[经管营销]第3章总帐系统1.ppt

第三章 系统学习总账系统初始化、日常业务处理和期末业务处理的工作原理和操作方法。 要求掌握总账系统初始化中设置会计科目、录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方法；掌握总账系统日常业务处理的凭证管理、账簿管理、辅助核算；熟悉出纳管理的内容和处理方法；了解期末业务的内容和处理方法。 3.1 总账系统概述 3.2 总账系统初始化 3.3 日常业务处理 3.4 出纳管理 3.5 期末处理 3.1.1.总账系统的任务 3.1.2总账系统与其他系统之间的传递关系 3.1.3 基本功能结构 3.1.4 总帐处理流程 3.2 总账系统初始化 系统初始化：是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。 总账初始设置的内容：设置基础参数、会计科目、外币及汇率、凭证类别、结算方式、分类定义、编码档案、录入期初余额及设置操作员明细权限。 3.2.1 启动总账系统 在企业门户中的基本信息中启用总帐系统 （1）通过 “财务会计”菜单中的“总账”进入总账系统 （2）通过企业门户进入总帐系统 系统设置顺序 2.设置总账系统选项 在“总账系统”窗口中，单击“设置”菜单中的“选项”，打开选项对话框，其中包含“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”四张选项卡。 “凭证”选项卡 制单控制 凭证控制 凭证编号方式 外币核算 预算控制 3.2.2 设置外币及汇率 汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义，以便在制单或进行其他有关操作时调用。 使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，应预先录入该月的记账汇率。否则将会出现汇率为零的错误。 使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，应预先录入当天的记账汇率。 “外币*汇率=本位币”的折算方式是指直接汇率。 “外币/汇率=本位币”的折算方式是指间接汇率。 制单时使用固定汇率还是浮动汇率，需在总账系统选项“凭证”选项卡中设置。 3.2.3 设置会计科目 1.增加会计科目 增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。 已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。 非末级会计科目不能再修改科目编码。 2.修改会计科目 已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。 已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。 被封存的科目在制单时不可以使用。 只有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇总到该科目本身或其上级科目。 只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。 3.删除会计科目 3.指定会计科目 指定会计科目是指定出纳的专管会计科目。系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。 5.设置会计科目辅助项目 一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算等。 管理费用应设成部门核算。 生产成本、在建工程应设成项目核算。 应收预收账款应设成客户往来核算。 应付预付账款应设成供应商往来核算。 其他应收款应设为个人往来和客户往来核算 单位辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可以将其上级和末级科目同时设置辅助账类。 3.2.4 设置凭证类别 系统提供了常用的凭证分类方式，用户可以从中选择，也可以根据实际情况自行定义。如果选择了“收款凭证 付款凭证 转账凭证”的分类方式，应根据凭证分类的特点进行相应限制条件的设置，以便提高凭证处理的准确性。 3.2.5 设置结算方式 该功能用来建立和管理在经营活动中所涉及到的货币结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级。 3.2.6 设置编码档案 设置编码档案主要包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、项目档案五部分。 项目档案 项目核算是账务系统辅助核算管理的一项重要功能。一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如，在建工程、对外投资、技术改造等等，为了满足企业的实际需要，在计算机账务系统中，借助于计算机处理数据的特点，设计了项目核算与管理功能，企业可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，在总账业务处理的同时进行项目核算与管理。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分级管理。 一个项目大