公司自制单据管理办法.doc

公司自制单据管理办法 各部门、各子（分）公司： 为了规范企业自制单据管理，确保经济业务的原始记录的真实、合法、连续和完整，明确各方的经济法律责任，维护公司资产及权益的安全和完整，特制定本办法。 一、适用范围 本办法规定自制单据的申请、领用、使用、归档、缴销的要求及管理规定等内容，适用于公司总部、所属子（分）公司。 二、单据定义 本办法所指公司自制单据分为财务类、物流类。财务类自制单据包括收据、付款凭证、差旅费日报销付款凭证；物流类自制单据包括产品入库单（含印制单据和套打单据）、借出单（套打单据）、产品配送单、产品出库单（套打单据）、临时用工派工单。 三、单据印制 总部财务信息部负责公司自制单据设计、印制、管理。 四、单据领用 1、使用部门需要使用自制单据时，需提出书面领用申请，经使用部门负责人签字同意后，到财务信息部办理领用手续。 2、财务信息部审核领用申请，根据使用部门业务量、距离远近确定领用单据种类、数量。登记“年年富公司单据领用登记表”，详细注明领用日期、单据类型、单据编号、数量，使用部门经办人签字领用。 3、使用部门领用自制单据后，统一交由专人保管；分公司会计人员负责保管分公司领用的自制单据，其他部门需由指定的专人保管。 4、分公司单据领用规定：分公司使用收据、产品入库单、产品配送单、临时用工派工单等非套打单据时，使用人应办理单据领用收续，在“年年富公司单据领用登记表”详细登记领用日期、单据类型、单据编号、数量，并签字领用，分公司会计人员按照1-2天的业务量，核定领用单据数量；空白套打纸、付款凭证、差旅费日报销付款凭证不需办理领用登记手续。下次领用时，须将上次领用单据整本交还会计人员；会计人员检查、登记交回单据种类、数量、使用情况；使用人不交还整本已用单据的，会计人员拒绝其领用。 5、领用人领用单据后应妥善保管，按照规定使用，任何人不得将单据外借或作为他用。如有遗失，及时报告部门负责人和会计人员，必要时告知相关客户单位或人员。 五、各类单据使用规范 1、基本规范 （1）单位名称填写规范。单位名称的填写要写全称，不要写简称，不能不写购货单位。如客户是个人，填写个人姓名+电话号码/身份证号。 （2）日期的填写规范。日期是记载业务实际发生的时间，必须准确。必须在业务行为发生的当天开出，不得提前或错后。 （3）货物名称或服务项目的填写规范。货物名称严格按照公司ERP系统存货名称规范准确填写，不可按大类笼统地填写；不得买甲商品写乙商品。 （4）规格、单位、数量、单价的填写规范。 票据的规格、单位、数量、单价，是与销售商品相配套的，其填写的规格型号是所销货物的具体规格型号；单位则是所销商品的计量单位，是箱则写箱，是件则写件；数量是指销售该商品计量单位的数量，单位与数量必须相符；单价是指按相应的计量单位而确定的每一件商品单位价格。这四项内容是反映销售商品的具体情况，必须齐全地填写清楚，不得遗漏。 （5）大小写金额的填写规范。 大小写金额数目要符合规范，正确填写，大写金额不得乱造简化字。大写金额数字一律用正楷字填写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、整等字样。 大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”字之后应写“整”或“正”字；大写金额数字有分的，分字后面下写“整”字。 阿拉伯数字应字迹清晰，不得连笔写。 开具票据时，如票据印制了大小写金额，则必须大小写金额填齐。 （6）开票人的填写规范。 开票人必须认真填写其姓名，不能不填或只填姓或名，这是分清责任的重要的一环。 （7）开票的字迹，要书写清楚，容易辨认，汉字要写得端正清晰，切忌潦草，不得使用未经国家公布的简化字。 （8）票据一般由我方填开，不能让客户自行填写，要按成交事实填写,不得买小开大。 （9）票据必须按领取票据编号顺序使用，票据联次必须一次性据实填写；作废票据需注明“作废”字样，所有联次保留完整。 2、收据 收据是收取货款的重要凭证。对客户，开具了收据就表明了货款已收取和收取的金额；对公司，收据是确认收入和款项的记账凭据。 收据由会计人员统一开具，财务开具收据的依据是收到现款或银行转帐，不能确认收到货款的，不得开具收据，收据经收款单位盖章方为有效。 每张收据对应一个客户单位，写明收款方式，事由内写明收款原因及其他备注事项。 收据一式四联，第一联存根联留存；第二联财务联作为财务记录收款凭证的原始凭证；第三联交给客户单位；第四联由业务人员留存。 3、产品入库单 产品入库单分为手工填制的产品入库单和套打的产品出库单。套打的产品入库单依据入库时实际填制的产品入库单，在ERP系统录入。 仓管在办理入库时，根据实际入库商品品名及规格型号、数量填制；分公司填制时，送交数量和实收数量有差异的，必须分别填写，并就差异情况在备注栏注明与总部物流管理部报告后的处理意见；外采商品只填写实收