成本过高 如果还有比开会更好的方法 如果没什么特别重要的事 如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人 如果必须把信息同时传达给很多人 如果需要当众表扬或批评一些人 如果要让多些人参与决策的问题 如果需要听取部门汇报工作 如果要给小组委派任务 二、会议过程控制 宣布会议的主题和目的 根据会议议程顺序提出议题 给予每个人阐述观点的机会 控制讨论进程 遵守预定时间 讨论结束后概括观点 确定下次会议议题和时间。 三、会后工作 会议记录应该准确无误 下发会议记录或会议简报 决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准 表明下次会议的日期和时间 对执行工作进行监督和检查 6.3 会议议程 一、 会议议程的设计原则 表明议题 确定主次 注重实效 适时调整 提供背景资料 二、会议议程的设计步骤 突出问题 提出新议题 选择重要议题 分清主次顺序 确定时间 表明顺序 结束议程 例子：民航会议议程 （第 一 天） 星期二 2002年6月18日 08:30 签到 09:00 中国民用航空总局领导致辞 09:10 主办单位袁耀辉司长致开幕辞 09:20 承办单位致辞 段继延， 院长，中国民航管理干部学院 09:30 航空公司重组的关键因素 Laurence H. Alberts ，副总裁 Jonathan Gove ，亚洲合伙人 美智咨询公司（Mercer） 10:30 茶歇 10:50 中国航空公司重组后的竞争战略与定位（之一） 邱连中， 中国民航管理干部学院客座教授 加拿大航空公司 战略规划部主任 12:00 专家楼A座餐厅：自助餐 14:00 重组航空公司的战略规划制定 罗义德（Mr. Peter Liver）， 中国地区总经理 英国航空公司 15:30 茶歇， 15:50 中国企业重组后的文化整合 王益岭， 主任 中国石油总公司 17:00 第一天会议结束 17:30-22:30 宴会，联谊会 （第 二 天） 星期三 2002年6月19日上午 08：30 航空公司重组后的航线网络规划 袁力行 ，董事，国泰航空公司 09:30 中国航空公司重组后的竞争战略与定位（之二） 邱连中， 中国民航管理干部学院客座教授 加拿大航空公司 战略规划部主任 10:30 茶歇 10：50 KLM和 Alitalia合并整合的案例分析介绍 Simon L Drommel ， 航空业总监 普华永道咨询公司（PWC） 11：40 致闭幕词 魏锦才 ，党委书记 中国民航管理干部学院 11：50 研讨会结束 6.4会议记录 会议记录的内容 会议记录的注意要点 一、会议记录的内容 会议名称 地点、日期 起止时间 主办者 出席人员 缺席人员 会议主席致开幕词并宣布会议议程 会议过程 会议决议 下次会议的时间及地点 例子：市场秩序整顿会议记录 时间：1995年4月8日上午 地点：管委会会议室 主持人：李××(管委会主任) 出席者：杨××(管委会副主任)、周××(管委会副主任管城建)、李××(市建委副主 任)、肖××(市工商局副局长)、陈××(市建委城建科科长)及建委、工商局有关科室 宣传人员、街道居委会负责人。 列席者：管委会全体干部 记录：邹××(管委会办公室秘书) 讨论议题：1．如何整顿城市市场秩序。 2．如何制止违章建筑、维护市容市貌。 杨主任报告城市现状： 我区过去在开发区党委领导下，各职能单位同心协力、齐抓共管在创建文明卫生城市方面取得了一定成绩，相应的城市市场秩序有一定进步，市容街道也较可观 。可近几个月来，市场秩序倒退了，街道上小商贩逐渐多起来，水果摊、菜担、小百货满街 乱摆……一些建筑施工单位沿街违章搭棚。乱堆放材料，搬运泥土撒落大街……这些情况严 重地破坏了市容市貌，使大街变得又乱又脏；社会各界反应很强烈。因此今天请大家来研究 ：如何整顿市场秩序？如何治理违章建筑、违章作业、维护市容…… 讨论发言(按发言顺序记录) 肖××：个体商贩不按规定到指定市场经营，管理不得力、处理不坚决，我们有责任。这件 事我们坚决抓落实：重新宣传市场有关规定，坐商归店、小贩归市、农民卖蔬菜副食到专门 的农贸市场……工商局全面出动抓，也希望街道居委会配合，具体